Правила текста-2020: взгляд редактора
Как и многие IT компании в 2k20, мы ведем корпоративные блоги, много общаемся с клиентами в чатах, и описываем постановки задач друг другу в Jira. Автор и редактор блога Selectel, Татьяна Одинцова, поделилась несколькими правилами, помогающими ей вести переписку, которые определила для себя за время работы.
Как автор и редактор корпоративного блога постоянно работаю с текстом. Текст, а с ним и переписка, которую мы ведем сегодня с коллегами и спикерами, очень пластичны. В 10 правилах отразила принципы, которых стараюсь придерживаться. Мой опыт может отличаться от вашего, а потому они весьма субъективны. И важное: вдохновителем в теме текстов для меня служат Максим Ильяхов и Людмила Сарычева.
Правило N 1.
Одна итерация = одна мысль. Всегда выражать мысль в одной, желательно первой итерации. Есть какой-то вопрос – писать одно письмо и решать вопрос. Не закидывать коллег вопросами и беспорядочными письмами в почте. Особенно, когда/если не получены ответы на предыдущие запросы.
Поговорим?
Правило N 2.
Не пинайте. А лучше напишите с заботой. Предположим, вам следует уточнить, сможет ли человек подключиться к задаче или выполнить в срок договоренности. Лучше без лишних витиеватых расшаркиваний спросить напрямую: как дела с задачей, когда ждать ответ и др. О пинках очень много пишет и говорит Ильяхов: только прямые вопросы, только hardcore.
Правило N 3.
Думайте об удобстве читателя. Писать ясно, коротко, четко. Без витиеватых словечек и сложных терминов. И никаких: ASAP, «я вас услышал», Вы, «нужно вчера», «доброго времени суток» и прочих архифактов из прошлого века.
Правило N 4.
Помните про структуру. Делите большой текст на абзацы и пункты. Для получателей как в почте, так и в мессенджере по сути работает тот же F-паттерн читателя. Нам проще пропустить большое полотно текста, чем пытаться понять, в чем суть и где важные мысли. Не допускайте такого, лучше расставьте абзацы и выделите акценты. И будет вам счастье. И ответ тоже.
Правило N 5.
Нет лишним регалиям. В подписях. Если ведете переписку в почте, то после первого письма будет разумнее убрать длинные подписи и двухэтажные должности: вы уже знакомы и лишний официоз явно ни к чему.
Правило N 5.1.
Не отправляйте «спасибо» отдельным письмом. Из вежливого акта оно превращается в лишнюю итерацию, усложняющую жизнь получателю: зайти в почту, открыть, прочитать, закрыть. Зачем?
Правило N 6.
Имя! Со времен Карнеги в социальном мире ничего не поменялось, а потому для человека «имя — самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке». И в тексте тоже. Из важного: обращайтесь к человеку так, как он вам представился. К примеру, не надо менять Тати на Татьяна или Лиду на Лидию. Оставайтесь вежливыми и комфортными в общении.
Правило N 7.
Забудьте про «вопрос на пять минут» или «глянь одним глазком». Это выглядит как ненужная и снижающая ценность ответа прелюдия. Особенно, если при этом задать полуфилософский вопрос, требующий изучения множества аспектов и явно больше времени, чем обозначенные в подводке 5 минут.
Правило N 8.
Не пишите на эмоциях. Если чувствуете, что готовы выговориться и написать все, что на душе, — сделайте паузу. Выдохните, обдумайте. Соберитесь мыслями и только потом конструктивно составьте текст.
Правило N 9.
Будьте вежливы. Всегда, каким бы обидными или оскорбительными не были послания. Пусть вежливость станет вашим главным оружием. И оно точно спасет весь буквенный мир.
Правило N10.
Нарушайте правила, но оставайтесь собой. Правила созданы в тексте, чтобы их нарушать. Не осуждайте отправителя и старайтесь просто помнить, что забота, внимание и вежливость всегда важнее остального.
Каких правил текста придерживаетесь вы?
Трём авторам самых крутых списков подарим наш блокнот Selectel. Итоги — 10-го сентября.
У нас есть другие полезные истории: