Как фрилансеру получать оплату от иностранного юридического лица: пошаговое руководство

Представим, что вы начали работу на фрилансе и получили задание от зарубежной компании. Наступает следующий этап — оформление документов и оплата. Но как правильно составить договор и выставить счёт?

Где взять чек и нужен ли он иностранному заказчику, какие формулировки использовать в назначении платежа, чтобы соблюсти требования законодательства?

Юлия Батальцева, директор по маркетингу экосистемы EasyStaff, расскажет, как фрилансеру, работающему по системе налога на профессиональный доход (НПД), получать оплату от юридического иностранного лица без лишней нервотрепки.

Компании — не физлица. Там действуют строго регламентированные бухгалтерские процедуры, где для проведения оплаты требуется комплект документов от специалиста: правильно оформленный договор, счет и закрывающие документы.

Если вы не можете предоставить официальные документы, то заказчик вполне может отказаться от дальнейшего сотрудничества в пользу исполнителя, который понимает процесс и умеет работать «в белую». Если вы рассчитываете на стабильные фриланс-заказы, нужно понимать налоговые и юридические аспекты иностранных компаний при работе с фрилансерами.

Существуют сервисы, такие как EasyStaff Invoice, которые упрощают фрилансеру расчеты с компаниями. После регистрации вы сможете выставлять счета и получать оплату в валюте — евро или долларах. У платформы понятный интерфейс, где вы видите все платежи, статусы и документы, а поддержка сервиса проверяет, чтобы платеж был оформлен корректно.EasyStaff Invoice поддерживает и фиат, и крипту (USDT) — это удобно, если вы работаете с заказчиками из СНГ, Европы, США или Азии.

На первый взгляд клиенты-компании кажутся сложнее, чем физические лица, но стоит один раз разобраться в требованиях бухгалтерского и налогового учета, и все пойдет как по маслу. Да, для компаний с юридическим иностранным статусом любой платеж должен подтверждаться соответствующими документами, поэтому важно правильно оформлять каждый этап — от согласования условий до получения оплаты. Давайте разберемся во всем подробнее.

Этот этап важен для вас, как для налогоплательщика. Через ФНС России вы получаете юридический статус и возможность работать официально. Приложение бесплатное, регистрация занимает 10 минут, нужен только паспорт и ИНН. После регистрации вам дается право выставлять чеки и работать с бизнесом законно.

Укажите свое реальное имя, адрес, телефон и способ получения оплаты (карта, счёт, криптокошелёк). Далее пройдите верификацию (это вопрос безопасности, чтобы убедиться, что вы реальный человек).

После верификации вам на почту придет договор с сервисом, который можно использовать в банке, чтобы подтвердить любой перевод средств от EasyStaff Invoice и при необходимости отчитаться в налоговой. Все, теперь вы можете выставлять счета и принимать оплату.

Это может быть письмо на email, сообщение в мессенджере или электронный договор. Главное — зафиксировать объём работ и их стоимость.

Например, SMM-специалисту Анне клиент написал: «Посты выкладываем 3 недели, 2 публикации в день. Бюджет — 25 тысяч рублей». Этого уже достаточно.

Перед тем как выставить счет заказчику, нужно добавить клиента в личном кабинете (зайдите в раздел Invoices и нажмите кнопку Add New). После чего заказчику на почту придет письмо с формой авторизации. Как только заказчик заполнит форму авторизации (можно через Google Account), он появится в разделе ЛК «Customers» и вы сможете создать инвойс. Следите за тем, чтобы данные заказчика в инвойсе совпадали с данными реального плательщика, это важно чтобы сервис корректно обработал платеж. Если возникли вопросы, обратитесь в службу поддержки, квалифицированные сотрудники сервиса помогут с оформлением документов и ответят на все вопросы о работе EasyStaff Invoice.

Клиент оплачивает счет — деньги поступают на баланс сервиса, после чего их можно вывести на карту, счет или кошелек. Учитывайте, что в назначении платежа нужно указать: «Оплата по счету №45 за услуги дизайна». Не «зарплата», не «аванс», а именно «услуги» — это важно.

