Стратегия планирования — как я из года в год НЕ получаю результат и что планирую с этим делать
- Как ставить задачи, чтобы они выполнялись с нужным результатом?
- Что считать результатом?
- Какое планирование работает?
На эти и многие другие вопросы я отвечаю себе уже 3 года руководительского опыта и приведу на них примеры в этой статье.
Меня зовут Полина Ионина, я основатель агентства SMM.BRND (мы комплексно ведем маркетинг для среднего и малого бизнеса).
В маркетинге всю сознательную жизнь - 8 лет. В роли руководителя - 3 года. И если мастерство маркетинга = коктейли из hard+soft skills, то планирование по моему ощущению исключительно софтовая история. Ниже моя рефлексия о том, как у меня из раза в раз НЕ получается эффективно планировать проекты.
Вводные к моей ситуации:
- Отсутствие релевантного образования
- Отсутствие наставника на старте
- Активный клиентопоток
- Постоянная нужда планировать эффективнее, а работать - быстрее
- Живая команда молодых и горящих энтузиазмом специалистов
Все это - вводные практически любого предпринимателя в РФ, не правда ли? Хочется сыпать дисклеймерами о том, что этот навык не отточить в идеал и статья несет за собой исключительно рефлексирующий характер, но здесь все-таки будет набор моих ошибок из 21-23 годов. Пойдем по вопросам из начала статьи.
Как ставить задачи, чтобы они выполнялись с нужным результатом?
Ключевика здесь 2 - "выполнялись" и "с результатом"? Какую ошибку регулярно допускала я:
- Не ставить задачу
Просто порассуждать о том - о сем за кофе, с подачей "слушай, ну надо будет сделать". Кейс: однажды нужно было переехать из одного офиса в другой и мы собирали вещи в последний день аренды впопыхах и панике, тк я не поставила задачу, а просто о ней порассуждала за обедом. Банально до ужаса, но поставленной задачей профессионалы, коллеги и просто здоровые (а не пытающиеся схватиться за все подряд) люди считают формулировку ЧТО - К КОГДА - ЗАЧЕМ (в идеале).
- Поставленная задача = обсужденная точка А, процесс и результат.
- Поставленная задача = "ок" в ответ и пару-тройку вопросов по реализации.
- Поставленная задача = все ресурсы, которые только могут понадобиться к делу, прикрепленные к этой задаче.
- Поставленная задача = прозрачные сроки и понятный результат. Кстати, перейдем к результату.
Что считать результатом?
Не обсудить вид результата, когда вы работаете с творческими командами - настоящее преступление против продуктивности. Какого вида может быть результат:
- Таблица
- PDF-презентация
- Список текстом
- Серия jpg
- Интерактивная mind-карта
В чем может быть суть контента задачи:
- Сравнительный анализ по параметру <>
- Список/подборка с контактными данными
- Отчетность по сравнению технического задания и фактического выполнения
- Результаты встречи в виде нарезанного бэклога задач
И так далее! Как вы поняли, и с этим я регулярно обжигаюсь в работе. Например однажды я не поставила четкое видение результата работы видеографу и он вместо 1 длинного видеоурока для эксперта смонтировал 12 отдельных со своим вступлением каждое, потратил кучу своего времени и сорвал сроки. В чем я до сих пор вижу исключительно свою вину, так как не описала то, как вижу результат.
Какое планирование работает?
- Руководитель сам не ведет свои задачи и командные задачи в таком виде.
Мой кейс - я все веду в блокнотах и ни Trello, ни Asana, ни Bitrix24 не сработали ни разу, так как все строится от руководителя (по его примеру/образу/подобию). Если твоему руководителю открыто наплевать на то, КАК ты построил свои задачи, как ты их перемещаешь по статусам, на ссылки, которые ты к ним крепишь - энтузиазм быстро спадет. У меня порядка 4 блокнотов по учебе, проектам разных направлений + планнер. Знаете, что единственное сработало с моей командой в планировании? Google-календарь! Как только я стала пользоваться им сама, я стала регулярно отслеживать рабочие встречи там, ориентироваться на него и процесс постановки встреч на этой платформе пошел. До этого календарь существовал в эфемерном виде - никто туда не смотрит, но все знают, что он есть 🥲. Notion, как регулярный таск-трекер тоже нам не прижился, тк на данном этапе я и собственник и руководитель у которого нет навыка регулярного ведения НЕ БУМАЖНЫХ трекеров.
Допускаю, что планирование в каждой команде предельно гибкая история и скорее инструмент для достижения цели, а не сама цель. Поэтому спокойно отношусь к периодически меняющимся площадкам, но осознаю ценность единой платформы задач, в которую можно вернуться в любой момент времени и окунуться и в базу знаний и в задачники.
Лучшее планирование - то, которым пользуются. Сейчас у нас работает формат закрепов в рабочих чатах. Сообщение, где расписаны задачи-сроки-комментарии работает для постоянной наглядности.
"Банально" - сказал недавно мой коллега.
"Да слава богу работает!" - ответила, наученная горьким опытом я.
Мои внедрения для точки Б
- Нанять руководителя команды, который уже умеет планировать, а не пришел ставить на нас эксперименты
- Внедрить регламент планирования (от месяца к неделе, от недели к дню без микроменеджмента - каждый спец делает это для себя, проставляя актуальные статусы)
- Принять через медитации факт того, что эффективное планирование - недостижимая полярная звезда и нужно спустить задачу "планировать работу эффективно" на уровень выполнимости.
Для вас душнила и рефлексировала - Полина Ионина.