Увольнение сотрудника: как не потерять важную информацию
Уход сотрудника из компании — совершенно обычная часть рабочей рутины, с которой рано или поздно сталкивается любая организация. От того как в компании настроен процесс передачи дел от уволенного сотрудника к его коллегам зависит эффективность работы всего отдела: придется ли оставшимся специалистам перерабатывать, не сорвутся ли сроки в проектах, будут ли выполнены в полном объеме контрактные обязательства и прочее.
В этой статье мы расскажем, как правильно выстроить работу с документами, чтобы уход специалиста, даже ключевого, сопровождался минимальной потерей его знаний и результатов работы.
Существует ли проблема на самом деле?
Руководители подразделений часто говорят о проблеме поиска нужных документов после увольнения сотрудника, но при этом редко могут объяснить, почему так вышло.
В известном исследовании IDC приводится интересная статистика: треть (36%) рабочего дня тратится сотрудниками на поиск и консолидацию информации, и только в половине (56%) случаев эти действия приводят к успеху. Одна из причин такого положения дел раскрывается в другом исследовании — от компании PwC: 7,5% от всех документов в организации попросту теряются. Поэтому не удивительно, что поиск и изучение информации, которая осталась после увольнения специалиста, занимает так много времени.
Почему так сложно разобраться в документах уволенного сотрудника и что можно с этим сделать?
Каждый человек по природе своей уникален, также уникальны его методы работы. На них влияют профессиональный опыт, навыки и, конечно, правила, принятые в компании. Разберем распространенные причины возникновения сложностей с документами ушедших из организации сотрудников.
Ситуация № 1: Сложно найти нужную информацию, так как неизвестно название документа или папки на компьютере уволившегося сотрудника.
Причина: План передачи дел используется только как формальный документ, «для галочки».
Что делать: При подготовке плана подробно отразить состояние документов и статус каждой задачи специалиста. Использовать данный подход особенно важно, если речь идет о ключевом сотруднике.
Мы рекомендуем придерживаться следующих рекомендаций при формировании плана (в данном случае не рассматриваются правила информационной безопасности или юридическая сторона вопроса):
- Составить перечень процессов и задач, в которых задействован специалист.
- По каждому пункту перечня определить такие параметры:преемника, если он уже есть;срок передачи дел;текущие статусы и последующие шаги в системах управления процессами (CRM, СЭД, ERP и др.);список документации и статусы готовности;роли и контакты участников;замечания от преемника и срок устранения проблем, а также фиксация факта исправления всех замечаний.
- Контролировать сроки и качество выполнения плана.
Такой подробный документ и ответственный подход к его исполнению могут минимизировать возможные проблемы после ухода специалиста.
Примечание: Нижеприведенные рекомендации позволят сделать процесс управления корпоративным контентом более прозрачным и управляемым, а значит упростить не только передачу дел при увольнении сотрудника, но и многие другие процессы: вступление в должность нового специалиста, реализацию нового проекта, выпуск новой продукции, реализацию новой услуги и т. д.
Ситуация № 2: Непонятно, где искать итоговую версию документа, а также как найти текст в *.docx, если в рабочей папке только скан-копия в *.pdf.
Причина: В компании много систем для хранения и работы с документами (более трех).В ходе исследования пользовательского опыта удалось установить, что сотрудники чаще всего используют собственный компьютер, электронную почту и общую папку на сервере для хранения и передачи файлов. Кроме них также применяют СЭД, ТОиР, системы автоматизированного проектирования и другие. Довольно сложно понять, в какой из систем искать нужный документ и где хранится самая последняя версия.
Что делать: Навести порядок в информационных системах.Такую работу нужно проводить поэтапно, избегая кардинальных перемен в использовании привычных системам компании. Для начала необходимо установить несколько простых правил и оповестить о них всех сотрудников:
- Все значимые документы, получаемые по разным каналам (электронная почта, мессенджеры, ЭДО), должны быть сразу перенесены в соответствующую систему. Позже этот процесс можно автоматизировать.
- Все разрабатываемые и обновляемые значимые документы сотрудник должен выкладывать в общее пространство, выделенное для подразделения (например, на сервере), сразу после завершения работы над ними.