Вы можете вручную проводить операции в приложении «Мой налог» и оформлять чеки. Чек нужно выдать до 9 числа месяца, следующего за месяцем оплаты. Лучше делать это заранее, чтобы избежать штрафов. Если работаете через инвойс-платформу, направлять чек заказчику не нужно. Просто оформите платеж в приложении и выбейте чек, так доход станет легальным и у налоговой не будет к вам вопросов.

Всё чеки, счета, акты всегда сохраняйте в облаке или на диске. Это ваша защита при любых спорных вопросах и проверках.

Для многих фрилансеров выход на международный рынок кажется сложным — разные валюты, налоговые правила, нестабильный курс, запреты на переводы. Но на практике всё проще: международные платформы помогают фрилансеру работать с зарубежными клиентами так же спокойно, как с российскими. Вам не нужно открывать зарубежное юр. лицо, заводить валютный счет, проходить сложную верификацию в иностранных банках или искать обходные пути. Вот как это работает.

Допустим, вы договорились с заказчиком, сдали ему выполненную работу, и заказчик пропал. Почему? Вот самые частые ошибки, которые совершают начинающие фрилансеры.

Это самая распространённая ошибка. Без счёта ни одна компания не сможет перевести вам деньги официально. У бухгалтера просто не будет основания провести платеж. Счёт — это главный документ, без которого ваши усилия не превращаются в доход.

Сейчас налоговая служба внимательнее отслеживает доходы внутри страны, если вы регулярно получаете оплату от заказчиков и не декларирует ее как доход, вас могут ждать штрафы от ФНС. Для самозанятых в первый раз — на 20% от суммы сделки. Повторное нарушение в течение 6 месяцев грозит штрафом в 100%. Помните об обязательстве формировать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за тем, в котором произведена оплата. При формировании чеков обязательно указывать покупателя как «иностранную организацию».

Даже если всё оформлено правильно, одно неверное слово — и схема ломается. Назначение платежа должно быть четким, но нейтральным. «Оплата по договору от 10.04.2025 за услуги по переводу текста» — подойдёт. А вот слово «зарплата» — табу. Если налоговая увидит «зарплату» в платеже физ. лицу, она может посчитать это трудовыми отношениями, и заказчику придется платить взносы, штрафы, доначисления. Проблемы у компании и минус вам как исполнителю.

Заказчик планирует продолжить с вами работу и просит предоставить все документы, но у вас ничего нет — ни чека, ни счёта, ни договора, только переписка в Telegram. Вариант еще хуже — когда через месяц к вашему клиенту нагрянет проверка из налоговой, а вам нечего ему предложить.

Можно оформлять всё вручную: пересылать ИНН, писать договор в Word, отправлять реквизиты в мессенджере. Но с каждым новым клиентом объемы растут, и следить за документооборотом становится труднее: что-то может потеряться или не сохраниться, до чего-то просто не дойдут руки.

Ваши заказчики ожидают привычных способов оплаты: оплатить счет корпоративной картой, с личного счета или со счета компании, через PayPal, Stripe или переводом на карту или SWIFT. Когда работа с клиентом ведется через EasyStaff Invoice, они получают привычный для них платежный документ — инвойс и оплачивают его удобным способом.

Если они видят, что вы создаете для них благоприятные условия в виде удобного сервиса, то доверие к вам как к специалисту возрастает. К тому же не возник��ет никаких проблем с подтверждающими документами — они выпускаются автоматически. Юридические иностранные лица ценят скорость и простоту: один документ — договор с сервисом; один файл — инвойс; один перевод — оплата, и никаких рисков по налогам.

Такие платформы, как EasyStaff Invoice, помогают получать оплату от зарубежных клиентов легальным и комфортным способом, позволяют выводить средства в любой валюте на счета и карты, а также криптокошельки. Если вы хотите зарабатывать на фрилансе всерьёз — начните с сервисов, которые делают это возможным.