Без стресса, дедлайнов и каши в голове: 5 секретов продуктивной командной работы
Чем больше команда, тем сложнее решать объемные совместные задачи, которые требуют разного уровня вовлеченности. Но нет ничего невозможного — нужно только знать, какие инструменты помогут все разложить по полочкам. Делимся советами, которые основаны на опыте двух компаний.
Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass. Сегодня мы рассказываем о том, как эффективно организовать работу сотрудников. В этом нам помогает Виталий Чесноков — сооснователь платформы для совместной работы и управления знаниями, документами, задачами TEAMLY.
Позаботьтесь о прозрачности процессов и исключите хаос
Один из главных инструментов команды — удобный корпоративный мессенджер. О плюсах корпоративных приложений и о том, какие варианты можно попробовать, мы подробно рассказали в этой статье, где собрали 15 сервисов для рабочего общения.
Но выбрать приложение — это еще не все. Нужно правильно организовать процесс коммуникации команды. И в этом помогут следующие советы:
- Создавайте отдельные рабочие пространства под каждый отдел и проект, а также чаты под крупные задачи. Такое разделение экономит время и помогает навести порядок в переписках.
- Разработайте правила общения и сделайте их общедоступными. В этих правилах отразите то, что важно для вашей команды: всегда ставить реакции на новости в главном чате, обязательно тегать руководителя при размещении срочной информации, не писать определенные слова и т. д.
- Используйте треды, чтобы обсуждать задачу или вопрос локально, а не в общем чате, вперемешку с другими сообщениями. Так вы избежите хаоса и сможете быстро находить нужную информацию даже через месяцы после ее размещения.
- Разработайте систему быстрых ответов. Для этого удобно использовать эмодзи. Например, сотрудник может обозначить, что взял задачу, изображением гаечного ключа.
- Создайте шаблоны сообщений для самых распространенных задач. Старайтесь сделать их максимально краткими и информативными.
- Используйте чаты для кратких отчетов о проделанной работе. Например, каждый сотрудник отдела продаж в конце рабочего дня может написать, сколько сделок он закрыл, а сколько еще находится в работе.
- Придумайте, как обозначить статусы или должности пользователей в чатах. В этом помогут описание профиля или специальные таблички рядом с именем, если в мессенджере есть такая функция.
- Настройте уровни доступа для каждого рабочего пространства и чата. Добавляйте сотрудников только туда, где требуется их присутствие.
- Используйте для клиентов функцию гостевого доступа, чтобы сократить количество рабочих приложений для сотрудников.
- Добавьте флудилку, чтобы вынести в нее все, что не имеет отношения к рабочим процессам, но чем хотят поделиться участники команды.
Как организовать: для начала подберите корпоративный мессенджер с отдельными рабочими пространствами и тредами, затем пропишите правила общения и проверьте их на практике.
Составьте регламенты для всех сложных процессов
Любой регламент — это чей-то горящий стул в прошлом и попытка не повторить ошибки, которые уже случались. Так что набор правил по каждому сложному процессу — это необходимость.
Поскольку регламенты касаются разных действий и процессов, единого шаблона для них не существует. Но есть общие рекомендации, которыми стоит воспользоваться:
- Четко определяйте цель регламента, а также те ситуации, в которых должен использоваться документ.
- Детально продумывайте алгоритм, благодаря которому пользователь дойдет из пункта A в пункт B. Всегда смотрите на него глазами новичка.
- Пишите простым, максимально понятным языком, без сложных терминов. Особенно это касается правил, с которыми знакомятся сотрудники в процессе онбординга.
- Используйте кросс-ссылки. Не цитируйте в новом документе другие правила, если на них можно дать ссылку.
- Не раскидывайте нужные документы по разным хранилищам, удобнее всего ими будет пользоваться, если они будут помещены в одно пространство. Создавайте несколько пространств, которыми будет удобно пользоваться сотрудникам из разных отделов. Лучше всего делать это в базе знаний, где вы сможете отредактировать не только название каждого хранилища, но и кастомизировать его вид и предоставить доступ тем, кому он необходим. .
