Без стресса, дедлайнов и каши в голове: 5 секретов продуктивной командной работы
Чем больше команда, тем сложнее решать объемные совместные задачи, которые требуют разного уровня вовлеченности. Но нет ничего невозможного — нужно только знать, какие инструменты помогут все разложить по полочкам. Делимся советами, которые основаны на опыте двух компаний.
Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass. Сегодня мы рассказываем о том, как эффективно организовать работу сотрудников. В этом нам помогает Виталий Чесноков — сооснователь платформы для совместной работы и управления знаниями, документами, задачами TEAMLY.
Позаботьтесь о прозрачности процессов и исключите хаос
Один из главных инструментов команды — удобный корпоративный мессенджер. О плюсах корпоративных приложений и о том, какие варианты можно попробовать, мы подробно рассказали в этой статье, где собрали 15 сервисов для рабочего общения.
Но выбрать приложение — это еще не все. Нужно правильно организовать процесс коммуникации команды. И в этом помогут следующие советы:
- Создавайте отдельные рабочие пространства под каждый отдел и проект, а также чаты под крупные задачи. Такое разделение экономит время и помогает навести порядок в переписках.
- Разработайте правила общения и сделайте их общедоступными. В этих правилах отразите то, что важно для вашей команды: всегда ставить реакции на новости в главном чате, обязательно тегать руководителя при размещении срочной информации, не писать определенные слова и т. д.
- Используйте треды, чтобы обсуждать задачу или вопрос локально, а не в общем чате, вперемешку с другими сообщениями. Так вы избежите хаоса и сможете быстро находить нужную информацию даже через месяцы после ее размещения.
- Разработайте систему быстрых ответов. Для этого удобно использовать эмодзи. Например, сотрудник может обозначить, что взял задачу, изображением гаечного ключа.
- Создайте шаблоны сообщений для самых распространенных задач. Старайтесь сделать их максимально краткими и информативными.
- Используйте чаты для кратких отчетов о проделанной работе. Например, каждый сотрудник отдела продаж в конце рабочего дня может написать, сколько сделок он закрыл, а сколько еще находится в работе.
- Придумайте, как обозначить статусы или должности пользователей в чатах. В этом помогут описание профиля или специальные таблички рядом с именем, если в мессенджере есть такая функция.
- Настройте уровни доступа для каждого рабочего пространства и чата. Добавляйте сотрудников только туда, где требуется их присутствие.
- Используйте для клиентов функцию гостевого доступа, чтобы сократить количество рабочих приложений для сотрудников.
- Добавьте флудилку, чтобы вынести в нее все, что не имеет отношения к рабочим процессам, но чем хотят поделиться участники команды.
Как организовать: для начала подберите корпоративный мессенджер с отдельными рабочими пространствами и тредами, затем пропишите правила общения и проверьте их на практике.
Составьте регламенты для всех сложных процессов
Любой регламент — это чей-то горящий стул в прошлом и попытка не повторить ошибки, которые уже случались. Так что набор правил по каждому сложному процессу — это необходимость.
Поскольку регламенты касаются разных действий и процессов, единого шаблона для них не существует. Но есть общие рекомендации, которыми стоит воспользоваться:
- Четко определяйте цель регламента, а также те ситуации, в которых должен использоваться документ.
- Детально продумывайте алгоритм, благодаря которому пользователь дойдет из пункта A в пункт B. Всегда смотрите на него глазами новичка.
- Пишите простым, максимально понятным языком, без сложных терминов. Особенно это касается правил, с которыми знакомятся сотрудники в процессе онбординга.
- Используйте кросс-ссылки. Не цитируйте в новом документе другие правила, если на них можно дать ссылку.
- Не раскидывайте нужные документы по разным хранилищам, удобнее всего ими будет пользоваться, если они будут помещены в одно пространство. Создавайте несколько пространств, которыми будет удобно пользоваться сотрудникам из разных отделов. Лучше всего делать это в базе знаний, где вы сможете отредактировать не только название каждого хранилища, но и кастомизировать его вид и предоставить доступ тем, кому он необходим. .
