Как мы автоматизировали управление охраной труда и открыли новое направление бизнеса
Занимались разработкой медицинской информационной системы и нашли новую точку развития. Создали систему для специалистов охраны труда, перевели все рабочие процессы с бумаги в цифру, чтобы собрать все данные в одном месте и оптимизировать рабочий процесс.
Привет, я Иван Григорьев, управляющий партнер LARD. Мы автоматизируем процессы и создаем цифровые продукты для бизнеса, чтобы повысить его операционную эффективность, увеличить прибыль и создать конкурентное преимущество. Ярким тому подтверждением является разработка медицинской информационной системы, которая помогает проводить профосмотры, для сети медцентров. Об одной части системы я рассказывал в статье «Нашли новое УТП для сети медцентров: личный кабинет помогает компаниям избежать штрафов за профосмотры».
В процессе работы над медицинской информационной системой мы изучали боли клиентов медцентра, в основном это специалисты по охране труда (ОТ). В ходе общения они озвучивали и другие проблемы, не связанные с профосмотрами. Тогда мы поняли, что автоматизация охраны труда — перспективное направление для развития, и вместе с компанией «Охрана труда» — партнером по этому проекту — задумались над созданием инструмента, который оптимизирует работу специалистов ОТ.
В создании нового инструмента компания выступила нашим заказчиком, а за время работы мы стали для них стратегическим партнером. В статье рассказываю о том, как совместно мы создали автоматизированную систему управления охраной труда с обширным функционалом, отвечающую современным требованиям законодательства Российской Федерации.
Почему специалисты охраны труда нуждались в автоматизации работы
Работа специалистов ОТ обычно связана с кипой различных бумаг и журналов, где сотрудники предприятия должны расписаться за прохождение инструктажа или обучения, за получение средства индивидуальной защиты (СИЗ) или направления на медосмотр. А в случае проверки контролирующего органа на предприятии начинается паника и суета: необходимо найти нужные документы и проверить, все ли сотрудники расписались, у всех ли есть СИЗ и не просрочены ли они, сколько осталось на складе и тому подобное.
Наш заказчик напрямую общается с большим количеством специалистов охраны труда. На основе полученной от них обратной связи мы выявили потребность в решении трех вопросов:
Комплексно цифровизировать ведение охраны труда. Перевод рабочих процессов с бумаги в цифру поможет упростить работу. Например, можно будет поднять нужные документы в несколько кликов и посмотреть, кому какие СИЗ выдавались, кто и когда проходил инструктаж или медосмотр.
Автоматизировать контроль сроков регламентных мероприятий. Ответственный за охрану труда в компании должен контролировать сроки прохождения профосмотра. Если сотрудник уже работает, но срок действия заключения по результатам медосмотра истек и новый осмотр не пройден, есть риск получить штраф. Автоматизация позволит этого избежать.
Структурировать и систематизировать работу специалистов по охране труда. Создать программный продукт, в котором будут собраны все нужные инструменты и информация по работе в режиме одного окна.
Для решения задачи мы привлекли фокус-группу специалистов из сферы охраны труда. Участники делились с нами знаниями и помогали погрузиться в предметную область. Вместе мы описывали бизнес-процессы, которые потом перекладывали в пользовательские сценарии программного обеспечения.
Как наша система оптимизирует работу специалистов ОТ
Ориентируясь на потребности фокус-группы, мы создали ОТОР — программное обеспечение с личным кабинетом и необходимой функциональностью для автоматизации охраны труда.
Рассказываю, как система облегчает работу специалистов.
Напоминает о событиях. Система следит за периодичностью проведения мероприятий (медосмотров, обучений, инструктажей) и присылает напоминания. За это отвечает блок «Календарь», в котором есть все события в соответствующих датах.
Следит за наличием и выдачей СИЗ. Блок «СИЗ» представляет собой подобие склада с возможностью контролировать закупку, выдачу, списания и остатки СИЗ.
Содержит актуальную информацию по кадровому составу организации. В блоке «Сотрудники» содержится список всех сотрудников предприятия, благодаря которому можно быстро узнать данные о них. Блок «Рабочие места» содержит информацию о каждом рабочем месте: результаты спецоценки условий труда, вредные и опасные факторы труда, а также нормы выдачи СИЗ.
Мы разработали модуль интеграции системы ОТОР с «1С: Зарплата и управление персоналом», с помощью которого можно автоматически обмениваться данными о кадровом составе. А для интеграции ОТОР с различными конфигурациями 1С для ведения складского учета разработали API. Это позволяет быстро загружать в систему данные о наличии СИЗ на предприятии.
Помогает вести учет прохождения сотрудниками обучений, инструктажей и медосмотров. В блоках «Обучение», «Инструктажи» и «Медосмотры» можно отслеживать периодичность прохождения соответствующих мероприятий, составлять списки сотрудников и выдавать направления для прохождения. Затем результаты сохраняются в системе.
