Протестировал 5 сервисов для подписи электронных документов без ЭЦП. Рассказываю, что выбрать вашему бизнесу

Бумажные документы уходят в прошлое — сейчас даже крупные компании отказываются от них, чтобы не заморачиваться с распечаткой файлов и доставкой. Если вы не участвуете в госзакупках и не трудоустраиваете сотрудников онлайн, вашему бизнесу достаточно подписывать документы через простую или неквалифицированную электронную подпись. Делюсь подборкой сервисов, где можно выставлять клиентам цифровые договоры.

Привет! Это Сергей Гребеножко, CEO OkiDoki — сервиса для подписания электронных документов. Прежде чем сделать свой продукт, я тестировал другие возможности, с помощью которых можно заключать договоры онлайн. Все сервисы работают по одному принципу: предприниматель формирует электронный документ и отправляет клиенту ссылку, а он вводит свои данные и код из СМС и подписывает договор. Продукты отличаются в деталях — о них и поговорим.

Сервис fDoc позиционирует себя как безбумажный офис. Им пользуются разные сферы бизнеса: например, недвижимость, туризм, образование и авто. В прошлом году запустили еще направление для медцентров и клиник.

В fDoc документы можно подписывать с помощью простой электронной подписи (ПЭП), но только с клиентами, которые являются физлицами и самозанятыми. Если работаете с ИП и компаниями, то этот сервис вам не подойдет.

Пользователи fDoc могут заключать один документ с несколькими лицами. В сервисе есть возможность определить очередность подписания — например, сначала ссылку на договор получит сотрудник компании, а уже потом клиенты.

Вот какие еще функции fDoc я отметил ↓

Шаблоны документов и редактор. На сайте есть готовые образцы договоров, актов и других материалов, но только для сферы медицины и недвижимости. Кроме того, файлы нужно скачивать на компьютер и потом загружать в сервис. Это занимает больше времени, чем работа с шаблонами документов внутри интерфейса.

Настройку шаблона документа надо начинать уже на своем компьютере. В исходный файл нужно вручную добавить специальные параметры в поля, которые клиенту предстоит заполнить.

Документ с параметрами нужно загрузить в сервис, чтобы потом настраивать каждое поле. Сначала создавать шаблоны сложно, зато потом ими можно пользоваться много раз. Кроме того, есть возможность формировать и отправлять документы на подписание не по одному, а целым пакетом.

Уведомления о статусе документа. После того как клиент подпишет договор или акт, вы получите сообщение на электронную почту.

Соглашение об ЭДО. fDoc всегда проверяет по Ф. И. О. и номеру телефона, подписали ли вы такой документ с конкретным клиентом. Если нет, то сервис не разрешит отправить ссылку на заключение договора или акта.

Клиентам fDoc не нужно разрабатывать соглашение самостоятельно — в сервисе есть готовый шаблон. Но надо учитывать, что он формируется как отдельный документ для каждого клиента и вычитается из баланса.

Интеграция с другими сервисами. Есть возможность внедрить fDoc в популярные CRM-системы — например, в Битрикс24, 1C и amoCRM. Еще сервис можно подключить к любому корпоративному ПО как кастомное решение.

Дополнительные фичи. Если вы работаете по предоплате, то в fDoc клиент может оплатить услуги через СБП сразу при заключении договора. В процессе сервис предложит заказчикам дополнительные услуги во всплывающем окне.

Если вам нужны сканы или фото документов клиента, чтобы выставить договор, их можно запросить через сервис. Контрагенту придет СМС со ссылкой, по которой у него будет возможность загрузить файлы прямо в fDoc. Документы не надо пересылать через мессенджеры или электронную почту.

В сервисе можно верифицировать данные клиента. Тогда контрагенту надо будет загрузить в fDoc фото паспорта и селфи с ним, чтобы подписать документ. Если Ф. И. О. не совпадет с информацией, которая указана в договоре или акте, доступ к электронному документу не откроется. Такой инструмент подходит для сделок с высокими рисками, когда нужно дополнительно подтвердить личность клиента. Например, в сфере автобизнеса или недвижимости.

Стоит ли пользоваться сервисом. В fDoc есть классные дополнительные функции, которые пригодятся бизнесу, — например, оплата через СБП и кросс-продажи. Но надо потратить время, чтобы настроить шаблоны и правильно ввести все символы.