- Добавляйте скриншоты, фотографии, схемы, образцы бланков, видео или ссылки на них, а также другую информацию, которая упростит понимание правила или инструкции.
- Задавайте пределы компетенции — указывайте, в каких случаях сотруднику следует обратиться за помощью и где ее можно получить.
Готовые регламенты протестируйте на сотрудниках с разным опытом работы. После этого запросите обратную связь и исправьте те пункты, которые оказались лишними, недостающими или сложными для понимания.
Чтобы собрать регламенты в одном месте, мы рекомендуем использовать сервисы для создания баз знаний.
Присмотритесь к следующим функциям, когда выбираете этот сервис:
- выделенное рабочее пространство под проект или отдел;
- файловое хранилище с удобной древовидной структурой, чтобы искать нужную информацию в несколько кликов;
- систематизация контента по типу, датам размещения, авторам и другим критериям;
- поиск по всем файлам — желательно, чтобы у него была функция исправления опечаток;
- гибкая настройка прав пользователей при общем доступе;
- функция совместного редактирования — это особенно удобно, когда процессы сложные, а команда большая;
- комментирование отдельных фрагментов текста с возможностью переписки в чате;
- создание таблиц, интеллект-карт, диаграмм;
- дополнительные виджеты — например, оглавление, которое очень пригодится при написании объемных регламентов и инструкций;
- качественная типографика — изменение шрифтов, цвета и размера текста поможет выделить нужную информацию и структурировать ее для лучшего восприятия;
- возможность создания обучающих материалов на основе собранного контента;
- интеграция с разными приложениями — корпоративными мессенджерами, CRM-системами и др.
Как организовать: начните составление регламентов с самых простых документов.Когда они готовы, намного проще сделать сложные и объемные инструкции, потому что многие пункты можно сократить до одной ссылки на уже существующий файл. Подберите сервис для размещения регламентов — старайтесь выбирать приложение, которое содержит как можно больше инструментов, которые мы описали. Рекомендуем рассмотреть TEAMLY, L2U InKnowledge или Аспро.Agile.
Организуйте передачу опыта внутри команды
Когда сотрудники разговаривают на одном языке — это бесспорно делает работу более продуктивной. А как быть, если только один или несколько сотрудников в отделе владеют профессиональными инструментами на уровне C2, а остальные еле-еле выгребают к B2?
Чтобы исправить эту ситуацию мы рекомендуем:
- Работать всей командой в одном цифровом пространстве, чтобы у каждого сотрудника был доступ к необходимым документам — так он не только лучше узнает про проекты коллег, но и сможет получить новые знания;
- Попросите ваших hr-ов и более квалифицированных сотрудников создать на платформе для управления знаниями обучающие тесты и курсы, результаты которых потом сможет проанализировать руководитель отдела. Может, необходимо организовать обучение для прокачки скиллов;
- Мотивируйте наиболее профессионально подкованных сотрудников проводить воркшопы для коллег. Выделяете для этого час рабочего времени — эта инвестиция обязательно окупится в будущем.
Как организовать: удобнее всего, если все это можно делать на одной платформе. И документы удобно и структурировано хранить, и интерактивные курсы делать, и таски на проведение воркшопа ставить. Для этих задач мы предлагаем использовать платформу для управления знаниями, которая бы сочетала в себе все эти возможности. Рекомендуем обратить внимание на TEAMLY — единственный продукт на российском рынке, в котором это все можно делать одновременно.
Регулярно организовывайте встречи, чтобы обсуждать успехи
Регулярные встречи, на которых команда обсуждает успехи, решает несколько задач. Они поддерживают хорошую атмосферу в команде, поднимают настроение и закрепляют стратегию поведения, которая направлена на получение результатов.