Помогает вести учет происшествий на предприятии. В блоке «Происшествия» ведется работа с несчастными случаями и микротравмами на предприятии. В разделах «Микротравмы» и «Несчастные случаи» можно быстро заполнить данные о произошедшем инциденте и сформировать документы для учета.
Хранит нормативную базу документов по ОТ в одном месте. Все законодательные документы, регламентирующие деятельность работников по охране труда, собраны в блоке «Нормативная база». Специалистам не нужно тратить время на поиск необходимой информации в бумагах и книгах, а затем анализировать, например, какие СИЗ выдать после спецоценки ОТ на рабочем месте, — всё быстро можно найти в нормативной базе.
Помогает получать вычеты в ФСС. Эта уникальная возможность реализована в блоке «Бюджет», где рассчитывается бюджет на мероприятия по ОТ в организации. На основании планов финансового обеспечения мероприятий в несколько кликов можно сформировать заявления на возмещение средств и отправить их в ФСС.
Система сокращает объем бумажной работы, экономит время специалистов и снижает риск получения штрафов за не проведенные вовремя мероприятия. В ней есть функции помощи пользователю в виде подсказок, напоминаний и рекомендаций.
Как тестировали, внедряли и дорабатывали систему ОТОР
Разработанную систему мы предложили протестировать той же фокус-группе из приглашенных специалистов охраны труда. Фокус-группа отреагировала позитивно. Но когда мы стали выходить на рынок и предлагать продукт реальным компаниям, случилось то, чего никак не ожидали после тщательной проверки и положительных отзывов. Несмотря на консервативность и дисциплинированность сферы охраны труда, оказалось, что на самом деле в ней царит хаос! Законодательное регулирование в большинстве случаев носит рекомендательный характер, поэтому на предприятиях ведение ОТ каждый видит по-своему и документацию все ведут по-разному: используются разные форматы отчетов и других документов.
Мы столкнулись с проблемой, связанной с кастомизацией продукта: систему пришлось дорабатывать. Одно из нововведений — блок «Отчетность», в котором специалист может гибко настроить и выгрузить отчет для себя или руководителя в той форме, к которой привыкли в организации.
При тестировании гипотез и сборе обратной связи мы были в составе команды заказчика. Со стороны заказчика командой руководил Дмитрий Шорин — без него не проходило ни одно совещание и исследование пользователей, рынка и конкурентов. Обратную связь мы собирали только при личном общении, чтобы разобрать нюансы, провести индивидуальную демонстрацию и онбординг.
Собранную информацию анализировали и формировали гипотезы о том, что нужно доработать для всех, а что — в индивидуальном порядке. Например, если из 20 пользователей только один попросил добавить определенный функционал — это индивидуальная разработка. А если на нескольких встречах люди говорили об одном из раза в раз, задача ставилась в работу с высоким приоритетом.
Коллеги из LARD очень трепетно и с пониманием подходили ко всем нашим «закидонам» по исследованиям и проверкам гипотез. Когда мы в сотый раз пришли с запросом «а давайте сделаем еще один A/B-тест или запилим метрики и новый интерфейс», их разработчики с пониманием продуктовой деятельности вносили необходимые изменения и выступали с инициативами и предложениями. Благодарю их за такой подход!
Мы под ключ зарегистрировали ОТОР в реестре российского ПО. Прошли весь путь — от подготовки документации до самой регистрации. Для этого собрали всю необходимую проектную документацию и заполнили заявку в Минцифры, а также отправили образ системы на проверку. К данному вопросу мы отнеслись очень педантично, ведь если в заявке указать неверные сведения, то ее отправят на доработку, а это снова потраченное время. Весь процесс регистрации ОТОР в реестре российского ПО занял у нас полгода.
ОТОР полностью отвечает требованиям Федерального закона о персональных данных №152-ФЗ
Второе место во всероссийском конкурсе и другие итоги за два года работы системы
На данный момент систему для автоматизации охраны труда приобрели 70 клиентов B2B-сегмента. По результатам работы фокус-группы было установлено, что система ОТОР оптимизирует работу специалистов ОТ на 20–40% в зависимости от налаженности процессов ОТ на предприятии.
Система ОТОР заняла второе место во Всероссийском конкурсе «Лучшие цифровые решения по охране труда».
В партнерстве с компанией «Охрана труда» мы развиваем экспертизу и открываем новые направления бизнеса.
О других интересных проектах, связанных с автоматизацией процессов в различных сферах бизнеса, я рассказываю у себя в телеграм-канале. Делитесь в комментариях, как организована охрана труда на вашем предприятии, используются ли автоматизированные сервисы?