Идеальный ассистент для руководителя: кто это и как его искать?

Рассказываем о том, какие ассистенты руководителей существуют, с какими задачами они работают и как отыскать самую яркую звезду на небе.

Привет! На связи HR-агентство, мы находим руководителям лучших сотрудников по всей России и консультируем по вопросам HR.

Все чаще и чаще в своей практике сталкиваемся с загруженными и озадаченными рутиной руководителями. Причем это в равной мере распространено как среди начинающих предпринимателей, так и среди акул бизнеса.

Казалось бы, все важные задачи делегированы на сотрудников соответствующих отделов и отлично исполняются, но рутина никуда не пропадает: озадачить юриста подготовить договор ключевому клиенту, которого ведешь самостоятельно, все объяснить и проконтролировать, или назначить встречу с партнером и не забыть захватить важные для переговоров документы, или опубликовать пост в социальных сетях и осуществить коммуникацию с заинтересованными подписчиками… продолжать список подобных задач можно бесконечно, знакомо?

Решение, разумеется, есть – и это найм помощника руководителя или ассистента руководителя (так чаще говорят).

Давайте разбираться, какие бывают ассистенты:

бизнес-ассистенты, личные ассистенты и персональные ассистенты (такие могут сочетать в себе задачи личного и бизнес-формата). Из названий, думаю, понятно, что классификация помощников руководителей идёт в связке с задачами, которые предстоит решать.

Вне зависимости от этого, главное в ассистенте – это возможность и способность выступить Вашей правой рукой и принять на себя определённый набор разноплановых задач, высвобождая Вас и выдавая конечный результат.

Лично мы рекомендуем в первую очередь проделать фундаментальную работу, а именно: составить описание своего дня, полностью от и до, в мельчайших подробностях. Описывать свои дни необходимо, как минимум, на протяжении 5-7 дней (а если есть возможность и больше), конкретно излагая задачи, и по истечении этого периода проанализировать данные и выявить:Как определить, какой именно ассистент нужен Вам?

1. Повторяющиеся, похожие и цикличные задачи, которые возникают у Вас время от времени. Именно им Вы сможете обучить своего ассистента и снять с себя выполнение, высвободив время на более масштабные и важные для бизнеса дела;

2. Задачи, которые отнимают Вашу энергию, делать которые Вы, к примеру, не любите или Вам не нравится.

В результате, взглянув на результат анализа, Вы увидите, какой характер задач Вам необходимо делегировать помощнику – только личные задачи или только вопросы, касающиеся рабочих процессов, или же и те, и другие.

Именно таким образом у Вас сформируется представление о том, какой ассистент необходим именно Вам, а также появится конкретное описание задач, решение которых Вы будете делегировать ассистенту. Здесь хочется особенно отметить, что шаблонного решения описания задач, делегируемых помощнику руководителя, нет, они индивидуальны и определяются непосредственно Вами.

Для этого необходимо сформулировать исключительно Ваше представление о наборе личных и профессиональных качеств идеального ассистента. Обращаю внимание, что у каждого руководителя идеальный сотрудник обладает принципиально разными характеристиками.

Для кого-то идеальный помощник руководителя – это отражение самого руководителя, а для кого-то идеальный ассистент – это принципиальная противоположность, обладающая такими качествами, которые в комплексе смогут усилить самого руководителя. К слову, различие и индивидуальность видения идеального портрета ассистента руководителя означает, что отыскать ту самую яркую звезду с неба – реальная и достижимая задача!

Каким образом составить портрет? Имеются разные техники, глубоко в них копать не будем (это тема отдельной статьи), но в целом, рекомендуем в портрете отражать все самые важные и ключевые качества Вашего идеального ассистента, что существенно и имеет вес именно для Вас, описать фундаментальную основу, то, чем пренебречь Вы не готовы.

Существуют подводные камни в описании портрета, разумеется, куда без них. И для того, чтобы их избежать, советую обращать внимание:

Да, все это важно для того, чтобы предусмотреть все факторы и подобрать для Вас идеального ассистента, который будет работать в долгий срок, а не убежит спустя неделю работы.

Для кого-то это уровень образования, поддержка и возможность работы и в выходные дни, кому-то принципиально важен город проживания, возраст, кто-то обращает внимание на опыт работы в определенной сфере и так далее. Вам необходимо сформулировать именно Ваш набор качеств и характеристик, ведь именно он ляжет в основу отбора ассистента руководителя среди числа заинтересованных. И от того, насколько конкретно и детально описана Ваша потребность, зависит качество и успешность найма помощника руководителя.

После того, как потребность в помощнике руководителя определена и детально описана – необходимо приступать к непосредственному процессу поиска и подбора: отдавать эту задачу штатным HR-специалистам, заниматься самостоятельно или привлекать сторонние агентства – на Ваше усмотрение.

Поговорим о самостоятельной реализации процесса. Приведем для Вас этапность, некоторые рекомендации и тонкости, которые существуют, в процессе.

Этапы процесса подбора ассистента руководителя:

Опишите вакансию на основании сформулированного запроса, изложите все детали, а именно: с кем предстоит соискателю работать, какие задачи и на каких условиях выполнять, какие требования Вы предъявляете к специалистам и что готовы дать взамен.

Важно: вакансия должна быть описана понятным для соискателя на позицию ассистента руководителя языком, содержать полное, но не слишком затянутое описание, выглядеть вдохновляюще и дружелюбно, мотивировать на отклик.

Приступите к поиску. Направлений и возможностей для поиска множество, некоторые из них: ищите сарафанным радио среди знакомых, размещайте вакансии на работных сайтах, в телеграмм-каналах, привлекайте лидеров мнений.

Важно: от того, какой источник поиска выбран, зависит качество кандидата. Размещаться везде подряд в надежде создать широкую воронку – нет смысла, ведь в данном вопросе важнее качество, а не количество.

Один из самых важных этапов – отделить зерна от плевел. Тщательно отбирайте и фильтруйте: предлагайте анкеты, тесты, задания. Причем, фильтровать можно на всех этапах отбора, начиная с отклика, задействуя соответствующие техники.

Успешно прошедших шорт-листы переводите на следующие этапы: телефонные интервью, личные встречи (или онлайн встречи). Обязательно готовьтесь ко всем этапам собеседований: составляйте вопросы, которые помогут выявить важные для Вас факторы (о которых мы говорили в описании портрета), готовьте тестовые задания и предлагайте соискателям на собеседованиях, мониторьте потенциальных ассистентов руководителей так, чтобы наверняка убедиться в правильности своего выбора. Собеседуйте лично и задавайте вопросы, обращайте внимание на ответы, последовательность мысли и «примеряйте» кандидатов на себя, ведь именно Вам с ними работать и достигать намеченных целей.

Финальные этапы: анализируйте прошедшие встречи с кандидатами на вакансию ассистента руководителя, оценивайте соответствие Вашему портрету и принимайте решение. И потом, в случае обоюдной заинтересованности, выводите на работу и покоряйте новые вершины вместе!

А если Вам необходима помощь в формулировании запроса, в составлении текста вакансии, в поиске и подборе, в разработке программ оценки и в самой оценке, а также в найме лучшего сотрудника обращайтесь в наше агентство и мы с удовольствием закроем Ваш запрос!