Как построить бизнес на бухучёте в ресторане: кейс резидента «Сколково» DocsInBox

Привет! Меня зовут Леонид Комиссаров, я один из основателей сервиса автоматизации закупок в кафе и ресторанах DocsInBox. Мы предлагаем клиентам программу для удобного документооборота между поставщиками и ресторанами, упрощаем и ускоряем работу бухгалтеров, берём на себя учёт алкоголя и продукции животного происхождения в государственных надзорных системах.

За 5 лет существования к DocsInBox подключились 5000 ресторанов и 2500 поставщиков, а в 2019 году компания прошла отбор на статус резидента «Сколково».

Идея DocsInBox появилась в 2014 году. У истоков сервиса стояло три человека: я, Андрей Афиногенов и Станислав Селезнёв. Мы тогда владели несколькими ресторанами. Попутно занимались автоматизацией ресторанного бизнеса и аутсорсингом бухучёта в отделе компании Open Service. Когда количество накладных, которые мы вносили за своих клиентов — за рестораны, кафе, поставщиков — перевалило за 1000 в день, стало понятно: делать вручную такой объём работы в IT-компании — абсурд. Нужно решение, которое автоматизирует этот процесс. Разработку продукта нам обеспечил Станислав Селезнёв: небольшая команда фрилансеров из Мурманска сделала нам MVP — и так появилась первая версия DocsInBox.

Изначально мы тестировали новый сервис на своих ресторанах. Программа позволяла отказаться от бумажных накладных и обмениваться документами в электронном виде. Проблема ручного ввода была решена: софт сам находил разницу в названиях номенклатур и сводил всё в системе учёта. Если у бухгалтера ресторана уходило на одну накладную в среднем от 5 до 20 минут, то вместе с DocsInBox — всего 13 секунд. Мы всегда верили, что сможем сделать такую систему, которая не будет требовать никаких действий со стороны клиента. И это нам удавалось в разной степени. К примеру, при приходе накладных бухгалтеру необходимо настроить сопоставление своей номенклатуры и номенклатуры поставщики. Со второго раза система уже работала сама автоматом. Правда, был период, когда бухгалтеру всё же нужно было нажать кнопку, чтобы загрузить эту самую накладную в 1С. Но потом мы ее убрали — и сейчас система делает это сама.

Немного дальше мы продвинулись в “Меркурии”. Инструкция по работе с ним выглядит как белый лист — чтобы погасить ВСД, нужно сделать целое ничего :) Наша система работает автономно и не требует никаких действий пользователя в 99% случаев.

Параллельно похожими вещами занималось много компаний на рынке. Они все поднимали очень большие суммы инвестиций — в разы больше нас. Тогда мы решили найти то, что нас отличает. Сделали акцент на эффективных интеграциях с поставщиками. А интеграции — это такая грязная, скучная работа, которая для клиента никакого значения не имеет: за неё никто не похвалит, но эту интеграцию просто надо сделать — так, чтобы всё работало. Мы это делали, а конкуренты нет.

Первый барьер при внедрении сервиса был связан вообще не с технической стороной. У наших клиентов-ресторанов довольно много поставщиков. Нужно было уговорить каждого поставщика перейти на электронный документооборот — и это стало настоящим вызовом. Некоторые поставщики считали обмен электронными документами небезопасным, другие не хотели менять привычный распорядок ради одного ресторана. В автоматизацию не верили.

Нам помогли рестораны: мы приезжали вместе с их представителями к поставщикам, и уже наши клиенты просили поставщиков подключиться к системе. Сыграло роль и то, что мы, в отличие от всех других IT-компаний, всегда подключали поставщиков бесплатно: наши специалисты настраивают сервис и налаживают корректную работу, чтобы клиентам — ресторанам и кафе — было удобно обмениваться накладными.

В общем-то, именно благодаря тем кафе, ресторанам и сетям общественного питания, с которыми мы работали с самого начала, получилось выйти на новый уровень. Очень повезло с двумя моментами: во-первых, и мы, и клиенты для себя решили, что автоматизация рутины — ключ к оптимизации процессов и быстрому росту, так что у нас совпадало мировоззрение на тему ресторанного бизнеса. А во-вторых, каждый клиент понимал, что нужно терпение, осознавал свой вклад — и помогал нам подключить к системе ещё 2-3 поставщиков.

