5 причин автоматизировать закупки

С недостатком кадров сталкиваются большинство компаний. Подобрать персонал становится труднее и на это есть несколько причин: от нехватки необходимых навыков у кандидатов до завышенных зарплатных ожиданий. Нередки ситуации, когда рост нагрузки требует новых рабочих рук, но поиск сотрудника не приносит результатов. В этом случае (а лучше заранее), стоит задуматься об автоматизации, которая повышает производительность труда и позволяет сделать большее работы за меньшее время.

Снизить нагрузку на существующих сотрудников, освободив их от монотонной рутинной работы. Высвобождается время и снижается потребность в новых кадрах.

Нанять менее квалифицированных сотрудников с низкими зарплатными ожиданиями.

При этом нужно соблюсти два условия:

Во-первых, желательно, чтобы в компании остался кто-то из высокооплачиваемых специалистов, которые понимают суть работы
Во-вторых, стоит продумать более-менее чёткий бизнес-процесс, который низкооплачиваемый сотрудник сможет выполнять без особых умственных усилий.

Снизить зависимость от “незаменимых” сотрудников.

Бизнес-процессы существуют в программе, а не только в голове сотрудника
Использование общепринятых методик вместо заказа только по интуиции помогает новым сотрудникам быстрее влиться в работу

Небольшие бизнесы держатся исключительно на личной вовлеченности владельца. Вместе с операционной деятельностью на него зачастую возлагаются и функции по закупкам. Рутинные операции, в том числе и по закупкам, легко поддаются автоматизации.

Делегировать функции закупок компьютеру, который не ошибается и не устает
Откладывается вопрос о найме сотрудника, который бы занимался закупками
Высвобождается дополнительное время, которое можно потратить на важные задачи

До падения рубля спрос был поживее. Можно было привезти партию товара, которая распродавалась на треть, потом привезти новую и все равно заработать. Сейчас так легко деньги в запас не вкладывают. Предприятия уже не могут себе позволить игнорировать скопившиеся неликвиды.

Формировать заказы с позиции “ровно столько, сколько продастся”

Анализировать продажи и выявлять позиции, которые будет иметь спрос

Заблаговременно выявлять товар, который будет долго лежать на полках

Назначать новые цены и скидки, перемещать неликвидные товары между магазинами

Как правило, когда заказ поручают филиалам, они заказывают больше чем нужно.Мы писали об этом в кейсе нашего клиента “Как избавиться от неликвидов”. Последнее время наметилась тенденция передачи этих функций от филиалов в центральный офис. При этом нужно отдавать себе отчет что обе крайности (заказ только филиалом или заказ только в центре) одинаково плохи .Оптимальное решение – перенести заказ в центр, но при этом наладить взаимодействие менеджеров центрального офиса с филиалами. Менеджеры центрального офиса видят товары просто как строчку в прайсе, а сотрудники на местах имеют возможность пощупать товар и знают, что он из себя представляет.

Понять какой товар оставить в ассортименте, а какой убрать

Вовремя перемещать товар, создавая баланс между филиалами

Формировать четкие товарные матрицы

Чтобы отладить систему закупок часто прибегают к помощи внешних консультантов. Это правильно, т.к. собственные сотрудники и не должны обладать очень глубокими познаниями в области закупок, теории вероятностей и статистики. Консультант отлаживает процесс и сотрудники ходят по протоптанной им дорожке. Однако, консультанты удовольствие не из дешёвых. Правильнее либо совместить автоматизацию и консультанта, либо сначала сделать автоматизацию, получив базовые улучшения и закрыв большую часть лёгких вопросов, а потом пригласить консультанта, чтобы он помог разобраться в действительно сложных моментах.