Почему сотрудники перекладывают ответственность — и как построить систему, где задачи выполняются, а планы достигаются

На прошлой неделе я опубликовал пост, в котором вы могли оставить комментарий с описанием проблемной ситуации в работе вашей компании. Обещание было простое: через неделю я дам развёрнутый ответ и предложу решение в формате статьи. Итак, пришло время выполнить джентльменское пари.

Всё, что вы прочтёте ниже, — это мой личный профессиональный опыт, подкреплённый ситуацией, которая была описана в комментарии. Если у вас есть что дополнить, не стесняйтесь — пишите в комментариях. Это поможет другим читателям, даст почву для дискуссии и, возможно, станет основой для следующего разбора.

Чтобы понять, как решать проблему — надо сначала разобраться, почему она возникает. Так как у меня мало данных о конкретной ситуации в вашей компании, я постараюсь дать универсальный и понятный всем ответ. Если вам потребуется более точная рекомендация — задайте дополнительный вопрос в комментариях или запишитесь на консультацию. А пока — разберём основные системные причины:

Судя по описанию ситуации в комментарии «приходишь к сотруднику, а он говорит, что передал другому», видно, чт�� проблема — системная и повторяющаяся. Наиболее частая причина — не зафиксированные функции сотрудников. Когда не определены чёткие границы: кто что делает, за что отвечает и где его зона контроля. Подобное часто встречается в небольших компаниях с численностью до 20 человек, где всё строится на личных договорённостях, а не на формальных правилах.

Если ситуация в компании у вас постоянная, то вам пора внедрять правила работы и начинать контролировать выполнение этих правил, поскольку без правил выполнения работы вы получаете неконтролируемый результат. Чем дольше в компании не внедрены стандарты и регламенты, тем сложнее будет приучить команду работать правильно. Представьте: вы помещаете в комнату 10 детей и просите их не шуметь. Если вы уйдёте и не будете напоминать и контролировать, что они делают, — вы получите соответствующий результат: шум, хаос и, возможно, даже ущерб. Так же и в бизнесе — без рамок и контроля хаос становится нормой.

В вашем комментарии «Это не ко мне — я передал другому. Начинается выяснение, кто за что отвечает, где затык» видна ошибка, которую вы допускаете в ходе постановки задач. Во-первых, вы не указали, в какой системе работаете — это важно, чтобы понять, как ставится и отслеживается задача внутри компании. Во-вторых, видно, что в команде слабый уровень работы со SMART-задачами. Это приводит к типичной проблеме: нет ответственного, нет понятного результата, нет стандарта приёмки работы. Это нормально — не все разбираются в подобных инструментах сразу. Поэтому для исправления ситуации у меня есть готовое решение, которое вы можете применить у себя в работе.

Если у вас нет системы, в которой вы отслеживаете выполнение задач, то первым делом её нужно внедрить в работу. Иначе это не задача, а фикция. Далее — скачайте гайд и проведите на его основе внутреннее обучение команды, чтобы все понимали, как работать с задачами в будущем. Передайте гайд каждому — он должен быть под рукой у всех для проверки. Затем начните проверять выполнение задач по чеклисту из гайда — там есть отдельный пункт, посвящённый этому.

📎 Скачать готовый гайд "Как выстроить работу отдела, чтобы задачи выполнялись, а планы достигались" можно тут — ссылка.

Если в компании не выстроен регулярный операционный ритм по контролю задач и работы отдела, задачи начинают жить в хаосе: передаются устно, теряются в мессенджерах, забываются в заметках. Без понятного расписания встреч, промежуточных сверок и четк��го цикла постановки–контроля–закрытия задач невозможно отследить прогресс и вовремя устранять узкие места. Как результат — сотрудники теряют фокус, задачи буксуют, а бизнес замедляется. Исходя из вашего комментария «Суета, конфликты, бесконечный контроль. Что с этим делать?», можно сказать, что тушение пожаров и решение конфликтов стали постоянным явлением. Чтобы избавиться от этого, в компании следует выстроить корректную работу с командой через системные процессы и регулярные рабочие циклы контроля.

в компании должен быть внедрён операционный ритм, где расписан график работы и проведения встреч. На этих встречах необходимо системно обсуждать текущие задачи, выявлять проблемы и находить решения. Это позволяет сотрудникам видеть, что контроль за их работой и поиск решения вопросов происходят в постоянном и плановом режиме. В целом есть много примеров в интернете можете найти примеры и после адаптировать их под вашу компанию, либо сделать один раз все корректно и перейти на следующий уровень управления - тут я могу вам помочь разработать документацию заточенную под вашу компанию, которая позволит сразу решить текущие проблемы. Решайте сами какой формат вам больше подходит.

Если результат работы сотрудника или отдела никак не измеряется — у него нет привязки между «сделал задачу» и «выполнил план». А значит — в компании отсутствует система мотивации и конечный результат от работы ваших сотрудников не волнует. Скорее всего в вашей компании сотрудники сидят на окладах и нет связки между денежным вознаграждением и результатами работы сотрудника, которые зафиксированы в его функционале. Этот пункт вам в ближайшее время тоже нужно будет внедрять, если вы хотите начать работать системно с привязкой к результатам, до этого момента вы строили семейную компанию - и результат судя по вашему комментарию вас не устраивает.

заведите KPI, связанные с выполнением задач, и регулярно проговаривайте их: «Вот цель месяца → вот задачи → вот зона вашей ответственности». Привяжите результат к выплатам сотрудника — определите, какие KPI для компании являются ключевыми, и за выполнение этих показателей установите больший бонус. Менее значимые метрики можно примировать небольшой суммой или учитывать в составе общего оценочного листа. Если вам требуется помощь в разработке системы мотивации — обращайтесь. Покажу примеры, которые мы внедрили в других компаниях, и какие результаты они дали спустя время.

Не должно быть пересечений и «плавающих» ролей. У каждой задачи должен быть один ответственный — тот, кто доведёт её до результата. Именно он координирует исполнителей, если они подключаются.

Формулировка задач — это навык. Убедитесь, что сотрудники умеют ставить и принимать задачи по схеме: кто, что делает, до какого срока и какой результат считается финальным.

Раз в неделю собирайте команду на короткие встречи для сверки задач и текущего статуса. Это снижает хаос, даёт ощущение контроля и помогает предотвращать просрочки.

постановка → контроль → разбор → обратная связь

Установите понятные KPI, привяжите их к финансовому результату. Важно, чтобы сотрудники понимали: их вклад влияет на итог и может быть материально поощрён. Большие KPI — большая премия. Второстепенные — символическая или комплексная оценка.

Я подготовил подробный гайд, в котором по шагам разобрана система:

🔗 Скачать гайд можно здесь: Как выстроить работу отдела →

Если у вас были похожие истории с перекладыванием задач — напишите, как вы с этим справились. Или опишите, с чем боретесь сейчас — возможно, это тема для следующей статьи 👇