Итоги года: факапы и инсайты проджект-менеджеров

Долгие согласования, одновременный запуск проектов, несколько событий на одной площадке и неожиданные форс-мажоры — многие менеджеры сталкивались с такими трудностями. Под Новый год принято подводить итоги, поэтому я сходил к проджектам, чтобы они поделились, чему их научил уходящий год.

Срочные запуски проектов с долгими согласованиями — то, что мне достается чаще всего. Такие истории выжимают команду, ухудшают показатели рекламных кампаний, и в результате получается не классный кейс, а коллективный нервный срыв.

Что я делаю, чтобы согласование проходило легче? Сначала я раскладываю каждую задачу на краткий и понятный план. Всегда делаю дорожную карту с момента получения проекта до конечного результата. Важно: план должен быть адекватным и достижимым для коллег и заказчика.

Стараюсь сделать так, чтобы у клиента было больше времени на проверку. Обычно результат согласовывают 2–3 ответственных сотрудника, которые могут быть загружены задачами. И если проект срочный, а у нас таких большинство, нужно обозначить это клиенту, потому что срочный запуск также в его приоритете.

И, конечно же, не стоит забывать, что у заказчика с вероятностью 95% будут свои корректировки. Поэтому я всегда закладываю резервное время, которое точно пригодится.

Вашими друзьями должны быть базовые софт-скиллы: планирование и тайм-менеджмент. И не забывайте ставить в план запас времени на каждом этапе. Тогда всё будет четко.

Самое трудное для меня в работе — массовый одновременный наплыв проектов. От этого легко растеряться: мысли не собранные, внимание рассеянное, с разных сторон пишут руководители, хотят получить ответы на все вопросы и напоминают о дедлайнах.

Мне кажется, важно понимать одну простую вещь — ты человек, а не робот. Ты можешь позволить себе ошибаться и даже иногда не успевать за потоком дел.

Я вспоминаю свой первый запуск проекта, который проходил параллельно с еще несколькими. Возникали проблемы: креативы не проходили модерацию, а клиент хотел добавить везде слово «бесплатно». Нужна была скорость и оперативность. Успокаивал себя тем, что я всё равно рано или поздно запущу эту рекламу. Так и случилось.

Если у вас несколько проектов одновременно, попробуйте сосредоточиться: сядьте, включите любимый трек, подышите и еще раз посмотрите на задачу. А еще советую разбивать дела на маленькие подзадачи, чтобы закрывать их по кусочкам. Так получится рассчитать свои силы и не выгореть.

Однажды у меня пересеклись два офлайн-проекта. И так совпало, что оба мероприятия проходили в один день с приглашенными звездами. Еще был запланирован заход по скандинавской ходьбе, фото- и видеосъемка — и всё это на одной площадке. Было непонятно, как за всем уследить одному менеджеру. Даже с профессиональной командой контролировать все процессы непросто.

Выход был найден: создать систему менеджеров над отдельно взятыми командами и курировать уже их.

Команда проекта поделилась на несколько отдельных мини-команд. Один менеджер курировал съемки и был первым звеном согласования. Это уменьшало нагрузку и увеличивало процесс отбора материалов. Второй менеджер курировал сопровождение отдельно взятых гостей, чтобы никто из спикеров не остался без внимания. Третий менеджер отвечал за посевы: согласовывал информацию с пабликами, где закупается реклама. Это тоже сэкономило время и увеличило эффективность публикации рекламных объявлений. Все процессы контролировались в общем рабочем чате.

Получилось великолепно, сроки не сорваны, задачи выполнены, а самое главное — клиент доволен! Вывод прост: делегируйте, и будет вам счастье.

Однажды я руководил большим офлайн-проектом в Москве. Над ним мы работаем не первый год и знаем все подводные камни.

Заранее установили зону для встречи СМИ рядом со входом участников — там же, где зона находилась все годы проведения мероприятия. Отправили рассылку, сделали карту — всё было готово.

Пришло время встречать СМИ, жду их на входе, чтобы проверить аккредитацию. Внезапно сотрудники безопасности начинают ставить ограждения прямо на входе в зону СМИ. Причины нет, мне только сказали: «Ничего поделать не можем. Мы работаем по команде». Вход, который был открыт из года в год, закрыли.

Оказалось, что всю улицу перекрыли и пройти можно было только по подземному переходу через дорогу. Мы быстро начали решать проблему. Сняли для СМИ подробное видео, как пройти на площадку и где найти нас. Сориентировали волонтеров, как им забирать представителей СМИ через дорогу, провести по тоннелю и завести на площадку. Отработали на отлично.

Если случается форс-мажор, главное — сохранять спокойствие. Расскажите команде о произошедшем, чтобы все были в курсе, и вы могли действовать оперативно и слаженно.

Планирование, делегирование и системное решение задач — такие навыки прокачали наши проджект-менеджеры в уходящем году. Пусть ваши софт-скиллы тоже вырастут, и вы будете справляться с нестандартными ситуациями на работе в два раза быстрее и легче.