- Добавляйте скриншоты, фотографии, схемы, образцы бланков, видео или ссылки на них, а также другую информацию, которая упростит понимание правила или инструкции.
- Задавайте пределы компетенции — указывайте, в каких случаях сотруднику следует обратиться за помощью и где ее можно получить.
Готовые регламенты протестируйте на сотрудниках с разным опытом работы. После этого запросите обратную связь и исправьте те пункты, которые оказались лишними, недостающими или сложными для понимания.
Чтобы собрать регламенты в одном месте, мы рекомендуем использовать сервисы для создания баз знаний.
Присмотритесь к следующим функциям, когда выбираете этот сервис:
- выделенное рабочее пространство под проект или отдел;
- файловое хранилище с удобной древовидной структурой, чтобы искать нужную информацию в несколько кликов;
- систематизация контента по типу, датам размещения, авторам и другим критериям;
- поиск по всем файлам — желательно, чтобы у него была функция исправления опечаток;
- гибкая настройка прав пользователей при общем доступе;
- функция совместного редактирования — это особенно удобно, когда процессы сложные, а команда большая;
- комментирование отдельных фрагментов текста с возможностью переписки в чате;
- создание таблиц, интеллект-карт, диаграмм;
- дополнительные виджеты — например, оглавление, которое очень пригодится при написании объемных регламентов и инструкций;
- качественная типографика — изменение шрифтов, цвета и размера текста поможет выделить нужную информацию и структурировать ее для лучшего восприятия;
- возможность создания обучающих материалов на основе собранного контента;
- интеграция с разными приложениями — корпоративными мессенджерами, CRM-системами и др.
Как организовать: начните составление регламентов с самых простых документов.Когда они готовы, намного проще сделать сложные и объемные инструкции, потому что многие пункты можно сократить до одной ссылки на уже существующий файл. Подберите сервис для размещения регламентов — старайтесь выбирать приложение, которое содержит как можно больше инструментов, которые мы описали. Рекомендуем рассмотреть TEAMLY, L2U InKnowledge или Аспро.Agile.
Организуйте передачу опыта внутри команды
Когда сотрудники разговаривают на одном языке — это бесспорно делает работу более продуктивной. А как быть, если только один или несколько сотрудников в отделе владеют профессиональными инструментами на уровне C2, а остальные еле-еле выгребают к B2?
Чтобы исправить эту ситуацию мы рекомендуем:
- Работать всей командой в одном цифровом пространстве, чтобы у каждого сотрудника был доступ к необходимым документам — так он не только лучше узнает про проекты коллег, но и сможет получить новые знания;
- Попросите ваших hr-ов и более квалифицированных сотрудников создать на платформе для управления знаниями обучающие тесты и курсы, результаты которых потом сможет проанализировать руководитель отдела. Может, необходимо организовать обучение для прокачки скиллов;
- Мотивируйте наиболее профессионально подкованных сотрудников проводить воркшопы для коллег. Выделяете для этого час рабочего времени — эта инвестиция обязательно окупится в будущем.
Как организовать: удобнее всего, если все это можно делать на одной платформе. И документы удобно и структурировано хранить, и интерактивные курсы делать, и таски на проведение воркшопа ставить. Для этих задач мы предлагаем использовать платформу для управления знаниями, которая бы сочетала в себе все эти возможности. Рекомендуем обратить внимание на TEAMLY — единственный продукт на российском рынке, в котором это все можно делать одновременно.
Регулярно организовывайте встречи, чтобы обсуждать успехи
Регулярные встречи, на которых команда обсуждает успехи, решает несколько задач. Они поддерживают хорошую атмосферу в команде, поднимают настроение и закрепляют стратегию поведения, которая направлена на получение результатов.
Чтобы повысить продуктивность таких встреч, воспользуйтесь следующими советами:
- Выделяйте отдельных сотрудников, но все равно обсуждайте достижения всей команды. У вас не должно быть явных «звезд» и «лузеров», тем более они всегда могут поменяться местами. О том, как важно давать правильную обратную связь и какой она должна быть, мы писали в этой статье.
- Избегайте завышенных ожиданий. Даже если сотрудник каждый раз показывает высокие результаты, не транслируйте мысль о том, что так будет всегда. Большие ожидания вызывают стресс, а отсутствие права на ошибку приводит к тому, что команда работает хуже.
