Как я трижды меняла таск-трекер для своего агентства и не сошла с ума

Теперь все как на ладони (и минус один проджект). Рассказываю, как внедрила систему управления задачами YouGile и почему вообще ее выбрала после Trello и Notion.

Привет, я Настя, основатель и главред студии контента МОРЕ. По своей натуре я контрол-фрик: мне крайне важно, чтобы все задачи были записаны. Доходит до того, что я записываю личные дела типа “Поговорить с моим парнем” или “Покормить бездомную собаку”.

В общем, как вы поняли, без таск-трекера мне никак.

Когда-то я работала в редакции бизнес-издания и мы начинали с гугл-календаря. Это было очень примитивно, но полезно: мы планировали ежедневные тексты в календаре и они не терялись. Но некуда было девать бэклог, не было подзадач и многого другого. В общем, это конечно была не система управления задачами. Зато в редакции были прозрачные KPI ― 1 текст с автора в день, запутаться было трудно.

Затем мы перешли в Битрикс24. Точнее, перешла вся компания, включая продавцов, финансовый отдел, СЕО ― всем было чем заняться. Но был огромный минус: внедрение Битрикс ― это целый процесс, с совещаниями по обучению, бюджетом на внедренцев и многим другим. Мы в редакции продолжили использовать его примерно как гугл-календарь, только продвинутый.

И вот я ушла на фриланс, затем создала студию контента. У меня появилась свобода выбирать и я начала с простой и классной штуки ― Trello. Здесь я задержалась года на два или три, притянув команду. Мы работали на одной доске: Бэклог ― В работе ― Редактура ― Согласование ― Готово ― Оплачено. Были довольны, но не хватало более широких возможностей внутри задач ― например, возможность их обсудить, уточнить.

В этот период я стала часто натыкаться в Notion. Многие клиенты высылали ТЗ и туториалы прямо оттуда. Я была в восторге. Тексты для нас ― основная часть работы, и в Notion мы смогли генерировать их прямо внутри. Я всерьез думала отказаться в гуглдоков и начать вести все проекты в Notion, но меня бесила емкость бесплатной версии.

Вроде бы, мы создавали не так много задач, но бесплатной версии не хватало. Решалось это только удалением документов без возможности восстановления. Так я удалила свое многолетнее портфолио. Я уже была готова заплатить, но тут Notion ушел из России.

Переход на новый таск-трекер ― задача всегда срочная (у меня да, а у вас?). Мне хотелось буквально за час найти альтернативу, зарегаться и начать работать. Увы, процесс затянулся.

Сначала я решила не усложнять и стала искать наиболее похожие аналоги Notion. Нашла Yonote и воодушевилась. Мне стоило что-то заподозрить, когда кнопка “Начать” зависла и сайт лег. Импорт задач затянулся на полдня. Мы бросили и перенесли их ручками.

А через день половина задач с доски пропала. Я успокаивала себя тем, что в крайнем случае сотрудники восстанут и придут с требованием денег ― так мы и узнаем, чем они занимались…

Далее я выбрала WEEEK. Зашла и сразу попала на онбординг. Система при регистрации спрашивает размер команды, твою роль и нишу, дает видеоинструкцию. Я получила доску и первые пуши, которые заботливо объясняли, что делать.

Мне понравилось, что задачу можно описать по типовым пунктам. В задаче также незаменимы комментарии, потому что креативной команде без пожеланий и уточнений работать трудно.

Важен и раздел документы. Целая база знаний по проекту! Отдельный плюсик блоку “идеи и заметки". Креативным людям важно иметь пространство не только для порядка, но и для потока хаотичных набросков.

Мне многое понравилось, но оставалось ощущение перегруза. Система наседала со своими предложениями ― улучшить до PRO, пригласить команду, мигрировать из других систем и так далее.

Мы также не влезли в бесплатные лимиты (до 5 человек). Самый дешевый тариф не подходил, вышло 45 000 руб на 9 человек при оплате за год или по 4 700 помесячно. К Weeek я пока не прикипела, поэтому села посмотреть альтернативы.

В YouGile работает мой парень ― когда-то использовал систему в строительной компании, а теперь в ИТ. Он услышал мое нытье о таск-трекерах и посоветовал попробовать.

YouGile быстро позволил начать работать. Никаких приветственных писем, туториалов, ― сразу бери и делай.

Я сразу же руками (научена уже) добавила все тексты в продакшене, расставила дедлайны, авторов, гонорары. Добавила команду. Регистрация и перенос задач (кроме архива) заняли не более часа.

На 9 человек система управления проектами не выдала никаких ограничений, не было пуша о покупке платной версии и так далее. YouGile оказался полностью бесплатный на команды до 10 человек.

Мы ограничились четырьмя досками на общие задачи (Полезные документы, Задачи авторов, Маркетинг и Остальные задачи aka Развитие), а также создали отдельные проекты под комплексных клиентов. Удобно, что можно настроить фильтр только на свои задачи и видны только они. Так освобождается голова.

Базы знаний в YouGile не нашлось, поэтому мы ее прикрутили в формате доски “Полезные документы”. В целом, сносно, можно пользоваться.

Появилась классная функция ― в каждой задаче автоматически подкручен чат. Сразу можно что-то написать дополняющее. Еще лучше, чем комментарии.

Особенно эту функцию оценила моя ассистентка Маша. В нашем чатике в Telegram всегда было ощущение перегруза. Для некоторых задач мы создавали группу в Telegram на нас двоих. Теперь это стало не нужно.