Еще заметил, что техподдержка долго отвечает на запросы. Если нужно решить проблему быстро, то приходится справляться своими силами.

В сервисе «Подпислон» можно подписывать документы с физлицами и самозанятыми через ПЭП. Удобно, что есть возможность заключить договор сразу с несколькими сторонами. Вот какие еще фишки я выделил ↓

Шаблоны документов и редактор. Если у вас есть уже готовый договор, акт или соглашение, его можно сразу загрузить в Подпислон и отправить клиенту. Обычно так делают с документами в формате PDF.

В сервисе нет готовых шаблонов документов. Зато есть конструктор, где можно формировать договоры, акты и другие материалы. Процесс похож на создание образцов в fDoc: прежде чем загрузить файл в сервис, в исходном документе нужно ввести переменные. Потом они станут полями для заполнения.

Документы можно отправлять как по одному, так и комплектом. Это удобно, если нужно подписать с клиентом сразу договор аренды и акт приема-передачи помещения.

Уведомления о статусе документа. Если клиент подписал договор, то на вашу электронную почту приходит письмо. Но у сервиса еще есть телеграм-бот, куда тоже присылают уведомления. Когда у документа меняется статус, вы оперативно об этом узнаете.

Соглашение об ЭДО. В сервисе нет готового шаблона, но можно добавить свой файл. Его придется выставлять как отдельный документ для каждого клиента, поэтому надо рассчитывать тариф с учетом подписания соглашений.

Интеграция с другими сервисами. Подпислон можно внедрить в Битрикс24, amoCRM и 1C, а также в любую другую CRM-систему. Еще сервис можно подключить к собственному ПО через публичный API.

Дополнительные фичи. В Подпислон тоже можно принимать оплату услуг через СБП сразу после подписания договора. Но что отличает этот сервис от других — возможность запланировать отправку документа на конкретную дату и время.

Стоит ли пользоваться сервисом. В нем удобно планировать рассылку документов — например, если вы с клиентом находитесь в разных часовых поясах. Понравилось, что в сервисе можно принимать оплату сразу после подписания договора, но не хватает готовых шаблонов документов для разных сфер и случаев.

В Битрикс24 есть встроенная функция, которая позволяет подписывать электронные документы. Если вы уже пользуетесь этой платформой, то оплачивать дополнительный тариф не нужно.

В сервисе можно подписывать документы через ПЭП с любыми клиентами, в том числе с юрлицами. Причем контрагентам не надо регистрироваться в системе

Вот что полезного есть в Битрикс24 ↓

Шаблоны документов и редактор. В сервисе есть два способа сформировать документ:

В Битрикс24 есть редактор, где можно заполнять поля документа автоматически из карточки вашей CRM. Это экономит время, если вы работаете с одними и теми же клиентами.

Уведомления о статусе документа. После того как клиент его подписал, на вашу электронную почту приходит письмо с PDF-файлом.

Соглашение об ЭДО. Готовый шаблон можно сгенерировать, чтобы не заморачиваться с разработкой своего образца. Если у вас есть тариф в этой CRM-системе, вы можете выставлять документы на подпись без ограничений по количеству.

Интеграция с другими сервисами. Функция для подписания документов — часть интерфейса Битрикс24, поэтому она доступна только пользователям этой платформы.

Дополнительные фичи. В сервисе можно отслеживать каждый шаг заключения договора. В карточке документа видно, когда клиент его просмотрел, перешел к подписанию и завершил процесс. Если контрагент застрял на каком-то этапе, вы сможете спросить, что случилось.

Чтобы освободиться от типовых задач, для них можно задать сценарии с помощью роботов и триггеров. Например, если постоянный клиент забывает подписывать документы, можно задать автоматическое уведомление, которое будет приходить спустя определенное время.

Стоит ли пользоваться сервисом. В Битрикс24 удобно выставлять документы на подпись, если вы уже ведете бизнес на этой площадке. Тогда можно работать с клиентской базой, принимать оплату и формировать договоры в одном окне. У сервиса простой редактор, где можно быстро создавать документы, при этом в Битрикс24 нет ограничения на количество документов.