- Обсуждайте с командой идеи по поводу того, как сделать работу лучше. Спрашивайте, чего не хватает или что мешает в достижении успеха.
- Обращайтесь к миссиям и ценностям компании, чтобы затронуть глубинные потребности сотрудников.
Как организовать: если вы работаете в офисе, то лучший вариант — это встреча вживую. Командам на удаленке подойдет любой удобный сервис для видеозвонков. Можно выбрать Zoom, Google Meet, iMind и другие. Важное правило для таких встреч — подключение камер. Люди чувствуют себя гораздо комфортнее, когда общаются с другими живыми людьми, а не с картинками или черными экранами.
«Мы в TEAMLY ежемесячно проводим митинги, во время которых все команды презентуют свои успехи и достижения, а для их отслеживания мы пользуемся собственным продуктом — это гарантия того, что он удобный и функциональный».
Используйте AI-ассистентов, чтобы освободить сотрудников от рутины
AI-ассистенты — это отличные помощники в рабочей рутине. Самый яркий пример такого помощника — всем известный ChatGPT. Его можно использовать для создания чат-ботов, анализа и обработки данных, упрощения работы с документами, подготовки контента и даже обучения персонала.
Разработчики многих сервисов понимают, насколько полезны AI-ассистенты, поэтому внедряют виртуальных помощников в свои приложения. Хороший пример — это ассистент по созданию контента в базе знаний. Такое решение совсем скоро появится в TEAMLY.
Искусственный интеллект будет подготавливать краткое содержание больших текстов, составлять списки задач, напишет за вас деловые письма и посты для социальных сетей. Это пример того, как AI-ассистенты берут на себя рутинные задачи и освобождают время сотрудников для более сложных процессов, которые требуют полного погружения.
Как организовать: подумайте, какие простые и ежедневные задачи в своей сфере вы можете автоматизировать и найдите сервисы, которые помогают это сделать.
Чек-лист для эффективной командной работы
Чтобы совместная работа в команде была более продуктивной и менее стрессовой, придерживайтесь пяти правил:
- Выбирайте удобный корпоративный мессенджер. Идеально, если в нем есть выделенные рабочие пространства и треды, то есть возможность обсуждения в комментариях к каждому сообщению.
- Составляйте четкие и понятные регламенты для сложных процессов. Для этого используйте базы знаний с совместным доступом и гибкими настройками.
- Способствуйте обмену опыту внутри команды. Так вы вырастите новых профессионалов и работа не будет зависеть от одного-двух ключевых сотрудников.
- Собирайте встречи, чтобы обсудить успехи команды и отдельных людей. Это не только улучшит настроение в компании, но и поможет закрыть глубинные потребности сотрудников, повысить их мотивацию.
А какие секреты совместной работы есть в вашей команде? Поделитесь в комментариях.
Читайте еще больше полезных материалов на нашем сайте:
Попробуйте корпоративный мессенджер Compass и платформу для управления знаниями и совместной работы TEAMLY. У Compass Доступ для команд меньше 10 человек всегда бесплатный. Для остальных клиентов предусмотрен 30-дневный пробный период без ограничений по функциям. У TEAMLY также есть бесплатные тарифы для команд до 7 человека, а тестовый доступ с полным функционалом доступен на 15 дней.
Любой регламент — это чей-то горящий стул в прошлом и попытка не повторить ошибки, которые уже случались.
В небольших командах на это часто нет времени, даже у руководства. в итоге ходят по кругу и не понимают, почему всё не так
просто неопытность
у нас есть опыт встреч "без галстука", типа общение с коллегами не по теме работы. делимся новостями, что у кого интересного произошло. помогает посмотреть друг на друга по другому. разумеется история добровольная, причем стихийно сложилась
добровольная типа "настоятельно рекомендую поучаствовать" или "вы конечно можете не идти, но скоро бонусы..."
Продуктивная команда чаще редкость. Часто строиться годами
До сих пор не получил ответа, чем это отличается от телеги?
Хорошая попытка в рекламу Compass и TEAMLY (: