Долой бумажные доверенности! Да здравствуют электронные?
Электронная доверенность для электронной подписи. С сентября этого года вводятся новые правила использования ЭП для работников организаций. Сотрудники должны будут подписывать документы подписью физлица вместе с электронной ― машиночитаемой доверенностью. Собрали всё, что известно про МЧД на данный момент. Если у вас есть сотрудники, которые подписывают электронные документы от имени организации, а вы еще не в курсе изменений ― этот статья для вас.
Евгений Баталин
менеджер по продукту ЕГАИС ИТ-компании “Эвотор”
Сейчас сотрудники могут подписывать электронные документы c квалифицированной электронной подписью ЮЛ или ИП. Поправки в № 63-ФЗ (№ 476-ФЗ) вводят новую практику. С 1 сентября 2023 года сотрудники должны использовать электронную подпись, оформленную на сотрудника как на физлицо. В такой подписи нет указаний на организацию ― только ФИО и ИНН конкретного пользователя. Чтобы иметь возможность заверять документы организации, ему понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД) от руководителя.
Подпись для физлица и лица, действующие от имени организации, можно выпустить в удостоверяющем центре (список УЦ). Для ее выпуска нужны: паспорт, СНИЛС, ИНН.
Налоговая выпускает подписи для руководителей организаций, ИП и нотариусов
Что такое МЧД?
МЧД — это электронная доверенность, подписанная КЭП руководителя организации. Она подтверждает, что у сотрудника есть разрешение подписывать электронные документы от имени организации. Электронную доверенность нельзя подделать, зато можно отозвать в любой момент, например, если сотрудник уволится.
МЧД ― электронный документ в формате XML
Минцифры разрешает использовать документ в формате pdf для тех информационных систем, где нет автоматической обработки и визуализации данных о полномочиях или даже позволяет информационным системам использовать другие форматы (Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858).
Как бумажная доверенность выдается только на определенные действия, так и МЧД. Перечень полномочий будет прописан в МЧД. Со всем списком полномочий можно ознакомиться здесь. У каждого полномочия должен быть свой уникальный идентификатор, наименование и дата включения в классификатор. Предполагается, что информацию о полномочиях конкретного сотрудника можно будет проверять на Госуслугах.
Как выпустить МЧД?
Пока выпустить МЧД можно только для налоговой. На сайте ФНС России уже работает сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме». С его помощью можно оформить МЧД для предоставления отчетности и иных документов в налоговые органы. Сервис позволяет сформировать МЧД в виде файла и скачать его.
Для создания МЧД в этом сервисе нужно внести следующие данные:
- Наименование и номер;
- Информацию о доверителе, если это ФЛ или ИП: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП; если это российское ЮЛ: наименование, адрес юрлица, ИНН, ОГРН, КПП, ФИО и СНИЛС руководителя; если это иностранное ЮЛ: наименование, адрес юрлица, ИНН при наличии, регистрационный номер и ФИО руководителя;
- Информацию о представителе: ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН;
- Дату создания;
- Срок действия документа (при наличии);
- Полномочия представителя с идентификаторами по классификатору или в ином виде, если они не указаны в классификаторе;
- Данные об информационной системе, в которой можно проверить информацию о досрочном прекращении действия документа;
- УКЭП, с помощью которой подписали документ;
- Возможность передоверия документа.
Во всех сервисах, где используется ЭП, должна появиться возможность прикладывать к каждому документу МЧД. На основе МЧД, предложенной налоговой, можно разработать собственный вариант МЧД для работы с контрагентами в ЭДО.
Сейчас пока нет единой схемы по использованию МЧД. К примеру, ЕГАИС официально пока не работает с МЧД , “Честный знак” проводит тесты.
Мы следим за пилотами информационных систем, с которыми интегрированы сервисы Эвотор (ЕГАИС, "Честный знак"), и также планируем технические решения по работе с подписями и МЧД в этих системах.
Что делать до 1 сентября 2023 года?
- Сотрудники могут использовать прежние действующие ЭП.
- Рекомендуем провести аудит всех процессов, где сотрудники используют ЭП: информсистемы госструктур, налоговая, ФСРАР (ЕГАИС), Честный Знак (маркировка), различные электронные площадки и сервисы, ЭДО. Проверьте, готовы ли эти системы для работы с МЧД. Начинайте планировать выпуск новых подписей и МЧД.
- Уже можно выпустить МЧД для налоговой и протестировать новую схему работы ― ЭП физлица плюс МЧ.