Обычный «Гугл док». Три колонки по примеру канбана: ToDo, In Progress, Done.

ToDo:

— условно (ах если бы...) бесконечный список, вношу всё туда;

— вверху самые важные дела — ревью раз в неделю-две;

— если есть дедлайн или имя, то пишу: дата-имя-дело;

— если важно что-то не забыть, помечаю цветом.

In Progress:

— вечером или утром перетягиваю сюда список дел на день;

— вверху самые важные дела.

Done:

— перетягиваю то, что сделано, сюда;

— стараюсь, что бы 3-5 единиц были действительно значимыми действиями, а не просто «не забыть, отправить, поговорить».

Все регулярные ивенты не в списке, а в календаре. В календаре внесено время работы со списком. И обед там же — обязательно, иначе есть некогда.

P.S. Чем длиннее список, тем чаще сбоит, но пока ничего быстрее и удобнее для себя не придумал.