До Сибири и обратно за несколько кликов: автоматизируем командировки сотрудников

Как избавиться от бумажной работы и сэкономить на деловых поездках с помощью Trivio — рассказывает KNAUF.

Оформление командировок — регулярная задача компании, которая может быть головной болью из-за лишней бюрократии. Сервис Trivio помогает избавиться от этих сложностей и автоматизировать процессы, связанные с деловыми поездками сотрудников.

Попросили группу компаний KNAUF рассказать, как они упростили оформление командировок с помощью нашей платформы.

Trivio — это удобная платформа, которая помогает легко и быстро организовать командировку. С помощью сервиса можно за несколько минут забронировать авиабилеты, отели, трансферы и оформить документы. Он интегрируется с бухгалтерскими системами и предоставляет удобные инструменты для контроля расходов, соблюдения тревел-политик, формирования отчётности и аналитики в реальном времени.

А вот несколько фактов о Trivio:

KNAUF — один из мировых лидеров в производстве строительных материалов и систем для сухого строительства. В России компания присутствует с 1993 года и управляет более 20 заводами, производящими гипсокартон, сухие строительные смеси, теплоизоляционные материалы, пенопласт и другие изделия.

KNAUF предлагает решения как для корпоративных, так и для частных клиентов, включая звуко- и теплоизоляционные системы, а также стеновые и потолочные модульные конструкции.

Сотрудники KNAUF часто ездят в деловые поездки по России и за рубеж. Организация командировок в разных подразделениях KNAUF отличается: в одних случаях бронирования и авансовые отчёты оформляют ассистенты или офис-менеджеры, а в некоторых филиалах и сбытовых дирекциях сотрудники оформляют командировки самостоятельно.

Раньше мы использовали другую платформу для оформления поездок. Но полтора года назад поняли, что прежний поставщик услуг не совсем нас устраивает.

Чего нам не хватало:

Мы выбрали Trivio, потому что сервис учитывал все указанные пожелания и предлагал гибкие возможности настройки интеграции с 1С с учётом наших особенностей.

Теперь процесс оформления командировок выглядит так.

Никакой бумажной работы

Раньше после командировки сотрудник заполнял многостраничный авансовый отчёт, включая суточные, затраты на проезд, проживание. При этом сведения по перелёту или железнодорожному билету нужно было вводить с указанием номера билета, даты выписки и суммы.

С переходом на Trivio всё стало гораздо проще. Настроена автоматическая интеграция данных по всем оформленным услугам на платформе Trivio в нашу систему 1С. Помимо авиабилетов в 1С автоматически попадают справки о перелёте, которые формируются на платформе и становятся полноценной заменой посадочным талонам.

Ещё можно вносить дополнительные расходы — например, на транспорт или ресторанное обслуживание. При этом специалисты Trivio доработали функционал сервиса с учётом нашей номенклатуры расходов в 1С. Для каждого дополнительного расхода предусмотрены поля «Комментарии», где сотрудник может указать обоснование затрат. В результате мы отказались от лишних служебных записок, которые нужно было прикладывать к каждому авансовому отчёту.

Также важный элемент — возможность выбора валют. В нашей бухгалтерской системе суммы вносятся в авансовый отчёт в локальной валюте, вплоть до монгольских тугриков. И в Trivio предусмотрена такая функция.

Быстрое согласование поездки

Раньше было много бюрократии. В некоторых отделах бюджет согласуют с руководителем, заверив его подписью в служебной записке. В других все поездки требовали предварительного одобрения, после которого тревел-агентство оформляло бронирование.

Теперь в Trivio всё проще: если поездку нужно согласовать, перед бронированием система показывает это сотруднику. Он нажимает на кнопку, и руководитель получает запрос по электронной почте с деталями поездки: даты, билеты, проживание.

В случае срочных командировок процесс ещё быстрее: руководитель подтверждает поездку прямо из письма в Outlook, не заходя в Trivio. Сотрудник получит уведомление с причиной отказа, если командировка не одобрена.

Соблюдение тревел-политики

Тревел-политика повышает уровень ответственности и дисциплины команды при планировании командировок. Например, наши сотрудники должны оформить билеты как минимум за неделю до поездки. Этот пункт удобно настроен на платформе Trivio. Если человек начинает оформлять билет позже, сервис сообщит, что такую поездку нужно согласовать.

В состоянии «В резерве» недоступны выписка билетов или оформление ваучеров. После одобрения командировки они становятся активными, чтобы сотрудник мог завершить процесс оформления, распечатать или сохранить билеты и подготовиться к поездке.

Если кто-то нарушает правила, Trivio автоматически отправляет уведомление руководителю. Благодаря этому количество нарушений в KNAUF снизилось на 40%. Мы можем анализировать все расходы на командировки на платформе и получать подробную статистику по каждому случаю. Это помогает каждый год пересматривать тревел-политику и оптимизировать процессы.

Один из приятных бонусов внедрения Trivio — это то, что подразделения стали чаще поручать сотрудникам самим оформлять командировки. Мы снизили нагрузку на ассистентов и офис-менеджеров, а у сотрудников появилась больше осознанности и ответственности. Такой подход позитивно влияет на корпоративную культуру и сэкономил наши ресурсы.

Trivio автоматизирует процесс командировок, помогает сократить бумажную работу, контролировать расходы и способствует оптимизации внутренних бизнес-процессов. Больше не нужно тратить время на ручное заполнение документов или согласования — всё это делает система.