В отличие от других сервисов в подборке, Legium.io использует усиленную неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Это позволяет проверить, что никто не менял текст договора после его заключения. С НЭП можно подписывать документы, которым нужен другой уровень защиты данных, — например, платежные поручения.

В сервисе можно подписывать документы с любыми клиентами, в том числе с юрлицами. Процесс заключения договора в Legium.io выглядит так же, как в других сервисах. Но после регистрации надо пройти верификацию и выпуск облачной электронной подписи.

Главный минус Legium.io — клиенту тоже нужно регистрироваться в сервисе, чтобы подписать ваш договор. Процедура быстрая и бесплатная, но всё равно занимает время. Скорее всего, не все контрагенты согласятся подписывать цифровой договор.

В Legium.io отметил такие фишки ↓

Шаблоны документов и редактор. В сервис можно добавлять свои файлы, а также создавать договоры и акты выполненных работ в конструкторе. Для этого надо заполнить поля: ввести электронную почту и реквизиты сторон, задачу, срок ее реализации и порядок оплаты. Сервис сформирует документ и отправит контрагенту.

Уведомления о статусе документа. Сервис присылает на электронную почту письмо о том, что клиент подписал договор.

Соглашение об ЭДО. В сервисе нет готового шаблона, поэтому нужно разработать документ самостоятельно. Когда будете подписывать соглашение, оно спишется с баланса.

Интеграция с другими сервисами. Доступ к интеграции по API появится, только если купить индивидуальный тариф для крупных компаний.

Стоит ли пользоваться сервисом. Есть риск, что не все клиенты захотят заключать договоры через Legium.io, так как для этого придется регистрироваться. Я не нашел в сервисе уникальных фишек, поэтому им стоит пользоваться, если вам нужно подписывать документы именно через НЭП.

В сервисе OkiDoki предприниматели могут подписывать документы через ПЭП с любыми клиентами: физлицами, самозанятыми, ИП и ООО. Мы не ограничиваем нашу аудиторию и работаем с любыми нишами бизнеса, но получилось, что 80% наших клиентов — посуточники.

Вот что есть в интерфейсе OkiDoki ↓

Шаблоны документов и редактор. В сервисе есть подборки готовых образцов, которые можно настраивать под свои задачи. Для посуточников сделали отдельную категорию документов, чтобы они могли быстро заключать договоры с гостями.

Если вы уже много лет работаете по одним и тем же шаблонам документов, их можно перенести в сервис. Чтобы добавить в договор поля, вам не придется прописывать сложные комбинации из символов: достаточно скопировать формулы из виджетов и вставить на места прочерков.

Документы можно отправлять на подпись комплектами. Клиенты подписывают все договоры и акты через ПЭП, но если нужно усилить защиту, то у вас есть возможность дополнительно запросить у контрагента рукописную подпись. Ее нужно ввести прямо на экране телефона.

Если вы решите расторгнуть документ с клиентом, мы поможем сделать это правильно с юридической стороны. В сервисе нужно нажать кнопку «Расторгнуть договор», после чего контрагенту на электронную почту придет специальное соглашение.

Уведомления о статусе документа. Они приходят на электронную почту, в Телеграм и браузере. Если интегрировать сервис по API, то вы будете получать оповещения в вашем ПО.

Соглашение об ЭДО. Оно уже включено в шаблон договора, поэтому вам не нужно выставлять этот документ на подпись отдельно. Так вы экономите ваш баланс.

Интеграция с другими сервисами. OkiDoki можно внедрить в amoCRM, RealtyCalendar и любую другую систему через публичный API. Например, компания Giftery подключила наш сервис к своему ПО, чтобы корпоративные заказчики подписывали договоры с сотрудниками. Почему клиент перешел на цифровые договоры и какие фишки мы добавили по его запросу — читайте в статье «Сделали API своего сервиса отдельным продуктом и нашли на VC клиента, который приносит 25% выручки»

Дополнительные фичи. Чтобы облегчить жизнь предпринимателям, мы добавили в сервис такие функции:

OkiDoki — мой продукт, над которым мы с командой работаем уже три года. Я не могу объективно оценить инструменты сервиса, зато это делают наши клиенты ↓

Если вы хотите поделиться своим мнением об OkiDoki или почитать больше отзывов, переходите в комментарии к посту в нашем телеграм-канале.

А где вы подписываете электронные документы?