HR-бот в Telegram, который помог за 4 дня найти сотрудников

Привет! В этой статье поделимся кейсом, как с помощью чат-бота удалось автоматизировать отбор заявок кандидатов и подобрать персонал для заведения общественного питания всего за 4 дня.

В конце предложим туториал по созданию подобного кейса за 15 минут без навыков программирования на платформе Leadtex.

Для начала пару слов о том, что такое чат-боты и чем они могут быть полезны в области HR.

Чат-бот - это программа для автоматизации общения с пользователями. Диалог идет по заранее прописанному сценарию. Чат-бота можно использовать для выполнения множества задач: от предоставления и обработки информации до бронирования услуг и сбора заказов.

Плюсы чат-ботов:

В частности, чат-бот может оказаться полезным для бизнеса в области HR.

С помощью бота можно автоматизировать процесс подбора персонала, проводить инструктаж сотрудников, предоставлять доступ к необходимым для работы материалам, проводить тестирования и оценку знаний.

Чат-бот является эффективным инструментом для автоматизации рутинных задач по подбору персонала, позволяя экономить время на первичный отбор кандидатов и поддерживать персонал на всех этапах в удобном формате, поскольку общение проходит в мессенджере.

Кроме того, создать такого виртуального ассистента можно очень быстро и с минимальными затратами.

За 4 дня до открытия нового филиала кафе в Ереване (Армения) необходимо было набрать достаточный штат персонала для проведения обучения и перевода на этап стажировки.

Было принято решение создать чат-бот и использовать автоворонку для первого этапа рекрутинга. Бот должен был собрать и обработать заявки кандидатов, а также распределить их по ключевым позициям.

Позиции, на которые осуществлялся набор: повар, кассир, работник зала.

Статус заявки мог быть следующий: обработана изначальная входящая заявка, кандидат приглашен на собеседование, приглашен на обучение, вышел на стажировку.

Использование чат-бота позволило автоматизировать большое количество HR-процессов. Не нужно было вручную сортировать анкеты соискателей, дозваниваться каждому кандидату, много раз описывать условия работы и отвечать на одинаковые вопросы.

Чат-бот позволил решить задачу найма персонала намного быстрее и дешевле. Он давал краткую информацию о вакансии, описывал условия, выяснял есть ли у соискателя опыт работы и в какой области, собирал данные о потенциальном кандидате (фамилию, имя, номер телефона, возраст, гражданство, владение языком и фотографию).

Благодаря, внедрению чат-бота первичном этапе отбора, менеджерам можно было обрабатывать только те заявки, которые устраивали работодателя по ключевым параметрам.

Для реализации чат-бота была использована платформа Leadtex, позволяющая создавать чат-боты без навыков программирования.

В рамках платформы доступен функционал внутренней CRM-системы и возможность коммуникации с кандидатами от лица чат-бота.

Благодаря наличию внутренней CRM-системы удалось удобно перемещать уже обработанные ботом заявки по всем этапам воронки без подключения сторонних сервисов.

Все уведомления о поступивших заявках передавались HR-специалистам компании, чтобы они могли оперативно подключиться к процессу и перейти к коммуникации с подходящими кандидатами.

При этом общение с ботом систематизировало «путь» заявки и сокращало время первого этапа отбора, дальнейший диалог происходил только с теми кандидатами, которые подходили по базовым критериям.

Данные кандидатов были представлены в виде удобных карточек, с сохранением ответов на вопросы вводного анкетирования.

Чат-бот позволил не только собрать необходимую информацию, но и продолжить диалог с кандидатом, если было необходимо задать дополнительные или уточняющие вопросы.

Также, во внутреннем мессенджере на платформе, от лица чат-бота, можно было пригласить кандидата на обучение, не подключая дополнительные шаги коммуникации. Кроме того, это позволило решить частую проблему, когда кандидат не отвечает на звонок и необходимо связываться с ним повторно.

Отображение карточек, рассортированных по вакансиям, на которые проходил отбор, в CRM-системе представлено на скриншотах ниже.

Чтобы привлечь кандидатов в чат-бот были использованы 2 основных канала:

Для Instagram* использовалась прямая ссылка на запуск бота, которая автоматически создается на платформе Leadtex.

В Telegram размещался уникальный username (постоянное имя) для прямого перехода и запуска диалога с HR-ботом.

По итогам внедрения HR-бота в телеграм удалось существенно сократить время на первичный отбор заявок. Менеджеры стритфуд-кафе связывались исключительно с кандидатами, которые предоставили все необходимые данные и соответствовали главным критериям отбора.

Благодаря удобному интерфейсу CRM-системы, в которой можно просматривать все карточки кандидатов и начинать диалог с каждым из них, значительно ускорился процесс распределения заявок.

В рамках CRM-системы также реализована удобная возможность размечать тегами все заявки с указанием причины отказа/перемещения на следующий этап воронки, роли кандидата и приоритета обработки заявок.