С первыми клиентами DocsInBox работал на некоммерческой основе, а продажи не были систематическими: продавцов как таковых не было вообще, и в свободное время клиентам начинали звонить мы сами. Многие члены команды работали над сервисом удалённо. Был довольно забавный географический разброс: первые программисты находились в Мурманске, а основатели — в Москве или Санкт-Петербурге. Мы хотели развивать проект дальше, но в какой-то момент рост остановился: у нас не было ни одного full-time сотрудника и даже отдельного юридического лица. Тогда мы решили: пора отстроить бизнес-процессы — и пошли в акселератор ФРИИ.

Участие в акселераторе дисциплинировало: мы тогда развивали параллельно ещё несколько бизнесов, но всё-таки решили отдавать почти всё своё время DocsInBox. Тогда же мы начали развивать головной офис в Санкт-Петербурге, и у нас сложилась полноценная команда — программисты, техническая поддержка, отдел продаж.

После достижения критической отметки в одну тысячу поставщиков продажи пошли быстрее: если раньше подключать сервис соглашались в основном рестораны-энтузиасты, готовые работать на условиях ЭДО только с 20-30% поставщиков, то через два года к нам пришли те рестораны, которые сначала отказывались от сотрудничества из-за того, что мы были молодыми, маленькими и работало у нас не всё сразу, как планировалось. Постепенно число клиентов достигло 5000.

По мере развития проекта удалось привлечь внешние инвестиции. Так, одним из наших основных акционеров стал помогавший нам акселератор ФРИИ, а в 2019 году мы прошли отбор на статус резидента «Сколково». Одно из ключевых преимуществ резидентства — помимо профессиональных связей и крутой бизнес-среды — специальный налоговый режим: в течение 10 лет со дня получения статуса резидентов компания имеет право не платить налог на прибыль, если годовой объем выручки от реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав не превышает 1 млрд. руб. Так что, вместо того, чтобы отдавать пятую часть прибыли государству, мы инвестируем её в развитие компании — сейчас, например, мы выходим на зарубежный рынок. В итоге такая сделка выгодна всем игрокам: компании получают возможность развивать бизнес, а государство в перспективе — получить ещё большие налоги в бюджет.

Главный актив DocsInBox сейчас — 2500 подключенных поставщиков: все они регулярно сотрудничают с ресторанами через DocsInBox и отправляют им накладные с помощью сервиса. Такое количество поставщиков позволяет любому подключившемуся ресторану уже в течение двух недель автоматизировать свою бухгалтерию на 50%. С нами работают 7500 ресторанов, выручка сервиса превышает 10 млн в месяц.

Мы не остановились на помощи с документооборотом между рестораном и поставщиком. У заведений общепита появилась новая “боль” — ужесточение учёта алкоголя и продукции животного происхождения. Появились государственные системы для обмена документами, которые требовали соблюдения новых правил. Наш ответ — дополнения к продуктовой линейке, позволяющие автоматизировать гашение ветеринарно-сопроводительных документов и составление алкодеклараций. Сейчас DocsInBox — официальный партнёр Россельхознадзора и Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка (РАР).

Мы изучаем каждое нововведение, а после этого обновляем систему и объясняем всё так, чтобы нашим клиентам было проще адаптироваться. Рестораторы сегодня не хотят тратить время на чтение подзаконных актов и изучение тонкостей. В свою очередь Россельхознадзор довольно часто меняет порядок в учёте продукта, проводит техническое внедрение, но не объясняет правила игры до конца — из-за этого не всем клиентам понятно, на кого точно распространяются новые правила и какие штрафные санкции грозят за нарушения. Сейчас мониторингом законодательства в DocsInBox занимается отдельная команда под руководством специалиста, работавшего раньше в государственных органах и знающего специфику изнутри. Эта команда агрегирует информацию о последних изменениях, выделяет главное для ресторатора, оформляет в удобные чек-листы и рассылки.

Мы открыли бесплатную горячую линию — ей может воспользоваться любой желающий, не только клиент DocsInBox. Изначально эта линия была не маркетинговой инициативой — скорее, нам хотелось оперативно получать вопросы бухгалтеров со всей страны и понимать, какие проблемы в работе с государственными системами возникают, за что сейчас штрафуют, что спрашивают проверяющие. Сегодня эта линия позволяет нам не выпадать из повестки, создавать востребованные IT-решения, делиться своей экспертизой и помогать ресторанам.

Помимо совершенствования сервиса в России, мы планируем выходить на зарубежный рынок. Сейчас уже запущена рекламная кампания в ОАЭ. Но на какой бы уровень мы ни поднялись, для нас важно сохранить наше главное УТП — внимательное отношение к каждому ресторатору. И в этом наша сила.