Что делать, если для многих сотрудников работа в вашей компании – их первая работа: кейс владельца 7 кофеен Coffee Like

Надежде Кольцовой приходилось мотаться по всему городу, чтобы лично проверять работу, допоздна засиживаться со срочными задачами и исправлять ошибки сотрудников. И все это для того, чтобы через 6 месяцев эти сотрудники ушли и пришли новые, которые будут наступать на те же грабли. О том, как она решала эту проблему — рассказали в статье.

Привет, это Квант — мы помогаем компаниям масштабироваться в 2–3 раза, освобождаем руководителям по 80 часов в месяц и делаем всякие полезные штуки, чтобы собственники бизнеса переставали жить на работе.

К нам обратилась Надежда Кольцова, владелец 7 кофе-баров сети Coffee Like. Ее штат состоял из 30 сотрудников. За каждым приходилось бегать, проверять и контролировать.

Кофе-бары находились в отдалении друг от друга, и бывало, что на смене работало всего по 1 сотруднику. Надежда не могла постоянно ездить по городу от одного кофе-бара к другому, встречаться с сотрудниками и лично контролировать выполнение каждой задачи.

Предприниматель старалась держать руку на пульсе: с каждым сотрудником по телефону проговаривала задачи на день. Это не помогало — Надежде постоянно приходилось решать проблемы из-за ошибок персонала, засиживаясь до ночи.

Например, Надежде мог вечером позвонить поставщик и сказать, что сотрудник забыл заполнить заявку на товар. В результате предпринимателю приходилось открывать ноутбук, самостоятельно заполнять заявку и договариваться с поставщиком, чтобы продукты вовремя привезли. А ведь утром работу никто не отменял.

И как только все хотя бы немного выправлялось — сотрудник не забывал про заявки, задачи выполнялись в срок, а Надежде уже не нужно было уделять сотруднику столько внимания — все начиналось сначала.

К сожалению, в общепите сотрудники не задерживаются надолго.

Так было, пока Надежда не пришла в Квант.

Когда Надежда пришла в Квант, то помимо стратегических задач по найму и обучению сотрудников, нужно было решить 2 тактических проблемы:

1. Отлаживание ежедневной рутины.

Пример: она хотела, чтобы каждое утро сотрудники делали и отправляли фотоотчет выкладки товаров без напоминаний.

2. Составление и выполнение списка задач, которые помогут увеличить продажи.

Пример: Надежда хотела, чтобы сотрудники ежедневно заполняли таблицу, в которой бы указывали, сколько за сегодня было продано десертов. Это помогло бы отслеживать, растут ли продажи.

В целом все клиенты обращаются к нам для одного и того же:

• Автоматизировать рутину, чтобы подготовка отчетов или приемка товаров выполнялись самостоятельно.
• Выстроить систему управления для того, чтобы продажи начали расти и прибыль увеличивалась.
• Перестать тратить время на контроль этих задач и заниматься развитием новых направлений.

Все это можно автоматизировать так, чтобы внимание владельца почти не требовалось. Ниже рассказываем, как это сделали на примере Надежды.

Вначале самым сложным для Надежды было описывать задачи.

Когда мы учим предпринимателя работать с системой, мы предоставляем технологию правильной постановки задач. Однако даже когда у человека есть на руках пошаговый алгоритм, ему все равно нужно много деталей описывать самостоятельно.

Нужно придумать описание, название, описать конечный результат и поставить дедлайн. Также надо придумать, как сотрудник докажет, что задача была выполнена. Например, прикрепит скриншот почтового ящика, на котором не осталось непрочитанных сообщений от клиентов, или документ со стандартным отчетом по продажам.

Многим предпринимателям неохота тратить на это свое время, особенно если до этого задачи ставились легко: достаточно было написать пару предложений в рабочем чате.

Но это быстро окупается. Можно поставить задачу один раз и больше к ней не возвращаться. В итоге задачи перестают теряться, ведь все данные находятся в одной системе, а не в разных чатах.