Бот отсеял кандидатов, которые не предоставили необходимые данные и значительно упростил первичный отбор, повысив эффективность менеджеров за счет сокращения временных ресурсов.

Технически проект был реализован и успешно внедрен всего за 1 день.

Возможности, конструктора, включающие не только создание чат-ботов, но и внутреннюю СRM-систему, позволили систематизировать и упростить работу с заявками без подключения сторонних сервисов.

Чат-бот существенно облегчил рутинные процессы по установлению контакта с соискателями и полностью справился с поставленной задачей - значительно повлиял на скорость и эффективность формирования штата компании.

1 В первую очередь необходимо зарегистрироваться на платформе Leadtex.

Понадобится заполнить следующие поля: электронная почта, имя и пароль, и нажать кнопку «Регистрация».

Важно! На указанный электронный адрес придет письмо со ссылкой для подтверждения регистрации. Тебе необходимо будет перейти по ссылке, указанной в письме.

2 Вернись обратно на Leadtex, введи свои данные и войди в аккаунт.

Теперь можно приступать к созданию бота на платформе Leadtex.

3 Чтобы создать новый проект, нажми «Создать бота», укажи название бота, выбери тип и нишу проекта и нажми «Создать».

Ты переместишься в интерфейс конструктора, где с помощью визуальных блоков сможешь полностью выстроить логику работы чат-бота.

4 Подключи чат-бот к телеграм.

Для этого, нажми в меню слева раздел «Каналы», выбери Telegram - «Добавить аккаунт».

Для подключения чат-бота нужно будет получить API-токен в специальном техническом боте @BotFather.

Для этого открой Telegram, зайди в BotFather и выбери команду /newbot. Задай любое имя своему новому боту. Затем напиши уникальный username для бота.

Важно! Username обязательно писать на латинице и заканчивать словом bot.

После отправки всех данных, ты получишь сообщение об успешном создании бота.

Под строкой «Use this token to access the HTTP API» ты увидишь ссылку на API-токен. Скопируй его, вставь в соответствующее поле на Leadtex и сохрани изменения.

Теперь твой бот успешно подключен к мессенджеру!

1 Возвращайся на Leadtex.

Блок «Заявка», созданный по умолчанию, можно удалить.

В блоке «Цепочка сообщений» нужно прописать приветственный текст, который пользователь будет видеть сразу после запуска бота.

Ниже, в разделе «Меню», укажи позиции, на которые идет поиск кандидатов, и вариант «Мне не нужна работа», на случай, если пользователю не интересна ни одна из предложенных вакансий.

Важно! Для того, чтобы созданные кнопки отображались пользователю сразу под сообщением, а не заменяли клавиатуру, необходимо сделать дополнительную настройку.

В меню выбери пункт «Настройки клавиатуры» - «Telegram» и перетащи созданные кнопки в верхнюю часть, как это реализовано на скриншоте ниже.

Аналогичные настройки необходимо будет выполнить во всех блоках «Цепочка сообщений», в которых будут добавлены кнопки.

Далее активируй в настройках пункт «Записать ответ в пользовательскую переменную».

Задай переменной имя - например, «Вакансия», и активируй пункт «Повторный вопрос».

Это нужно сделать, чтобы бот повторно отправил запрос пользователю в том случае, если необходимый ответ не был получен.

2 По аналогии необходимо настроить каждую кнопку в цепочке.

Для варианта «Мне не нужна работа» создай блок «Простое сообщение» и в поле с текстом пропиши вариант для завершения коммуникации с пользователем.

3 Следующим шагом необходимо выстроить цепочку продолжения диалога с кандидатом на каждую вакансию.

От соответствующего варианта создай новый блок «Цепочка сообщений», в котором пропиши базовые условия работы и уточни наличие опыта.

В поле «Меню» создай кнопки с возможными вариантами ответа.

Ниже в настройках активируй пункт «Записать ответ в пользовательскую переменную» и назначь имя для переменной, например, «Опыт».

Аналогично создай блоки «Цепочка сообщений» для каждой вакансии и протяни к ним связь от релевантных кнопок.

Важно! Каждую кнопку необходимо связывать с блоками, которые содержат дальнейшие вопросы. Дополнительно необходимо оставить пользователю возможность отправить ответ, не соответствующий вариантам, созданным в меню.

Для этого, к блоку со следующим вопросом, необходимо протянуть связь от пункта «Любая другая фраза». Это позволит вписать ответ пользователя в нужную переменную и направить его на дальнейшие шаги сценария.

4 После определения, на какую вакансию претендует кандидат и выяснения его опыта, нужно собрать информацию о нем.

Для этого создай новый блок «Цепочка сообщений» и протяни к нему связь от каждой кнопки и «Любой другой фразы».

В поле с текстом напиши просьбу указать возраст. Вариантов ответа в блоке не будет, так как вопрос открытый.

