Как кадровый документооборот становится электронным

Последние три месяца мир живет в режиме изоляции и дистанцирования. Все компании, независимо от степени готовности, должны были перейти на удаленный формат работы. В наиболее защищенном положении оказались те, кто в свое время выбрал «цифровой сценарий» и активно развивал электронные сервисы как для своих клиентов, так и для внутренних процессов.

Цифровизация кадрового документооборота была высокорисковой инициативой

Курс на цифровизацию в Ак Барс Банке был определен стратегией на 2016-2021 годы. В рамках ее реализации в 2018 году был принят проект внедрения электронного кадрового документооборота. В то время, да и сейчас, такой подход встречался нечасто — мало кто из компаний инвестировал в этот инструмент из-за жестких законодательных ограничений.

Например, трудовой договор, договор материальной ответственности, ученический договор не могут подписываться электронным способом. В трудовом кодексе в явном виде указано, что эти документы подписываются собственноручно живой подписью. Поэтому создание инфраструктуры под этот проект было высокорисковой инвестицией. В тот момент Ак Барс Банк поверил в цифровое будущее, взяв на себя риски перехода на цифровой кадровый документооборот. Ситуация с пандемией показала, что этот выбор был верным.

Этапы внедрения проекта

Проект внедрения электронного кадрового документооборота подразумевает четыре составляющие, которые должны работать вместе.

Первая — создание инфраструктуры для выпуска электронных подписей в виде удостоверяющего центра.

Вторая — техническая система, которая обеспечивала бы сам документооборот.

Третья — методическая составляющая, то есть перестройка кадровых процессов и кадрового учета.

И четвертая — это фронтовая система, которая бы делала механизм подписания и хранения документов удобным, доступным и понятным. Лучше всего в качестве такой системы подошел банковский корпоративный портал.

Без создания удостоверяющего центра мы не смогли бы двигаться дальше: это дорого и экономически неоправданно. Облачными электронными подписями, купленными во вне, пользуются, как правило, маленькие компании. Подписи нужно покупать каждый год. И в масштабах Ак Барс Банка с численностью 5,5 тысяч сотрудников это расходы не менее 15 млн рублей ежегодно. В 2019 году удостоверяющий центр был запущен в промышленную эксплуатацию.

Мы начали с четырех кадровых документов, которые с юридической точки зрения можно подписывать электронно: график работы, табель учета рабочего времени, приказ на очередной отпуск и карта эффективности сотрудника. Этот опыт позволил нам создать канву, механизм, чтобы в дальнейшем при возможности перевести все документы в электронный вид. И эта возможность появилась.

Полный кадровый ЭДО как эксперимент Минтруда

В апреле этого года Государственной Думой был принят законопроект «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками». Его цель – отработка механизмов ведения документов в цифровом виде без дублирования на бумажном носителе и подготовка предложений по внесению изменений в законодательство.

Как результат, цифровизация кадрового документооборота — это не предположение или допущение. Это свершившийся факт.

В эксперименте участвуют 70 компаний, в том числе и Ак Барс Банк. Это те компании-новаторы, которые готовы экспериментировать и у которых подготовлен фундамент для создания инфраструктурной и методической базы.

У нас есть собственный удостоверяющий центр. И это наше преимущество при реализации эксперимента. Другим участникам только предстоит долгий путь формирования технологических возможностей.

Результаты внедрения ЭДО

Внедрив эту технологию раньше, мы уже повысили свою производительность и оптимизировали процессы. Главное преимущество электронного кадрового документооборота — экономия рабочего времени сотрудников. Это самый дорогой ресурс, и мы должны тратить его в первую очередь на создание ценности. Чтобы поставить на документ свою подпись, сотрудник должен приехать в головной офис. Если это удаленный сотрудник, то необходимо использовать почтовые пересылки. Они создают риск нарушения сроков, установленных в законодательстве, и тратят время администраторов, которые принимают, обрабатывают и передают документ. В масштабах Ак Барс Банка это колоссальные временные затраты.

Подписание одного документа всеми сотрудниками в очном формате стоит банку в среднем 1 млн рублей. Например, три тысячи сотрудников были переведены в марте на удаленный режим работы. Стоимость очного подписания приказа на переход — 700 тысяч рублей. И подписав его уже электронной подписью, мы сэкономили эту сумму. На подписании карты КПЭ у четырех тысяч сотрудников Ак Барс Банк сэкономил еще 800 тысяч. Таким образом, только на двух документах мы сэкономили 1,5 млн рублей.

Также, внедрение электронного кадрового документооборота способствовало, в том числе и увеличению темпов роста производительности за прошлый год. Мы планировали повысить свою производительность на 18%, а она увеличилась на 26%.

Безусловно, как и в любом другом проекте, мы сначала инвестируем в создание инфраструктуры, потом получаем экономию и видим эффект от внедрения при выходе на самоокупаемость. В данном проекте результаты показывают, что все усилия и вложенные ресурсы стоят того.