Новый инструмент в офисном пакете: как мы понимаем онлайн-доски и для чего включили их в Битрикс24

В последнем релизе мы представили пользователям новый инструмент — онлайн-доски. Это виртуальное пространство для совместной работы над идеями, процессами и стратегиями. Этот инструмент знаком многим ИТ-специалистам, дизайнерам, маркетологам — тем, кто работает над большими проектами, планирует сложные задачи и структурирует сложные, разнородные данные, выстраивая модели новых процессов. О том, как мы видим этот инструмент и какую пользу он принесет пользователям, рассказывает Юрий Волошин, директор по продукту Битрикс24.

Сегмент пользователей онлайн-досок довольно узкий, как бы многие ни старались найти им более широкое применение. Если помните, лет 10 назад активисты Scrum пытались найти новые ниши, в которых могла бы работать эта методология, но толком ничего из этого не вышло — Scrum так и остался инструментом для ИТ и digital, для команд, которые работают короткими итерациями.

То же самое происходит сейчас с онлайн-досками, волна хайпа захватила эту нишу.

Доски — инструмент для тех, кому важно совместно работать над созданием идеи, формированием продукта. Он идеален для тех ситуаций, когда нужно планировать нелинейно, а алгоритмами и вариативно. Доски могут помочь структурировать собственные мысли и поделиться ими с коллегами, или собрать в понятной форме идеи от всех участников команды. Но пытаться предлагать Доски всем подряд, придумывая новые способы применения, мы не будем.

Мы немного переосмыслили этот инструмент и добавили его в наш продукт с собственным видением.

Итак, что такое Битрикс24.Доски и как мы видим этот инструмент

Мы считаем, что онлайн-доски — это логичное дополнение привычного набора офисных инструментов.

Еще лет 15-20 назад нормой было иметь в офисном пакете лишь текстовый редактор и таблицы. Затем появилась потребность делиться результатами, планами — активно стали использовать презентации, этот инструмент стал третьим в наборе.

Сейчас на первый план выходит совместная работа. Специалисты из разных отделов объединяются в команды, они могут физически находиться в разных местах — им нужен новый инструмент, который позволит структурировать мысли, превращать в рабочие процессы. Фактически онлайн-доски становятся новым, четвертым обязательным инструментом в офисном пакете и дают ту самую возможность настоящей совместной работы.

На досках удобно размышлять, сохранять все мысли и идеи, например, во время мозгового штурма команды.

Приведу рабочий сценарий: на видеовстрече кто-то один из участников шерит экран, открывает на нем новую доску и начинает схематично фиксировать все идеи, которые озвучивают коллеги. Все участники созвона видят экран с визуальным представлением той темы, которую они обсуждают, и эта картинка постоянно обновляется. Это и есть инструмент совместной работы в том виде, в котором она и подразумевается. Ни один из базовых офисных инструментов — текстовый редактор, таблицы, презентации — не дает настолько удобной возможности одновременно что-то править в документе и видеть изменения друг друга.

Визуализация на онлайн-досках работает намного лучше, чем запись идей текстом или последующая расшифровка записи встречи. Визуальное представление особенно актуально для современных поколений с клиповым мышлением.

В дальнейшем, уже после встречи, к работе над этой доской подключается вся команда, люди могут работать над ней одновременно — добавлять свои идеи и видеть изменения, которые вносят коллеги.

Например, мы у себя в компании собираем на досках планы релизов: в течение 2-3 дней в формировании такой доски участвует до 200 человек. Продакты, скрам-мастера одновременно планируют на доске совместную работу десятков команд.

Эта работа превращается в гигантские схемы с огромным количеством элементов и связей между ними.

Предлагая доступ к онлайн-доскам внутри среды Битрикс24, мы гарантируем безопасность данных и невозможность несанкционированного доступа к ним извне.

Неконтролируемый доступ — это большой минус большинства досок, предлагаемых отдельными сервисами. В работе с ними есть всего две возможности делиться своим проектом — либо формировать уникальную ссылку и отправлять ее коллегам, либо давать доступ только тем, кто зарегистрирован в этом же сервисе.

В первом случае мы сразу же теряем контроль над доступом к доске, потому что ссылка может попасть в руки кому угодно, особенно, если ее заиндексирует поисковик. Это распространенная проблема, по сети гуляет множество ссылок на чьи-то проекты, открытые случайным образом. Во втором случае человеку придется регистрироваться в сервисе, который ему, возможно больше не понадобится — такая совместная работа не вызывает энтузиазма.

В нашем случае онлайн-доски — часть среды Битрикс24 и система сама контролирует права доступа к ним. Например, мы кидаем ссылку внутри чата в Битрикс24 или добавляем ее к задаче и можем быть уверены, что никто другой извне ее не получит. Доска доступна только тем, кому отправили ссылку на нее. Если в чат или задачу добавляются другие сотрудники, они автоматически получают доступ. Как только они удаляются из чата, или завершают задачу, доступ к доске они теряют. Если вспомнить наши доски для релизов — как можно вручную проконтролировать, кому из 200 человек продлить доступ к ней, а кому закрыть? Мы можем не беспокоиться об этом, за нас все сделает сама среда.

Открытый доступ — делимся досками без доступа в систему

Внутри Битрикс24 наши доски доступны по ссылкам, но по сути они представлены отдельными файлами. Если нам нужно показать кому-то извне проект на онлайн-доске, не обязательно давать этому человеку доступ в систему, беспокоиться о том, чтобы ссылка не попала к кому-то еще. Мы в этом случае делимся файлом — его можно отправить в мессенджере или выложить в облако. Человек сможет открыть его в своем Битрикс24 или в любом другом сервисе, который поддерживает наш формат.

Помня о том, как многие сервисы прекращали поддержку российских пользователей, мы решились на эксперимент. Мы не делаем своих клиентов своими заложниками, поэтому придумали открытый стандартизированный формат .board и подготовили его описание. Теперь любой сервис для работы с онлайн-досками может его поддержать, чтобы дать возможность пользователям разных систем делиться своей работой.

Мы уверены, что в скором времени к этому формату присоединятся многие игроки рынка и тогда онлайн-доски действительно станут четвертым инструментом в офисном пакете, не только в рамках Битрикс24, но и на любой другой платформе.