В настройках ниже задай имя переменной, например, «Возраст», и активируй опцию «Записать ответ в пользовательскую переменную».

Для продолжения диалога, после того, как пользователь введет необходимые данные, установи связь со следующим блоком от «Любой другой фразы».

5 Следующий шаг - уточнить, проживает ли соискатель в нужном городе (в данном случае - Ереван).

Создай новый блок «Цепочка сообщений», в поле с текстом напиши вопрос «Проживаете ли вы в Ереване?».

В поле Меню создай две кнопки - Да и Нет. Точно так же как и на предыдущих этапах, задай имя переменной, в данном случае «Живет в Ереване», и активируй настройку «Записать ответ в пользовательскую переменную».

6 Далее следует выяснить у потенциального сотрудника, какими языками он владеет.

Создай новый блок «Цепочка сообщений», в текстовом поле напиши вопрос о владении языками.

Задай имя переменной, например, «Язык», и активируй опцию «Записать ответ в пользовательскую переменную».

Меню заполнять не требуется, потому что данный вопрос требует открытого ответа пользователя.

7 Запрос фамилии и имени соискателя.

Создай еще один блок «Цепочка сообщений», и пропиши просьбу отправить данные. Меню также заполнять не требуется, так как вопрос открытый.

Активируй функцию «Записать ответ в пользовательскую переменную» и задай имя переменной, например, «ФИ».

8 Настрой возможность отправить фотографию.

Для этого создай блок «Цепочка сообщений» и пропиши просьбу прислать фотографию.

Задай имя переменной, например, «Фото» и активируй настройки «Записать ответ в пользовательскую переменную» и «Повторный вопрос».

9 Чтобы иметь возможность связаться с подходящим кандидатом, нужно запросить его номер телефона.

Сделай это в следующем блоке «Цепочка сообщений», внеся необходимый вопрос в текстовое поле.

Задай имя переменной, например, «Номер телефона» и активируй настройку «Записать ответ в пользовательскую переменную».

10 Последнее, что осталось выяснить - является ли кандидат резидентом республики Армения.

Создай очередной блок «Цепочка сообщений», в текстовом поле пропиши вопрос.

На этот раз нам нужно будет создать в блоке «Меню» две кнопки - Да и Нет, и оставить возможность ответить в свободной форме, за счет создания связи от пункта «Любая другая фраза».

В настройках активируй опцию «Повторный вопрос».

11 После того, как все данные о кандидате собраны, их необходимо отправить в CRM-систему, чтобы вся информация о соискателях хранилась в одном месте, и с заявками было бы удобно работать.

От предыдущего блока «Цепочка сообщений» создай новый блок «Заявка». Он позволяет отправить созданную заявку в мессенджер, на почту и в CRM.

Настрой отправление заявки в Телеграм нужным контактам, для дополнительного уведомления менеджерам, и во внутреннюю CRM-систему для дальнейшей работы с заявками.

Важно! Контакты, которым нужно получать уведомления, обязательно должны запустить чат-бот.

12 Кандидата необходимо оповестить об успешной отправке заявки и завершить диалог с чат-ботом.

Для этого, после блока «Заявка», создай следующий блок «Цепочка сообщений». В текстовом поле пропиши сообщение, что заявка принята, и в диалог подключится менеджер.

В настройках блока ничего дополнительно делать не нужно.

13 Финальный шаг - настройка внутренней CRM-системы.

По умолчанию все заявки, обработанные чат-ботом, будут попадать на этап воронки «Не обработан».

Далее необходимо создать релевантные твоей воронке этапы. Сделать это можно в несколько кликов: перейди в раздел CRM - кликни «+» - задай этапу название.

Далее все заявки можно будет перемещать с этапа «Не обработан», перетягивая карточки контактов.

Кроме того, в каждую карточку в CRM системе можно «провалиться» для изучения ответов кандидатов, добавления нужных тегов и перехода в личные чаты с соискателями для продолжения диалога.

Итоговый сценарий, созданный на Leadtex.

Готово! Можно приступать к тестированию проекта. Для тестирования переходи в BotFather в Telegram, там где ты ранее создавал бота, и кликай на полученную ссылку.

Всего за 15 минут, ты создал чат-бот, который сможет собирать и обрабатывать заявки, возьмет на себя функции HR-ассистента и существенно облегчит процесс подбора кандидатов.

Использовать HR-бота можно не только для сбора заявок. В качестве ключевого аспекта улучшения проекта стоит выделить возможности:

- Проведения первичного инструктажа сотрудников, когда еще не требуется очное присутствие.

- Анализа результатов кандидатов за счет подключения механики тестирований.

Подобные чат-боты ты можешь создавать самостоятельно на платформе Leadtex, не обладая навыками программирования.

Если статья была полезна - подписывайся на блог, мы регулярно публикуем туториалы и разборы кейсов.

Благодарим за прочтение и будем рады ответить на любые вопросы в комментариях!

*Запрещенная социальная сеть на территории РФ.