Бизнес-игра: управление рисками для чайников

Игра для тех, кто на пути к цели хочет предупреждать проблемы, а не разгребать последствия.

В этой статье и приложениях к ней содержится вся информация для подготовки и проведения игры в своей команде или группе команд. Если вы бизнес-тренер, аджайл-коуч, скрам-мастер, менеджер потока или сервиса, то вы сможете использовать игру целиком или ее модули для встраивания в регулярные коммуникации команд (кикофф, целеполагание, планирование, ретроспектива, и т.п.)

Каким бы проектом, процессом или продуктом не пришлось вам управлять, неизбежно произойдет какая-нибудь фигня, которая как минимум скорректирует ваши планы, а как максимум отменит их. Эту фигню называют риском, а некоторые даже пробуют ей управлять.

Задача управления рисками - штука довольно востребованная, но решать её предлагается какими-то чудовищными методами. Правда, откройте первую попавшуюся статью про управление рисками, и вы увидите несколько типизаций, парочку подходов к приоритизации, список методов идентификации и оценки и т.п. Каждый элемент управления потребует от вас развития специальных компетенций. А все рекомендации сведутся к созданию списка, т.н. карты рисков, разной степени детализации.

Живой менеджер проекта или владелец продукта наоборот стремится уменьшить количество артефактов и коммуникаций. И ладно бы все заканчивалось на этапе планирования работ, но процесс надо будет мониторить, модель уточнять, карту обновлять... А рабочий день не резиновый, да и где найти время, когда календарь в 4 слоя заполнен рабочими встречами с заинтересованными сторонами, командой и подрядчиками.

В этой ситуации, любой на месте менеджера принял бы очевидное решение: на хрен все эти риски, как-нибудь проскочим на опыте. И хорошо, если это решение примет кто-то действительно опытный, но скорей всего это сделает кто-то начинающий или ленивый, или и то и другое. Что с вероятностью 99.99% приведет сначала к маленьким проблемам, потом к проблемам побольше, а затем и необратимым проблемам.

Собственно говоря, так я и столкнулся с необходимостью обучать начинающих менеджеров проектов навыкам управления рисками.

Первое что я сделал - это прочитал несколько раз все что было в PMBoK про домен "неопределенность" и риски, а затем в результате нескольких итераций прошел путь от лекции до "генератора рисков".

Генератором я даже гордился. Это был эксельник, офрмленный как гайд. Следуя гайду, можно было быстро насочинять рисков и собрать их в карту. В материалах к статье этот файл будет также. В тот момент я все еще думал, что люди не хотят управлять рисками, потому что им трудно создавать карту, и хотел облегчить именно эту часть «клиентского пути». Студенты мои кивали головами, сочиняли риски, пробовали заполнять карты, но в рабочих процессах инструменты не использовали.

В андрагогике есть принцип: обучение должно менять поведение. Получается, что я был так себе тренер раз принцип не выполнялся.

Понадобилась пара лет и дополнительное обучение, чтобы я наконец допер, что было не так, и как это изменить. Мне очень помог тренинг для тренеров Анны Грибановой. Там была мысль, что тренер не может ничему научить, но он может создать условия, в которых люди смогут научиться. Не то чтобы я эту мысль раньше не встречал, просто только теперь ее понял.

Если раньше я начинал с тезиса - рисками надо управлять, а не то будет хуже, то теперь я решил идти от антитезиса - не надо рисками управлять совсем – попробуем проскочить.

Руководствуясь этим тезисом, участникам предлагается пройти пути из 6 шагов:

1. Накидать простенький план действий от защиты идеи стартапа перед инвесторами до первых продаж (подтверждения, так сказать, ценности решения).

2. Получить от коллег из соседних команд список из всех возможных проблем, которые как будто бы произойдут в процессе.

3. Рассортировать проблемы по степени влияния на план. И выбрать 5 самых страшных.

4. Попробовать как-то исправить последствия. И выяснить, что не все их можно исправить.

5. Узнать про то, что есть простые инструменты, используя которые можно существенно снизить риски или даже избежать. Эти средства часто называют аджайл-практиками.

6. Скорректировать первоначальный план, попробовать заработать больше всех лайков и победить в игре.

7. Бонусный уровень. Взять все проблемы, которые остались неразрешенными на этапе первой сортировки и посмотреть, какие из них автоматически решаются теми же средствами, что и топ 5.

Конечно, победа в игре имеет весьма символическое значение. Главное, что незаметно для себя участники принимают проблематику, делают первые шаги в сторону управления рисками и получают базовый фреймворк, который могут использовать на ближайшей рабочей встрече.

1. Риски – неотъемлемая часть контекста

2. Не все последствия можно разгрести

3. Управляешь одним риском, а решаешь несколько

4. Когда вы не управляете рисками, на самом деле вы управляете, просто ограничиваете себя в стратегиях и инструментах.

Игру можно проводить как онлайн, так и офлайн

Игра рассчитана на 9-36 участников, работающих в группах по 3-6 человек

Оборудование: 3 – 6 столов, с флипчартами, стикерами (3 цвета) и фломастерами, бейджи по количеству участников, набор карточек из игры «Стартап конструктор», копия презентационных материалов на каждом столе, проектор и экран для вывода презентации и инструкций.

Для офлайна желательно работать с микрофонами и в большом помещении, так чтобы между столами было расстояние и не приходилось друг друга перекрикивать.

