ЗАДАЧИ АССИСТЕНТА
Или в чем сила помощника, Алин? Конечно же, в четком выполнении задач!
Если ты только начинаешь работу с помощником, то 100% задаешься вопросами: Что поручить ассистенту? Какие у него могут быть задачи? Какие обязанности?
Универсального ответа здесь нет и не может быть.
Обязанности ассистента и сам ассистент подбирается под конкретного руководителя исходя из его запроса. Так определяется функционал помощника: в зависимости от профиля работы, сферы бизнеса, возраста, опыта, цели и задач, доходов, социального уровня и тд. Если ты не знаешь что поручить или думаешь, что твоих задач не хватит на отдельного сотрудника, то читай эту статью дальше.
Именно в помощь тем, кто думает что же можно поручить ассистенту я подготовила список самых востребованных задач ассистента по категориям. Выбирай те, что важны для тебя, и ты увидишь как много времени может высвободить для тебя ассистент.
Ежедневные личные задачи
- Ведение календаря
- Планирование дня
- Напоминание о планах и мероприятиях
- Подтверждение встреч и записей
- Информирование об изменениях в графике руководителя
- Поиск товаров и услуг
- Организация курьерских доставок
- Согласование задач и вопросов с подрядчиками, исполнителями
- Ведение базы с доступами (логины и пароли)
- Заказ пропусков и поиск парковки
- Отслеживание актуальности подписок на разные сервисы
- Звонки в различные организации в интересах руководителя
- Сортировка писем на электронной почте
- Организация питания руководителя (заказ еды на рабочее место)
Поиск и структурирование информации
- Отбор фото с мероприятий
- Подбор подарков для мероприятий
- Подбор приложений для телефона или сервисов на заданную тему
- Подбор референсов для личной съемки/для декора помещения/для тематики вечеринки
- Подбор товаров и услуг
- Подготовка информации о здоровом питании
- Подготовка информации о похудении
- Подготовка сравнительного анализа цен по товарам и услугам
- Поиск и структурирование любой необходимой информации
- Поиск информации по запросу руководителя на заданную тему
- Поиск электронных, аудио-, бумажных книг
- Помощь в проведении кастдевов
- Сбор и анализ информации о конкурентах
- Составление дайджеста новостей
- Составление калькуляции перевозок/переездов/закупок
- Составление списков бизнес-литературы
- Составление списков популярных/новых книг
- Структурирование информации на облачных серверах/дисках
Поиск исполнителей
- Вызов электрика, сантехника и пр.
- Заказ диджея на мероприятие
- Заказ эстрадных певцов на мероприятие
- Подбор бьюти-мастеров
- Подбор детского сада, школы
- Подбор домашнего персонала
- Подбор лучших фотографов города/страны
- Подбор массажиста
- Подбор свадебного агентства
- Подбор списка лучших ведущих города/страны
- Подбор спортзала
- Подбор строительной бригады
- Подбор тренера по серфингу/парашютному спорту и прочим экстремальным развлечениям
- Подбор школы по экстремальному виду спорта
- Подбор студии звукозаписи
- Поиск диетолога
- Поиск настройщика фортепиано
- Поиск нотариусов
- Поиск переводчика
- Поиск площадки для проведения корпоратива
- Поиск подрядчиков (маркетолог, видеоограф, СММ специалист)
- Поиск поставщиков/подрядчиков
- Поиск врачей
- Поиск фитнес-тренера
- Поиск юристов
- Поиск бизнес-коучей
- Поиск стилистов
Организация досуга и мероприятий
- Бронирование кинотеатра под частное мероприятие
- Бронирование столиков в ресторанах
- Организация фотосессии
- Подбор вариантов для предложения руки и сердца
- Подбор фильмов на заданную тему
- Подбор мест к посещению (выставок, ресторанов, театров и тд.)
