Как подарить сотруднику подарок и не получить штраф
Если хотите поздравить команду с гендерными праздниками, не спешите: за неуместные подарки вас осудят не только коллеги, но и налоговая.
Привет! Это Стас, эксперт сервиса Кнопка. Мы делаем мощный продукт «три в одном»: аутсорсинг бухгалтерии, помощь юриста и бизнес-ассистента — для предпринимателей по всей стране.
Сегодня разбираемся, как дарить подарки на 23 февраля и 8 марта, чтобы к вам не постучалась ФНС. Сегодня мы разберёмся что делать с подарками на 23 февраля и 8 марта, чтобы не было неприятностей с ФНС.
Сперва определитесь: вы дарите подарки в рамках трудовых отношений или нет?
Если в документах (в трудовом договоре или положении о премировании) вашей компании прописано, что за рабочие подвиги вы дарите подарки, значит, вы поздравляете коллег в рамках трудовых отношений. Когда похожих слов в документах нет, значит, подарки выходят за рамки работы.
Разбираемся, что делать в обоих случаях — и нужно ли бизнесу платить налог за свою добрую волю. Спустить на тормозах не получится: если вы что-то неправильно оформили (или не оформили) и тем самым снизили размер налогов компании (например, налог на прибыль), то налоговая в случае проверки заставит доплатить необходимую сумму и выпишет штраф (20% от доначисленного), ещё и пени будут.
41%
Как дарить подарки в рамках трудовых отношений?
Основатели ивент-агентства «Золотая чаша» решили: сотрудники будут как семья. А в семье особые отношения. Так в положении о премировании и появилась фраза о вознаграждении сотрудников не только по праздникам.
Директор агентства Николай подписал приказ о вручении подарков. В нём он указал, что в честь Дня защитника Отечества вручает подарки сисадмину Сергею и захвозу Юрию, и написал стоимость подарков: 500 рублей за каждый праздничный набор пены для бритья и носков.
После этого Николай составил ведомость, которую нужно использовать в качестве приложения к трудовому договору (в зависимости от того, где прописано вознаграждении сотрудников). По этой ведомости Николай и вручил презенты. Сисадмин Сергей и завхоз Юрий расписались за получение подарков.
Порядок действий:
Сделать приказ о вручении подарков. В документе нужно назвать повод для подарков, их стоимость и список сотрудников, которым повезёт.
Подарки нужно раздать по ведомости и приложить её к договору. Собрать подписи.
А что с налогами?
НДФЛ: 13% придётся удержать со стоимости подарка. Сисадмин Сергей получит свою зарплату после 23 февраля на 65 рублей меньше (500 рублей — 13%).
А вот завхоз Юрий увольняется, и «Золотая чаша» уже ничего ему не заплатит. В таком случае в налоговую нужно сообщить о том, что налог на доход физических лиц удержать невозможно.
Страховые взносы: необходимо рассчитать со стоимости всех презентов.
Налог на прибыль при ОСНО: его можно уменьшить, потому что стоимость подарков учитывается в расходах. НДС при ОСНО не начисляется.
Налог при УСН: как и в случае с налогом на прибыль при ОСНО, его можно уменьшить. Стоимость подарков для этого нужно не забыть указать в расходах.
Как дарить подарки не в рамках трудовых отношений?
45%
Редакция журнала «Позови меня с собой» решила не заморачиваться со включением в трудовой договор строчки о вознаграждении сотрудников за заслуги на работе. Поэтому директор журнала Ольга составила приказ о вручении подарков. Подарки будут дарить на 8 марта всем сотрудницам редакции. Главному редактору Елене и двум журналисткам Наталье и Оксане подарят косметические наборы за 500 рублей.
Наборы вручили по составленной ведомости. На всякий случай, чтобы у налоговых не возникло вопросов, директор Ольга составила договор дарения, в котором написала всех сотрудниц, кого она решила порадовать. Ведомость осталось просто приложить к этому договору. Ольга — молодец, все сделала по уму.
Порядок действий:
Подготовить приказ о вручении подарков.
Сделать договор дарения. Можно на каждого сотрудника, а можно объединить всех в один документ. Это очень важно особенно, если стоимость каждого подарка (вдруг!) превышает 3 тысячи рублей.
- Подарки нужно раздавать по ведомости. Ведомость должна стать приложением к договору дарения.
А что с налогами?
НДФЛ: если подарки стоят дороже 4 тысяч рублей, удержите налог. Если вы успели с начала года вручить кому-то презенты общей стоимостью в 4 тысячи, нужно удержать 13% в ближайшую выплату. Если же зарплаты не предвидится (журналист Оксана увольняется, например), придётся рассказать в налоговой, что налог удержать невозможно.
Страховые взносы: оплачивать не надо.
Налог на прибыль при ОСНО: подарки не получится учесть в расходах.
НДС при ОСНО: начисляется на стоимость производства или покупки подарков без НДС. Или, если дарите товары собственного изготовления, на себестоимость. Счёт-фактура составляется в одном экземпляре на все подарки.
Налог при УСН: увы, налог уменьшить не выйдет: стоимость подарков нельзя учитывать.
Бонус: вы хотите поздравить с гендерными праздниками еще и контрагентов. О чем нужно помнить?
Если дарите подарки с логотипом компании дороже 100 рублей, не забудьте составить договор на производство рекламной продукции с логотипом или названием вашей компании. А ещё приказ о раздаче подарков в рекламных целях поставщикам, покупателям, деловым партнёрам.
Юрлицам нельзя дарить подарки дороже 3 тысяч рублей. Такие презенты запрещены Гражданским кодексом России.
На всякий случай составьте договор дарения, особенно если продукция для неограниченного круга лиц дороже 3 тысяч рублей.
- Если вы кому-то из работников (не своих) подарили с начала года презентов общей стоимостью больше, чем 4 тысячи, придётся заняться неблагодарным делом. Нужно рассказать об этом налоговой, чтобы с его дохода удержали НДФЛ.
Нюансы с оплатой налогов можно посмотреть здесь. Но главное — дарите подарки с душой и к месту. Тогда волокита с документами будет приятной:)