Методика MeetBuster: как не сойти с ума от встреч
«Как же достали эти созвоны» © Чуть более, чем каждый человек, работающий за компьютером
Как сказал Джейсон Стэтхем (а также Ленин, Толстой и Омар Хайям) : "Нет большего зла, чем встречи ради встреч". Неэффективные, хаотичные, с кучей разрозненных задач, из которых вся команда выходит выжатой, и нужен еще час, чтобы переключиться на другие задачи.
Поделимся методикой MeetBuster, которую мы разработали, чтобы сделать встречи не двухчасовым злом, а полезными 30 минутами. Поехали!
Врага нужно знать в лицо
В какой-то момент у любого лида или менеджера рабочий календарь превращается в сплошную череду митингов, стендапов, воркшопов и встреч 1 на 1. Больше людей, больше вопросов, больше задач.
Рисовать, “кодить”, продавать — становится некогда, но это только полбеды. Постепенно этот хаос начинает пожирать ресурсы мозга и влиять на эффективность.
А неуправляемость и отсутствие понятной структуры превращает такие совещания в вампиров – после них нет энергии, нет ресурсов решать задачи, да и на сами встречи идти не хочется.
Знакомая картина? Для нас да. И это чуть не стоило бизнеса одному из кофаундеров проекта. Поэтому мы создали MeetBuster и хотим поделиться с вами.
Что такое MeetBuster?
MeetBuster – это методика улучшения эффективности встреч и совещаний, с помощью которой легко:
- Выходить со встреч отдохнувшим, а не уставшим;
- Успевать много сделать (а не сказать) за время встречи;
- Сократить время встречи.
Она состоит из:
- Аналитики;
- Индивидуальных шаблонов встреч (сейчас в Notion);
- Best practices до, во время и после встреч.
Работа начинается с аналитики болей в конкретном бизнесе или департаменте и глубинных интервью с руководителями. Это поможет понять проблему и ее причину.
В период от 2-х недель до месяца проходит адаптация – и шаблонов под команду, и команды к шаблонам. При этом, можно создавать разные типы встреч (sync, daily meeting, PBR, planning, one2one и другие) и делать из них свои шаблоны.
Иван Серебренников, дизайн-лид в BeInCrypto, кофаундер MeetBuster:
«Сервис родился из внутренней потребности. Кроме стартапов, в моем управлении несколько дизайн-команд, каждая со своим пулом задач и сегментом ответственности.
Вместе с моим коллегой мы строим дизайн-департамент. И в какой-то точке развития столкнулись с мешаниной из множества вопросов, задач и новостей. Мы просто сидели час-полтора и разгребали 40-50 задач. С шаблоном за час стали успевать довольно много. Сейчас встречи сократились до 30 минут, и, в основном, мы уходим раньше.
В результате, мы эволюционировали от состояния «не хочется на встречу, она сложная, трудоемкая, занимает много времени» до того, что мы приходим, решаем все за 20 минут и уходим отдохнувшие, в хорошем настроении».
В дальнейшем - это система, в которой будет аудио- и видеосвязь, встречи происходят в режиме одного окна, планировщик, фреймворки для проведения встреч и борд с результатами.
Какие проблемы помогает решать?
Валентин Смолин, Product-manager PeopleDo и ex-eLama, кофаундер и создатель методики MeetBuster:
«Мы опросили лидов из 10-ти компаний. Проблемы примерно одинаковые - куча встреч проходит не про то, про что компании нужно.
Кроме того, после встречи сотрудники, не получив ответа, уходят демотивированными. Они потратили время впустую и будут делать задачи, связанные с этой встречей и ее неэффективностью.
И это глобальная история, которая съедает ресурсы. Поэтому наша методика помогает планировать, проводить встречи, работать с результатами и целеполаганием. В конечном счете, она напрямую влияет на продуктивность команды и бизнеса в целом».
Зачем использовать MeetBuster?
Валентин Смолин, Product-manager PeopleDo и ex-eLama, кофаундер и создатель методики MeetBuster:
«Мы проанализировали свойства продукта по модели Кано, опросили тестовых пользователей и вот, за что нас выбирают»:
1. Онлайн и оффлайн встречи продуктивнее в 2-3 раза. В BeInCrypto за 30 минут по шаблону команда успевает обсудить 10-15 задач, а до внедрения за час проходили только 5-6.
2. MeetBuster экономит время в 2-3 раза – команда сократила встречи от 1-2 часов до 30 минут, при этом, результативность стала выше.
3. Сервис помогает определить и убрать лишние/не нужные встречи и фокусироваться больше на основных рабочих задачах.
4. Высвобождается ресурс ключевых членов команды и руководителей, который раньше тратился на дизайн встречи.
Мы тестировали и поняли это с Иваном, дизайн-лидом BeInCrypto, у которого в день около 5-8 часов занимают встречи, как 1 на 1, так и с командой из 6-10 человек.
5. Повышается работоспособность, особенно, если встреч большое количество каждый день. Все проходит легко и понятно, мотивация и уровень удовлетворенности сотрудников от встреч внутри компании тоже растет. Это больше не вселенское скучное зло :)
6. Не теряются все важные вопросы в повестке и всегда хватает времени, чтобы обсудить все запланированное. Шаблон с решениями помогает вспомнить, что было на предыдущей встрече.
7. После встреч по шаблону MeetBuster у сотрудников более ресурсное состояние - им не нужно дополнительное время, чтобы настроиться и переключиться на другие задачи.
Как начать пользоваться?
У нас есть позитивный фидбек от, например, VK и BeInCrypto (World Top-3). Продукт сейчас проходит доработку, мы видим его как облачную платформу и стремимся к этому. Поэтому было бы интересно потестировать его версии в различных типах бизнеса.
Вы решите свои боли, связанные с хаотичными встречами, а мы получим хороший кейс и адекватный фидбек. Профит!
Напишите Валентину:
”Привет, в моей команде есть проблема со встречами”
tg: @meetbuster
И подписывайтесь на наш телеграм-канал
Не до конца ясен принцип работы, но цели и идеи сформулированы неплохо , так что даже сама статья даёт возможность задуматься над эффективностью и стратегией взаимодействия
Привет! Спасибо за хорошие слова.
Методология достаточно обширная, поэтому будем раскрывать постепенно, в т.ч. в кейсах.
А еще нам можно написать и задать вопросы в телеграм!
Хорошее дело делаете, спасибо за лайфхаки, надо брать себе👍🏼
Спасибо за фидбек, если есть вопросы - у нас есть телеграм ;)
ничего не понял, вроде русский язык, а я не понимаю что в итоге , где можно протестировать.
Хотите дам вам уже реализованный продукт, который на днях вышел на продуктханте и где можно делать шаблоны встреч?
https://sesh.com/ - честно еще сам не тестировал, но там кажись тоже самое что у вас. Хотя я не понимаю что у вас)))
Аналогично)) Описали быть хоть кратко что как. Вместо этого надо какой-то запрос делать с непонятно какой потенциальной эффективностью.
Спасибо за ссылку!
Возможно, путаница возникла, потому что сейчас продукт - это "консалтинг + шаблоны Notion + методика", он зависит от специфики компании.
Поэтому на вопрос "где" потестировать?" Вы ответили верно, скачать условное "приложение" пока негде.
Но можно написать нам в телеграм - и мы проведем аналитику и выдадим методику.