С помощью регламентов удалось настолько автоматизировать процесс, что Надежда почти перестала тратить время на обучение. Просто отдаешь новому сотруднику регламент, он его читает, задает вопросы и потом, если что-то забыл, возвращается и перечитывает. В итоге ошибок даже у новичков стало в разы меньше, чем у опытных сотрудников раньше.

Сама Надежда рассказывает об использовании регламентов:

Регламенты незаменимы в сферах с высокой текучкой персонала. Когда сотрудники постоянно меняются, каждый лишний день обучения – это дополнительные затраты. Надежда при помощи Кванта смогла ускорить обучение сотрудников в 3 раза.

Теперь вместо того, чтобы кататься по всему городу и тушить пожары, проверять инвентаризацию меню, сданные смены — Надежда просто нажимает две кнопочки: «Одобрить» и «Вернуть на доработку».

Большинство процессов в бизнесе – это рутинные задачи. Например, приемка товара, которую проводят каждую неделю, ежедневное общение с клиентами и ответы на их вопросы или составление отчета по продажам раз в месяц.

У Надежды тоже было много повторяющихся задач.

Например: каждый бар должен был периодически заполнять заявки на поставку кофе. Сотрудники часто забывали об этой задаче. Из-за этого Надежде в восемь вечера мог позвонить поставщик и сказать, что один из кофе-баров не оформил заявку.

В результате: она сама садилась и заполняла эту заявку вместо того, чтобы отдыхать и проводить время с семьей. Также ей нужно было как-то договориться с поставщиком, чтобы товар доставили вовремя или доплатить за срочную доставку.

После внедрения Кванта эта проблема решилась. Надежда просто поставила периодическую задачу, чтобы сотрудники делали заявки вовремя. Если они вдруг забывали отправить заявку, им звонил и напоминал об этой задаче специальный диспетчер (коммуникатор) до тех пор, пока она не будет сделана.

Стало проще с документацией: задачи, которые казались сами собой разумеющимися, начали выполняться в срок.

Сейчас повторяющиеся задачи не нужно держать в голове. Все сохраняется в системе, и можно не переживать, что о задаче забудут.

Квант помог Надежде не только организовать работу сотрудников, но и свою собственную. Все личные и рабочие задачи она тоже вносит в Квант.

Благодаря Кванту у Надежды появилось больше свободного времени: теперь она не заполняет заявки в восемь вечера и не мотается от одной точки к другой весь день.

Раньше во время разъездов между точками она постоянно была на телефоне: отвечала на вопросы сотрудников, общалась с закупщиками и решала другие задачи.

Теперь большая часть вопросов описана в Кванте, а все новые проблемы она решает 1 раз, потом заносит в систему и передает сотрудникам.

Также система помогла увеличить продуктивность самой Надежды при работе над бизнес-задачами.

В результате у нее получается делать больше в течение дня, потому что для каждой задачи выставлен конкретный срок. Это мобилизует и заставляет упорядочивать свой рабочий день.

Если вы тратите больше 4 часов в день на контроль сотрудников, чувствуете, что без вас никто не будет работать, а ваша прибыль почти не растет, ознакомьтесь с нашими полезными материалами.

Мы рассказываем о том, как добиться от сотрудников выполнения задач, минимально их контролируя. Также мы показываем, как правильно делегировать задачи. В среднем мы избавляем руководителя от 60% операционки.

Бесплатная экскурсия в системную компанию Квант – это созвон с экспертом по систематизации по Зуму, на котором он расскажет о нашей системе управления. Владелец бизнеса сможет сделать вывод, подходит она ему или нет. Также всем, кто поучаствует в звонке, мы даем 3 бонуса: пошаговый план по выходу из операционки, несколько ключевых регламентов и таблицу определения потери времени и денег.

Канал Дмитрия Калашникова – сооснователя бизнеса с капитализацией в 1,5 млрд рублей и создателя системы. В своем блоге он рассказывает о том, как правильно управлять сотрудниками, как своевременно решать бизнес-задачи и как исправлять свои ошибки в бизнесе, опираясь на личный опыт.

Канал Кванта – канал компании, в котором мы делимся полезной информацией о систематизации бизнеса, приводим кейсы предпринимателей, у которых получилось упростить свой бизнес и освободить больше времени для личных дел и масштабирования бизнеса.