- Поручить сотруднику (например, администратору) создать и держать в актуальном состоянии простой информационный документ в виде таблицы со следующими полями:наименование системы,назначение системы,типы хранимых документов с кратким описанием,ответственный сотрудник, которому можно задать вопрос по теме.
В итоге будет создана «Карта маршрутов», которая представляет собой такую схему:
К этому документу сможет обратиться любой специалист, чтобы самостоятельно решить свой вопрос.
Ситуация № 3: Есть хранилище документов, но найти необходимую информацию в папке быстро не получается.
Причина: Отсутствие общих правил хранения критически важной документации для компании.
Что делать: Применить строгую структуру для хранения документов. Если общее информационное пространство для документов есть, а разобраться что и где лежит довольно сложно без знания конкретного названия документа или пути к папке, следует сделать структуру хранения более понятной и соответствующей задачам подразделений. Решение такой задачи может привести к созданию небольшого внутреннего проекта. Для этого необходимо:
- Выбрать специалиста, который сможет составить структуру для хранения документов подразделения.
- В документе в виде простой схемы изобразить существующие принципы хранения документации.
- На основе получившейся схемы составить универсальную структуру папок для хранения корпоративного контента.
В качестве элементов группировки можно использовать типы и виды документов, даты событий, названия процессов или проектов и т. д.
- Выбрать систему, в которой будут храниться или уже хранятся документы, и создать в ней папки в соответствии со схемами хранения документов.
- Выдать сотрудникам необходимые права доступа и перенести документацию в получившуюся структуру.
Важно: Следует определить ответственных за ведение структуры сотрудников и периодически контролировать актуальность данных.
Ситуация № 4: Непонятно, какую версию документа использовать для работы, поскольку из названий копий неясно, где финальный вариант.
Причина: Отсутствует связь между документами, так как нет инструментов для управления версионностью, принадлежностью к процессу или проекту.Это наиболее популярная причина путаницы в версиях документов, которая осложняет сопоставление сканированных итоговых документов с их редактируемыми исходниками.
Что делать: Использовать информационные системы с функциями совместной работы и контроля версий. В статье «Как организовать совместную работу с документами в компании, если нельзя использовать Google Drive и другие популярные сервисы?» мы уже рассказывали о вариантах решения этой задачи. В условиях распределенной работы важно использовать современный инструмент, который обеспечит возможность совместно трудиться над документами. Хорошим выбором может стать использование коробочного решения, в котором реализованы следующие возможности:
- управление структурой хранения документов,
- управление атрибутами документов,
- ведение версий документов (не файлов),
- доступ к документам по ссылке.
Ситуация № 5: Информация быстро становится неактуальной после увольнения ответственного сотрудника, так как документы появляются в информационных системах компании с опозданием или не обновляются.
Причина: Отсутствие или нечеткое понимание правил по передаче прав доступа сотрудникам в системах для работы с документами.Именно эта причина приводит к проблемам с доступностью документов, сложностям в поддержке актуальности информации. Если права доступа может назначать только ИТ-специалист или системный администратор, сотрудники зачастую не спешат обращаться к нему, а предпочитают отправлять друг другу документы по почте или создавать новые версии.
Что делать: Предоставить бизнес-пользователям возможность самостоятельно управлять правами доступа к информации.В идеале используемая система для работы с документами должна обладать следующими функциональными возможностями:
- У сотрудника должно быть свое рабочее пространство для работы с документами: и материалами, и черновиками.
- Сотрудник должен иметь возможность поделиться своими документами самостоятельно, без участия администратора.
- Общее пространство должно иметь четкую контролируемую структуру для работы с документами.
- Для каждой крупной единицы структуры, работающей с документами (например, проекта, подразделения, процесса и др.), должен быть назначен ответственный бизнес-пользователь, а не системный администратор для распределения прав доступа внутри структуры.
Наличие таких возможностей в информационной системе позволит сократить время на организацию доступа к нужной информации для специалистов и сделает процесс контролируемым и управляемым.
Заключение
Используя рекомендации, представленные в статье, можно сократить количество потерянных документов и освободить время сотрудников для решения более важных задач. Организация и контроль работы с корпоративным контентом позволит не только избежать сложностей, связанных с уходом сотрудников, но и быстрее перейти к процессам автоматизации и цифровизации процессов.