Для онлайна лучше использовать платформу с возможностью разделения работы в отдельных залах с сохранением состава участников и онлайн доску, с заранее подготовленными фреймами.

1. Механика рассадки – на стулья заранее клеятся стикеры с номерами от 1 до 6 или разных цветов, так чтобы за каждым столом цифры и цвета не повторялись. После того как все пришедшие занимают места в компаниях знакомых, вы предлагаете взять стикер со своего места и пересеть за соответствующий цифровой или цветовой легенде стол.

В онлайне вы заранее готовите поле с условными столами, вокруг которых размещаете разноцветные стикеры. А после того, как участники написали на стикерах свои имена, раскрываете легенду и предлагаете передвинуть свой стикер к соответствующему столу.

2. Расскажите о плане игры и фреймворке. Но не подробно, а в увлекательной манере, как будто вам предстоит приключение, подробности которого будут раскрываться по ходу.

3. Механика знакомства – дайте по минуте на каждого участника, чтобы они познакомились за своими столами. Формула для самопрезентации – ПУП: простой, удивительный полезный. Задача каждого участника рассказать о себе три факта по этой формуле. Перед запуском таймера показать пример, представившись самостоятельно.

4. Механика подготовки презентации стартапа – предложите каждому столу выбрать 4 карточки разных цветов из набора «стартап конструктор». Эти карточки определят целевую адиторию, проблему, контекст и технологический домен стартапа. Дайте участникам 7 минут на придумывание питча продукта и плана ближайших шагов от получения от создания прототипа до первых продаж. Затем дайте по 2-3 минуты на представление своих продуктов и планов.

1. Механика генерации проблем – команды оставляют за столами своих лидеров, а сами идут за соседние и придумывают проблемы, которые могут возникнуть по мере реализации плана. Дайте на это 5-7 минут. Затем команды возвращаются на место.

2. Механика типизации проблем – команды используют фреймворк 2, сортируют проблемы по 4 группам и выбирают 5 проблем с самыми пугающими последствиями.

3. Механика работы с последствиями – для каждой из 5 топ проблем команды придумывают действия, которые могли бы уменьшить или устранить последствия. И размещают эти действия в соответствующих группах фрейма 3.

4. Команды рассказывают об 1-2 проблемах, последствия которых устранить не получилось, делятся инсайтами.

1. Даем немного теории по приемам управления рисками. Приемов всего 19. Обратите внимание на то, что 6 из них – это приемы, которые считаются гибкими методами и на их основе построены фреймворки Скрам и ОКR, метод Канбан и т.п. Так же обратите внимание, что для устранения последствий можно использовать лишь 5 приемов, да и те очень ограниченно. Подведите группу к инсайту, что отсутствие системного управления рисками – не отменяет необходимости этого управления, но вы как бы связываете себе руки за спиной, ломаете правую ногу, завязываете глаза и пробуете пробежать марафон.

2. Механика управления рисками – познакомьте команды с фреймом 4 и дайте 7 минут на придумывание того, что можно было сделать заранее, какие приемы использовать, чтобы избежать или частично устранить риск. Все действия необходимо размещать в своих группах. Каждая группа - это степень влияния на возможный риск.

3. Предложите командам по очереди поделиться стратегиями работы с 1-2 рисками и инсайтами на эту тему.

4. Теперь дайте командам 5-10 минут на корректировку первоначальных планов. Пусть они встроят в них приемы управления рисками и таким образом скорректируют.

5. Механика оценки планов и выявления победителя – команды оставляют за своими столами по 1 лидеру для презентации планов. А остальной состав переходит за соседний стол по часовой стрелке. У лидера стола будет 2 минуты рассказать про продукт и новый план. Каждые две минуты команда будет сдвигаться за следующий стол.

6. Когда команда послушает презентацию последнего продукта, у каждого участника будет возможность отдать 3 своих голоса за один или несколько чужих планов. Победитель определится подсчетом голосов и презентует свой продукт и план.

1. Поздравьте победителей

2. Сделайте обзор фреймворка и напомните основные инсайты игры

3. Дайте возможность участникам поделиться впечатлениями и обратной связью

4. Предложите перед тем как разойтись пройти бонусный уровень. Проверить сколько проблем, с которыми они не работали автоматически решаются вместе с топ 5.

5. Предложите поставить оценку игре и ее ценности. Это может быть голосование по QR или рисование эмодзи на флипчарте возле выхода из помещения.

1. Знают как быстро приоритизировать риски, фокусируясь на блокерах и отменах.

2. Знают какие есть инструменты управления рисками и умеют и применять

3. Умеют управлять рисками не на основе артефактов, а нативно - встраивая управление в регулярные коммуникации и методологию работы.

4. Спокойно относятся к процессу выявления и анализа рисков. Могут встроить фремворк управления рисками целиком или частично в свою работу.

Как и любой продукт – эта игра будет итеративно развиваться по мере того, как вы будете ее использовать и находить творческое применение. Поэтому я прошу не стесняться делиться обратной связью в комментариях или лично. Получить материалы можно по ссылке.

Если перед вами стоит задача – быстрого внедрения изменений в компании, в том числе обучить команды новым правилам, то сделать это с минимальным сопротивлением можно в форме игровой стратегической сессии.

Заказать разработку и проведение подобной игры вы можете у меня.