Руководитель не обедает из-за нехватки времени

Когда я начинала работать в текущей компании, то стало очевидно, что руководитель очень занят, но не очень понятно, чем конкретно.

Мне нужно было понять, в какие конкретно процессы вовлечен руководитель и что из его задач можно делегировать.

И разобраться в этом помог хронометраж!

Как это выглядит?

⏳Раз в 30 минут я отправляла ему сообщение в Телеграм с вопросом: “Что ты делал последние 30 минут?”.

В ответ на это сообщение он перечислял все, чем занимался.

⏳Я переносила все ответы в отдельный календарь и присваивала задачам теги “работа с клиентами”, “встречи”, “личные задачи”, “работа с сотрудниками”, “документооборот” и т.д.

⏳Через неделю я показала руководителю результат. На календаре было видно, что в каждые полчаса он выполняет от 2 до 6 задач. Кажется, что вау как много и круто, но на деле он много переключается и отвлекается на входящие запросы.

А еще я обратила внимание руководителя на то, что за неделю он ни разу не успел нормально пообедать и передохнуть.

⏳Благодаря календарю мы отследили, какие задачи съедают больше всего времени.

Проранжировали их по приоритетности и начали их делегировать.

Часть задач забрала я, часть описали и передали текущим сотрудникам и подрядчикам.

Наняли одного нового сотрудника и подобрали несколько подрядчиков.

В итоге получилось высвободить 4 часа времени в день.

Эти часы руководитель направил на задачи развития компании, для которых раньше просто не хватало времени.

Вот так с помощью простого инструмента мы повысили эффективность работы, освободили время для задач развития и последнее, но не менее важное, дали руководителю свободное время.