Есть ощущение, что YouGile не хочет меня перегрузить и лишь ненавязчиво напоминает справа вверху о том, что где-то там меня ждут сообщения. Нет призывов улучшить тариф, мигрировать из Notion, чего-то там прикрутить. Мне нравится, что почти все написанное на рабочем пространстве ― написано мной, а значит создано под меня.

В YouGile я нашла библиотеку расширений, т.е. дополнительных функций. Самое удобное, что включать их можно только если они тебе нужны. Не отключать ненужное, а включать нужное ― видите разницу? Там есть постановка задачи из Telegram, согласование задачи, лимиты задач и многое другое. Коротко поделюсь, что наиболее заинтересовало (не только из расширений, но и из базовых функций).

1) Голосовые и расшифровка

В чате внутри системы (в мобильной версии) есть функция записи голосовых, и расшифровка у них мгновенная. Очень удобно и даже более качестве, чем в телеге. Так я стала чаще заходить в чат и записывать голос там.

2) Запись видео с экрана

Классная возможность разобрать задачу на пальцах: показать недочеты, потыкать примеры, уточнить тз. Пользуемся редко, но иногда полезно, особенно когда речь об описании чего-то с экрана: например, разбор текста или изучение продукта клиента.

3) Тайм-трекинг

Это чудо, которое может отсчитывать время, потраченное на задачу. Для меня это возможность принимать управленческие решения (например, увидеть, сколько реально уходит на правки) и какой-никакой контроль. Конечно, система не делает снимки экранов сотрудника и не может подловить на вранье, но оценить загрузку помогает. И тогда на слова автора, что он будет писать три дня, я могу поспорить, что управится и за два.

Внедрение ― большая проблема таск-трекеров. Ведь если команда не будет пользоваться системой, то зачем она нужна?

И уж тем более не должно быть никаких обучений, инструкций. Поверьте, никто не будет их проходить. Кое-как сотрудники согласятся, если вы отодвинете их задачи и оплатите их время на это обучение. Помню, когда мы работали в Битрикс, мои задачи мне никто не отодвигал.

Во внедрении YouGile в работу сотрудников я выбрала гибридный подход.

1) Для проджектов и редакторов

Управление задачами ― это и есть их задача. Их нужно было погрузить в YouGile обязательно.

Я перешла на режим “нет задачи ― нет работы”. Менеджеры получили задачу “Организовать проекты в YouGile” с описанием, что именно я хочу и как мы будем работать.

Далее я приходила в чат Telegram с напоминанием: “Привет, что у нас с проектом Х? Вижу, что текст Х еще на стадии подготовки и дедлайн прошел, что с ним не так?”

Одна из моих менеджеров любит порядок и быстро влилась в работу, второй был не настроен вести проекты. Именно YouGile показал мне, что у него в приоритете редакторская функция, а упорства и бодрости проектного менеджера у него нет. Дело не в таск-трекере ― он бы и без него не двигал проект. В результате я “уволила” его с ведения проекта и оставила редактором.

2) Для авторов

Авторы были добавлены в систему и просто информированы о том, что она есть. Доска понятна интуитивно, никаких обучений я не проводила.

Для меня не так важно, где они примут задачу: в телеге или в YouGile. Поэтому делала так: ТЗ я создаю обязательно в YouGile, но задачу высылаю ссылкой в Telegram. Так автор гарантированно информирован о задаче. Не будет такого, что автор не увидел или забыл зайти в систему. Если у автора возникают вопросы на то, что есть в YouGile (например, сроки оплаты), я отправляю его в задачу.

3) Для “бэк-офиса”

Здесь ― о чудо! ― сотрудники сами активно включились. Расскажу на примере ассистентки Маши.

Во-первых, она сходу стала комментировать задачи через чат и скидывать туда результаты работ. Она делает это настолько активно, что я не успеваю просмотреть, и она периодически сомневается, что мне приходят уведомления (а они приходят).

Она стала с удовольствием перетаскивать задачи по доске и даже ставить меня исполнителем. Ей доставляет удовольствие снять задачу с себя и поставить исполнителем меня (в данном случае это означает, что задача ушла мне на проверку, хотя можно было выстроить процесс еще более умно).

4) Для клиентов

Агентства обычно не добавляют клиентов в свои процессы ― они подключаются к процессам клиента. Но в YouGile есть безлимитные гостевые доски ― возможно, однажды придет клиент, с которым мы сможем работать через нашу систему.

1) Скорость. Мы начали работать мгновенно

2) Цена. Для команды моего размера это бесплатно. Напомню, что в Notion нам не хватало страниц для нормальной работы, отчего я снесла много полезного, в том числе страницу многолетнего портфолио. В WEEEK бесплатно только 5 человек, а это очень мало.

3) Удобство коммуникации. Мы оценили возможность переписываться в отдельном чате по каждой задаче. Наши личные чаты разгрузились

4) Прозрачность и наглядность. Как любой нормальный таск-трекер, YouGile показывает жизнь студии как на ладони. Не теряется ничего.

5) Простота. YouGile сложный настолько, насколько вам нужно чтобы он был сложный. Мы начали просто с доски и перетаскивали задачи ― это понятно даже джуну. Когда появилось время покопаться в системе, я добавила тайм-трекинг, напоминания, согласование задач.

Базы знаний. Немного грустно без страниц как в Notion, куда можно залить стандарты работы, редполитику и так далее.

В общем, если вы в поиске системы управления задачами, то гляньте YouGile. А если есть что-то лучше, то поделитесь, чем пользуетесь?