Все бухгалтеры на аутсорсе путаются в ведении документов и завышают цены. Тогда мы придумали свой подход к учету

Мы изменили подход к ведению бухгалтерии и разработали новую схему через IT и алгоритмы

Всем привет, это «Кнопка». Мы делаем мощный продукт «три в одном»: аутсорсинг бухгалтерии, помощь юриста и бизнес-ассистента — для предпринимателей по всей стране. В этот раз мы с новостями. Мы изменили подход к бухгалтерскому учет, сделали его точнее и дешевле.

Если подумать, большинство бизнесов с удовольствием отказались бы вести бухучет. К сожалению, правила игры не предусматривают вольный выбор: за отказ ждут санкции или дисквалификация с поля. Поэтому тратиться на бухгалтерию, которая нужна не тебе, кажется как минимум обидным. А платить приходится много, потому что существующие технологии еще не дают понимания, как можно обойтись без человека.

И мы нашли компромисс.

Знаете, в чем главное отличие бухгалтера в штате и на аутсорсе? Первый работает с настоящим, а второй — с прошлым.

Бухгалтерский аутсорсинг работает с бизнесом, восстанавливая прошлое. Да, прямо как главный герой фильма «Эффект бабочки». Он изучает платежные поручения, которые уже оплатили, ищет косвенные признаки основания оплаты и пытается правильно их учесть, чтобы система не дала сбой, и учет не развалился.

Правда, здесь появляется ряд сложностей. Назначение платежа или закрывающие документы не всегда дадут ответ, что именно произошло. Документы могут не оформлять, а в назначении прописать сторонние услуги или вообще оставить графу пустой.

Штатный бухгалтер, конечно, о таких проблемах ни сном, ни духом. Оплату по счету не произведут, пока бухгалтер не поймет, куда и кому уходят деньги. Для аутсорсинга все иначе: счет и платежки готовят без конкретного знания обстоятельств. Так, неверное понимание ситуации бухгалтером приводит к снижению качества и неправильному ведению учета.

Понятный и жизненный пример — аренда офиса. Арендатор платит за офис каждый месяц, а арендодатель просит внести еще и депозит. Депозит равен месячной оплате аренды: так владелец офиса хочет застраховать себя, если клиент что-нибудь сломает или уйдет в закат.

Штатный бухгалтер видит: платеж 100 тысяч рублей. Он знает, что половина из них — депозит, и его нельзя списывать в расходы. Никакая услуга не была оказана. Бухгалтер-аутсорсер видит общую платежку и назначение «аренда офиса», проводит всю сумму как расходы и совершает ошибку.

Если аутсорсеру объяснят, что 50 тысяч депозит, путаница может не закончиться. Если арендодатель поднимет плату до 60 тысяч рублей, то бухгалтер снова будет в тупике: что из этого аренда, а что депозит.

Да, можно сказать: «Ну и нанимайте тогда штатного бухгалтера». Но не забывайте, что вести бизнес в России и так сложно и дорого. Зачем увеличивать расходы на бухгалтера?

Сейчас на рынке нет готовых предложений, которые заберут эти функции и передадут компьютеру. Везде участвует человек, что и повышает стоимость услуг.

Тогда мы придумали, как исправить «ошибки прошлого» и удешевить учет. Мы изменили подход к ведению бухгалтерии и разработали новую схему через IT и алгоритмы.

Сотрудник настраивает механизм сделки один раз — в самом начале, выясняя все подробности. А дальше происходит магия (и работа искусственного интеллекта). Клиент подписывает платежки, отправляет нам закрывающие документы, а система автоматически их обрабатывает и анализирует на соответствие настройкам. Возникает неясность — производим донастройку.

Продолжим пример с арендой. ООО «Дом» сдает нам офис в аренду за 50 тысяч рублей в месяц и депозитом также в 50 тысяч. После настройки все платежи, удовлетворяющие условиям «аренда» и «депозит», будут проводиться в учете без участия человека. Отклонения специалист рассмотрит вручную, после чего откорректирует настройки, чтобы учет в дальнейшем отражался как актуальный и достоверный.

Человек участвует только в первичной и последующих регулировках. Все остальное — алгоритм. Это дало возможность установить низкую фиксированную цену за ведение учета и небольшие доплаты за настройки сделок, в которых необходимо участие человека.

Такой подход мы назвали сделочным учетом. Он облегчает не только обработку платежей, но и всех объектов бухучёта, которые отражают конкретные жизненные ситуации: документы, расходы будущих периодов, справки — что угодно.

Пока что этот формат доступен только для компаний из сфер IT и услуг.