- Поиск и коммуникация с подрядчиками для мероприятия
- Поиск локации под разные мероприятия
- Покупка билетов в кино
- Покупка билетов в театр и выставки
- Покупка билетов на концерт
- Покупка билетов на модный показ
- Рассылка приглашений для гостей, подтверждение участия
- Составление афиши на выходные
- Составление плей-листа для мероприятия или для личного пользования
- Составление подборки ресторанов
Обеспечение комфорта
- Ведение списка идей для подарков
- Запись на прием к врачу
- Оплата сервисов и приложений
- Оплата штрафов, коммунальных платежей
- Организация ремонта техники с курьерской доставкой
- Организация химчистки одежды/аксессуаров с курьерской доставкой
- Отслеживание подаренных подарков друзьям, коллегам, чтобы не повторяться
- Оформление банковской карты
- Оформление подписок на какие-либо платформы
- Оформление разрешения о парковке в частном месте
- Получение пропуска на въезд какой-либо территории
- Размещение объявлений о продаже чего-либо на сайтах Avito, Юла и других площадках
Тревел-поддержка
- Бронирование авиабилетов
- Бронирование вип-залов в аэропортах по всему миру
- Бронирование ж/д билетов
- Бронирование отелей
- Взаимодействие с турагентом/туроператором
- Оказание удаленной поддержки при форс-мажорах
- Организация командировок/ деловых поездок
- Организация перелетов частными бортами
- Организация трансфера
- Оформление страховки
- Планирование финансовых расходов путешествия
- Подбор гида или экскурсионной программы
- Подбор места для отдыха в России и зарубежом
- Подбор экскурсий и достопримечательностей
- Подготовка информации о необходимых для путешествия прививках
- Подготовка маршрута путешествия
- Подготовка списка о вещах, обязательных для путешествия
- Поиск и бронирование машины в аренду
- Помощь в оформление загранпаспорта
- Помощь в подготовке документов для виз
- Составление подборки развлечений
- Составление подборки с ресторанами
- Составление списка задач на путешествие
Семья, дети, питомцы
- Заказ подарков для ребенка
- Заказ детскую одежду/канцелярию
- Организация детского ДР
- Отслеживание посещения репетиторов и школы ребенком
- Отслеживание родительского чата
- Подбор ветеринарной клиники
- Подбор груминг-салона
- Подбор имен для животного
- Подбор секций, кружков, репетиторов для детей
- Поиск аниматора на праздник ребенку
- Поиск няни/ситтера
- Поиск определенной породы животного для покупки
- Поиск питомников для животных или растений
- Поиск стихотворения/песни ребёнку в детский садик/школу
- Помощь с оформлением паспорта для животного
- Сделать подборку детских комнат/парков развлечений
- Составление списков книг для ребенка
HR-блок
- Запрос обратной связи по новым сотрудникам от руководителей отделов
- Запрос рекомендательных писем от прошлых работодателей
- Контроль процесса подбора сотрудников
- Обзвон кандидатов
- Оформление справки о прохождении стажировки
- Первичный отбор откликов
- Помощь в адаптации новых кандидатов
- Приглашение на собеседование
- Размещение вакансии на порталах, телеграм-каналов и прочих агрегаторах вакансий
- Создание тестовых заданий для кандидатов
- Составление описания вакансии
- Составление характеристики на сотрудника
Коммуникация и координация
- Бронирование переговорных комнат
- Бронирование столика для бизнес-ланча
- Взаимодействие с типографией для печати рекламных материалов
- Замещение в командировках
- Замещение на переговорах
- Запись на встречи с руководителем
- Запись руководителя на профессиональные курсы
- Информирование участников встреч/планерок/конференций о месте, дате и времени
- Контроль за выполнением задач, поставленных руководителем другим сотрудникам
- Мониторинг мероприятий для нетворкинга (тематические конференции/форумы)
- Организация видеоконференций или контроль за организацией
- Организация корпоратива
- Организация совещаний/планерок
- Переписка в мессенджерах от лица компании/руководителя
- Переписка по электронной почте от имени руководителя
- Прием звонков
Работа с документами
- запрос и отбор коммерческих предложений
- Конвертация файлов
- Обработка таблиц с базами данных
- Оформление презентаций
- Оформление/актуализация шаблонов документов
- Оцифровка ручных записей
- Протоколирование встреч руководителя
- Работа с Google-документами
- Работа с Google-формами
- Регистрация товарной марки/товарного знака
- Сбор документов для внешних пользователей (партнеры, банки, государственные органы)
- Сбор документов для открытия счета в банке
- Составление деловых писем
- Составление коммерческих предложений
- Составление регламентов/инструкций
- Составление смет
- Составление чек-листов на заданную тему
- Составление mind-map
- Структурирование информацию на облачных серверах/дисках
- Транскрибация аудио/видео в текст
Oнлайн-школа
- Актуализация информации на лендинге
- Выбор площадки для проведения вебинара
- Контроль за доступами учеников онлайн-школы (выдать/закрыть)
- Организация вебинаров
- Организация онлайн-выпускного для студентов
- Оформление кейсов учеников
- Подготовка таблиц успеваемости по студентам онлайн-школы
- Поиск идей для наполнения онлайн-школы
- Помощь в структурировании процесса создания онлайн-школы
- Сбор информации по студентам курса
Работа с социальными сетями
- Закупка рекламы у блогеров
- Написание цепляющих заголовков
- Организация контент-съемки для компании/личного бренда/продукта
- Поиск блогеров для сотрудничества
- Поиск возможных активностей для подписчиков
- Помощь в написании постов
- Помощь в проведении конкурсов в соц.сетях
- Помощь в разработке визуального оформления соц. сетей
- Помощь в разработке контент-плана
- Помощь в создании гифов в соц.сетях
- Помощь с монтажом видео
- Помощь с обработкой фото
- Помощь с оформлением “шапки профиля”
- Помощь с оформлением лид-магнитов
- Помощь с подбором пресетов для постов
- Помощь с разработкой дизайна сторис
- Проведение или контроль за проведением трансляции в социальной сети
- Разбор директа в инстаграм, ответы на сообщения
- Создание аккаунта
- Создание креативов в Canva/Supa
На самом деле, поручить ассистенту можно буквально что угодно, каждый сам решает, насколько готов подпускать помощника к своим личным или бизнес-делам.
Понравилась статья? Тогда я жду тебя в моем телеграм-канале @alina_proassistentov, где я регулярно публикую полезную информацию о нюансах работы с ассистентом.
4 комментария