Чтобы повысить продуктивность таких встреч, воспользуйтесь следующими советами:
- Выделяйте отдельных сотрудников, но все равно обсуждайте достижения всей команды. У вас не должно быть явных «звезд» и «лузеров», тем более они всегда могут поменяться местами. О том, как важно давать правильную обратную связь и какой она должна быть, мы писали в этой статье.
- Избегайте завышенных ожиданий. Даже если сотрудник каждый раз показывает высокие результаты, не транслируйте мысль о том, что так будет всегда. Большие ожидания вызывают стресс, а отсутствие права на ошибку приводит к тому, что команда работает хуже.
- Обсуждайте с командой идеи по поводу того, как сделать работу лучше. Спрашивайте, чего не хватает или что мешает в достижении успеха.
- Обращайтесь к миссиям и ценностям компании, чтобы затронуть глубинные потребности сотрудников.
Как организовать: если вы работаете в офисе, то лучший вариант — это встреча вживую. Командам на удаленке подойдет любой удобный сервис для видеозвонков. Можно выбрать Zoom, Google Meet, iMind и другие. Важное правило для таких встреч — подключение камер. Люди чувствуют себя гораздо комфортнее, когда общаются с другими живыми людьми, а не с картинками или черными экранами.
«Мы в TEAMLY ежемесячно проводим митинги, во время которых все команды презентуют свои успехи и достижения, а для их отслеживания мы пользуемся собственным продуктом — это гарантия того, что он удобный и функциональный».
Используйте AI-ассистентов, чтобы освободить сотрудников от рутины
AI-ассистенты — это отличные помощники в рабочей рутине. Самый яркий пример такого помощника — всем известный ChatGPT. Его можно использовать для создания чат-ботов, анализа и обработки данных, упрощения работы с документами, подготовки контента и даже обучения персонала.
Разработчики многих сервисов понимают, насколько полезны AI-ассистенты, поэтому внедряют виртуальных помощников в свои приложения. Хороший пример — это ассистент по созданию контента в базе знаний. Такое решение совсем скоро появится в TEAMLY.
Искусственный интеллект будет подготавливать краткое содержание больших текстов, составлять списки задач, напишет за вас деловые письма и посты для социальных сетей. Это пример того, как AI-ассистенты берут на себя рутинные задачи и освобождают время сотрудников для более сложных процессов, которые требуют полного погружения.
Как организовать: подумайте, какие простые и ежедневные задачи в своей сфере вы можете автоматизировать и найдите сервисы, которые помогают это сделать.
Чек-лист для эффективной командной работы
Чтобы совместная работа в команде была более продуктивной и менее стрессовой, придерживайтесь пяти правил:
- Выбирайте удобный корпоративный мессенджер. Идеально, если в нем есть выделенные рабочие пространства и треды, то есть возможность обсуждения в комментариях к каждому сообщению.
- Составляйте четкие и понятные регламенты для сложных процессов. Для этого используйте базы знаний с совместным доступом и гибкими настройками.
- Способствуйте обмену опыту внутри команды. Так вы вырастите новых профессионалов и работа не будет зависеть от одного-двух ключевых сотрудников.
- Собирайте встречи, чтобы обсудить успехи команды и отдельных людей. Это не только улучшит настроение в компании, но и поможет закрыть глубинные потребности сотрудников, повысить их мотивацию.
А какие секреты совместной работы есть в вашей команде? Поделитесь в комментариях.
Читайте еще больше полезных материалов на нашем сайте:
Попробуйте корпоративный мессенджер Compass и платформу для управления знаниями и совместной работы TEAMLY. У Compass Доступ для команд меньше 10 человек всегда бесплатный. Для остальных клиентов предусмотрен 30-дневный пробный период без ограничений по функциям. У TEAMLY также есть бесплатные тарифы для команд до 7 человека, а тестовый доступ с полным функционалом доступен на 15 дней.