Замените Word на конструктор документов

Наверняка многим приходилось заполнять формы договоров, счетов или актов.

Если это просиходит часто, то вам можно задуматься об автоматизации этого процесса, чтобы сэкономить.

Если этим занят не один, а много сотрудников компании, то можно даже не думать - автоматизация подготовки документов вам необходима.

Бывают разные возражения по поводу автоматизации подготовки документов с помощью конструктора:

- конструктор документов - это дорого,

- форматирование сформированного конструктором документа отличается от форматирования шаблона документа, а у нас в компании строгие требования к форматированию документов.

- в шаблоне не учесть всех возможных вариантов.

Разберем эти возражения в отношении внедрения конструктора документов.

Для тех, кто выдвигает первое возражение, мы с помощью low-code платформы Botman.one сделали калькулятор эффективности автоматизации. Посчитайте эффективность автоматизации и сравните с ценой внедрения конструктора документов. Если вы будете сравнивать с ценой конструктора документов от Botman.one, то можете не сомневаться, что внедрение конструкора документов для вас будет прибыльным :)

Причем, обратите внимание на то, что внедряя у себя Botman.one, вы внедряете не только конструктор документов, а целую low-code платформу возможности которой намного шире.

В частности, кроме генераторов документов, с помощью Botman.one можно создавать: чат-боты, экспертные системы, калькуляторы, генераторы диаграмм, системы ответов на часто задаваемые вопросы (FAQ), Телеграм-боты, обучающие системы, тесты, системы онбординга сотрудников и другие полезные инструменты.

Чем большее число сотрудников вашей комании сейчас занято работой, которую можно автоматизировать, тем более прибыльной будет автоматизация.

Если говорить о работе юристов, то даже работу самых низкооплачиваемых юристов есть смысл автоматизировать. Хотя бы потому, что одна ошибка юриста может стоить компании миллионы рублей. А автоматизация позволяет минимизировать ошибки.

Следующее возражение относительно того, что форматирование документа, сгенерированного конструктором, отличается от форматирования имеющегося в компании шаблона документа, не относится к конструктору документов от Botman.one.

В отличие от других конструкторов, для создания генератора документов в Botman.one сами шаблоны документов размечаются прямо в Microsoft Word. Это позволяет сохранить неизменным форматирование документов после генерации документов на основе загруженных в Botman.one шаблонов.

Мы знаем, как важно форматирование документов для юридических фирм и крупных компаний, поэтому, в отличие от других конструкторов документов, не пошли по пути создания своего собственного внутреннего текстового редактора, который сам может произвольно менять форматирование документа. Мы сделали форматирование шаблонов документов в Microsoft Word - это наиболее простой и привычный для всех вариант.

Согласитесь, что это очень просто :)

В шаблоне документа действительно не учесть всех возможных вариантов документа. Это и не требуется.

Нужно учесть в шаблоне документа не все возможные варианты, а те варианты, которые встречаются в работе наиболее часто. Нечастотные условия и положения документа можно внести в сгенерированный документ и вручную. Документы на основе шаблонов генерируются Botman.one в формате DOCX и PDF. Таким образом, вы можете легко отредактировать сенерированный конструктором документов файл в формате DOCX, внеся в него те условия, которые не были предусмотрены в конструкторе документов.

С точки зрения пользы и задач, которые решает конструктор документов, хорошо рассмотреть кейс автоматизации подготовки документов для одного из крупнейших вузов страны.

Проблема

Долгий ручной процесс заполнения документов с большим количеством ошибок и необходимостью перепроверки.

Большое количество документов: договоров с преподавателями и заявок на их заключение.

В формах документов имеется большая вариативность и много полей для заполнения (отдельные пункты, абзацы или фразы должны включаться в документ в случае наличия определенных обстоятельств).

Сложный алгоритм расчета вознаграждения по договорам, необходимость указания суммы налогов в договорах и актах.

Необходимость дублирования всех сумм в документах прописью.

Необходимость сбора большого количества информации: возраст контрагента, образование, дата рождения, программа обучения, количество часов, место проведения занятий и т.д.

Разрозненность хранения документов и информации, сложность поиска.

Данные по юридическим лицам заносятся вручную, что приводит к ошибкам.

Менеджеры забывают приложить к заявке на заключение договора дополнительные документы, без которых договор не должен отправляться в работу (копии паспортов, СНИЛС, свидетельств ИНН, дипломов и других).

Ошибки, допускаемые менеджерами при заполнении документов: указана не вся информация или допущена ошибка в реквизитах / расчетах / суммах прописью и т.п.

Время на отправление документов на электронную почту сотрудников, ответственных за оформление договора, после ввода всей информации и приложения всех документов (нужно сформировать письмо, приложить все документы, указать адресата и отправить).

В случае изменения шаблонов документов или изменений бизнес-процессов менеджеров необходимо переучивать и это ведет к еще большему количеству ошибок.

Решение:

Система для генерации документов и приложения дополнительных файлов, с хранением документов и информации в базе данных.

Функционал:

Автоматическая генерация документов на основе вариативных шаблонов.

Автоматические вычисления по заранее заданным формулам с подстановкой результатов в документы.

Автоматическое указание всех сумм прописью.

Автозаполнение полей и ЕГРЮЛ и базы данных заказчика.

Сохранение введенной пользователем информации в базу данных заказчика для дальнейшего автозаполнения документов.

Возможность задать в шаблонах склонение по падежам.

Возможность приложить к заявке на заключение договора дополнительные документы, без которых договор не должен отправляться в работу.

Автоматическое отправление документов на электронную почту сотрудников, ответственных за оформление договора, после ввода всей информации и приложения всех документов.

Возможность быстрой перестройки алгоритмов в визуальном конструкторе в случае изменения шаблонов документов, добавления новых шаблонов или изменений бизнес-процессов.

Управление доступом сотрудников через ввод пароля.

Но лучше один раз увидеть :)

___________________________________________________________________________________

Таким образом, внедрив конструктор документов от Botman.one, вы получите:

1. Ускорение времени подготовки документов в несколько раз и освобождение сотрудников от рутинной работы, так как данные могут автоматически подставляться в документы из внутренних систем компании (1С, систем документооборота и т.п.), а также из ЕГРЮЛ и прочих источников;

2. Минимизацию ошибок за счет:

- автоматического вычисления по заранее заданным формулам с подстановкой результатов в документы и автоматической расшифровкой всех сумм прописью (например, подстановка в договоры сумм вознагражения, сумм налогов и т.п.);

- сохранения в базу данных введенной сотрудниками при ипользовании конструктора документов информации для дальнейшего автозаполнения новых документов этой информацией;

- контроля ввода информации и прилагаемых документов (не приложив необходимый для комплекта скан документа или не введя нужную информацию, соторудник не сможет продолжить прохождение алгоритма);

3. Автоматическую отправку сгенерированных документов и приложенных к ним сотрудником сканов документов на заданные адреса элекронной почты.

А результат внедрения описан в этом видосе :)

Всем быстрого и безошибочного драфтинга документов!