32 шага к победе — чек-лист подготовки к участию в конференции

Конец года — это всегда горячее время, когда дело касается мероприятий.

Команды SNH MeisterSoft и Test IT приняли участие в 5 мероприятиях с докладами и стендами за прошедшие три месяца. Подготовка к каждой выставке и конференции требует слаженной работы, поэтому мы решили выписать задачи в чек-лист и двигаться четко по плану. В этой статье мы поделимся шагами, которые привели нас к успешному выступлению на мероприятиях.

Чек-лист строили по принципу “Задача-Дедлайн-Исполнитель”. Задачи максимально декомпозированы - получилось 32 пункта. Дедлайны разбиты на 4 недельных спринта, потому что активная подготовка началась за месяц до мероприятия.

Оговорюсь, что принять решение и подать заявку на call for papers имеет смысл намного раньше. Большинство конференций открывают CFP за 4-6 месяцев до проведения и закрывают довольно быстро. Самые козырные места на выставках тоже довольно быстро разбирают. Если хотите быть на виду - договаривайтесь с организаторами минимум за полгода.

Самый большой объем задач стоит перенести на первую неделю подготовки, потому что многие из них потребуют нескольких дней работы и могут требовать доработки на поздних этапах. Что важно сделать за четыре недели до мероприятия или раньше:

Первые четыре пункта - условия участия, план расходов и регистрация участников - стоит выполнять как можно раньше. Например, если вы определились с мероприятиями на март-апрель 2020, связаться с организаторами стоит уже в январе - есть шанс получить скидку, выбрать более удачное место для стенда или время доклада.

За три недели до конференции имеет смысл заняться дизайном и согласованием всех представительских материалов, от выставочного стенда до визиток участников. Приготовьтесь к жарким спорам и долгим согласованиям, потому что даже при четком ТЗ могут случиться неожиданные изменения. Задачи такие:

В нашем опыте разработка дизайна для стенда и печатки стабильно выходила за рамки недельного спринта. Пишите и согласовывайте ТЗ с дизайнером-исполнителем на предыдущей неделе, чтобы не проходить несколько циклов согласования. Если есть шанс отрисовать и заказать большую партию печатных материалов на несколько мероприятий - делайте, обычно так дешевле.

Две недели до конференции, самое время напомнить своим партнёрам и клиентам, что вы будете участвовать в мероприятии. Возможно, кто-то ещё сомневается и купит билет, узнав, что ваша компания участвует. Также важно понять, кто из партнеров, конкурентов и ключевых спикеров будет на мероприятии. Обычно за две недели до конференции вся эта информация уже известна и утверждена. Задачи на эту неделю:

Наш опыт показал, что анонсы задолго до мероприятия особо не вызывают отклика у подписчиков, потому что многие ещё не определились, будут ли участвовать в конференциях. Можно анонсировать розыгрыш или специальную акцию, приуроченную к мероприятию, это привлечёт дополнительное внимание к вашему стенду. Мы обошлись этой осенью без игр и лотерей, стенд и так никогда не пустовал.

Последняя неделя подготовки посвящена работе с клиентами, не попавшими в предварительную рассылку, и подготовкой коммуникации во время и после конференции.

Если есть возможность показать товар лицом - сделайте это. Мы показывали наши программные продукты - систему управления тестированием Test IT и решения для цифровой трансформации промышленности BIMeister - на специально собранном компьютере с подключенной тач-панелью и телевизором.

На самих конференциях, конечно, был свой план действий, но это материал для отдельной статьи. Эффективным решением была схема, когда два человека на стенде проводят демонстрации, а третий - необязательно технический эксперт - работает лидогенератором, заводит беседы и подводит людей к стенду. Участие в оффлайн конференциях всегда имеет и онлайн-эффект - после SQA Days 26, например, посещения сайта Test IT выросли в два раза, а конверсия в целевое действие - в 4 раза.

Конечно, не всё проходит идеально. При подготовке к одной из конференций часть стенда нам увезти так и не удалось, поскольку подрядчик накосячил с оклейкой световой панели и слишком поздно сообщил об этом. Также мы недооценили крутость наших стикеров и сувенирки - они все разошлись, как горячие пирожки, уже в первый день. На следующий день нечего было давать в обмен на контакты. В целом - к каждому пункту чек-листа готовьте план Б :)

Учитывайте характер мероприятий и менталитет аудитории. На выставках нефтегазовой отрасли мы были практически единственной компанией, у которой на стенде была живая демонстрация программного продукта. На технических IT-конференциях редко у кого есть визитки, и пришлось придумывать иные способы получения контактных данных - формы, опросы, обмен на стикерпаки и т.п.

Старайтесь назначить выступление своих докладчиков на первый день мероприятия, лучше всего до обеда. Так сможете и больше людей привлечь, и сразу заявить о себе гостям. Стенд лучше всего располагать к зоне, где будут происходить нетворкинг и кофе-брейки.

Может потребоваться допечатка раздаточных материалов уже на месте, поэтому обязательно заранее узнайте адреса ближайших типографий. Желательно иметь в городе проведения конференции кого-то с машиной, потому что иногда нужно резко рвануть в строймаг за клеем :о

Запаситесь водой и возьмите что-нибудь перекусить, вряд ли вы сможете надолго покинуть свой стенд.

В целом для B2B продуктов выставки и конференции становятся неплохим способом получения лидов и контрактов. В одном из наших проектов мы поняли, что при средней конверсии лида в сделку в 20% средний чек должен превышать 100 тысяч рублей, чтобы окупить спонсорский пакет, издержки на транспорт, жильё и сопутствующие расходы. Если готовиться тщательно по плану и не превышать смету, можно превратить канал конференций в эффективный канал маркетинга и продаж.

Чек-лист показал свою эффективность, позволяя на каждом стендапе легко и удобно контролировать исполнение задач. Советуем и вам им воспользоваться - вот ссылочка на Google Sheet с шаблоном. Чтобы сохранить таблицу себе, просто сделайте копию.