Тайм-менеджмент современного руководителя: снижаем потери времени
В современном мире, где хаос, многозадачность и стресс стали обычным явлением, управление вниманием становится не просто важным навыком, а критическим фактором успеха.
Представьте, что происходит, когда врач, делающий серьезную операцию, теряет концентрацию внимания всего лишь на пару минут. Цена такой ошибки может быть слишком высока — человеческая жизнь. Судья, ведущий важный процесс, должен сохранять внимание на каждой детали, иначе справедливость может быть нарушена. Пожарник, руководящий тушением жилого комплекса, должен принимать решения быстро и точно, не теряя внимание, чтобы спасти жизни и имущество. Военный, проводящий спецоперацию, обязан быть предельно собранным, ведь на кону — безопасность людей и государства.
Однако проблема невнимания не ограничивается только этими профессиями. Если говорить о менеджерах, решающих управленческие задачи в условиях рассеянности, то можно сказать, что они теряют драгоценное время, которое могли бы быть использовать для стратегического планирования, работ над важными проектами и решения операционных задач, но вместо этого они проводят неэффективные совещания, формулируют нечеткие поручения, корректируют планы, исправляют ошибки, разрешают конфликтные вопросы.
Но давайте разберемся, почему так происходит и какие основные факторы влияют на потерю фокуса внимания на действительно важных задачах.
Так, основные потери времени при рассеянной организации работ в основном происходят из-за следующих факторов:
- Постоянные переключения между задачами
- Проведение неэффективных встреч
- Дублирование задач
- Ошибки и их исправление
- Недостаток координации и контроля
Теперь давайте рассчитаем потерю времени
- Постоянные переключения между задачами:
Среднее время на восстановление концентрации внимания менеджером после переключения задач составляет около 23 минут. Предположим, руководитель переключается между задачами 5 раз в день.
Время потерь: 23 мин × 5 раз/день × 5 дней/неделя = 575 минут или ≈ 9.6 часов. - Неэффективные встречи:
Средняя продолжительность одной встречи составляет 1 час. Предположим, 50% времени встреч не приносит пользы (не по теме, нет решений).В неделю проходят 5 встреч.
Время потерь: 1 час/встреча × 50% × 5 встреч = 2.5 часа. - Дублирование задач:
Руководитель тратит 1 час в день на выполнение дублирующих задач. Время потерь: 1 час/день × 5 дней/неделя = 5 часов. - Ошибки и их исправление:
Исправление ошибок занимает 1 час в день. Время потерь: 1 час/день × 5 дней/неделя = 5 часов. - Недостаток координации и контроля:
Ежедневно 30 минут тратится на выяснение текущего статуса задач и координацию. Время потерь: 0.5 часа/день × 5 дней/неделя = 2.5 часа.
Общие потери времени:
- Постоянные переключения между задачами: ≈ 9.6 часов
- Неэффективные встречи: 2.5 часа
- Дублирование задач: 5 часов
- Исправление ошибок: 5 часов
- Недостаток координации и контроля: 2.5 часа
Итого: 9.6 + 2.5 + 5 + 5 + 2.5 = 25.1 часа
Вывод
Руководитель теряет примерно 25.1 часа в 40-часовую рабочую неделю из-за фрагментированной организации работ, что составляет более половины рабочего времени.
Но как удержать внимание на главном, когда окружающий мир требует постоянного переключения между задачами?
Мой ответ — визуальные коммуникации в MindManager. Этот инструмент позволяет структурировать информацию и управлять ею таким образом, чтобы не терять фокус на ключевых аспектах бизнеса. Интеллект карты в MindManager помогают лучше понимать, анализировать и решать задачи, снижая вероятность ошибок и улучшая производительность. При этом визуальные коммуникации способствуют глубокому вовлечению команды благодаря наглядному отображению взаимосвязей и общей цели проекта. Каждый участник видит свой вклад в общую картину, что повышает мотивацию и ответственность. Это улучшает координацию, принятие решений и способствует эффективной реализации бизнес-задач.
При применении целостного и комплексного подхода с использованием интеллект-карт, руководитель может значительно сократить потери времени. Давайте попробуем рассчитать возможные улучшения для каждого из факторов:
- Постоянные переключения между задачами:
Интеллект-карты помогают структурировать задачи и сохранять фокус. Время на восстановление концентрации можно сократить до 5 минут. Предположим, руководитель, сохраняя фокус на важных моментах, переключается между задачами 2 раза в день. Время потерь: 5 мин × 2 раза/день × 5 дней/неделя = 50 минут или ≈ 0.83 часа. - Эффективные встречи
Интеллект-карты помогают заранее планировать повестку дня и эффективно управлять встречами. Потери времени на встречах можно сократить до 10%. В неделю проходят 5 встреч.
Время потерь: 1 час/встреча × 10% × 5 встреч = 0.5 часа. - Снижение дублирования задач:
Интеллект-карты позволяют четко распределять задачи и избегать дублирования. Потери времени на дублирование задач можно сократить до 0.25 часа в день.
Время потерь: 0.25 часа/день × 5 дней/неделя = 1.25 часа - Снижение ошибок и их исправление:
С помощью интеллект-карт можно лучше планировать и отслеживать выполнение задач, что снижает вероятность ошибок. Потери времени на исправление ошибок можно сократить до 0.5 часа в день.
Время потерь: 0.5 часа/день × 5 дней/неделя = 2.5 часа - Улучшение координации и контроля:
Интеллект-карты позволяют визуализировать статус задач и координировать действия команды более эффективно. Потери времени на координацию можно сократить до 0.25 часа в день. Время потерь: 0.25 часа/день × 5 дней/неделя = 1.25 часа
Общие потери времени:
- Постоянные переключения между задачами: ≈ 0.83 часа
- Эффективные встречи: 0.5 часа
- Снижение дублирования задач: 1.25 часа
- Снижение ошибок и их исправление: 2.5 часа
- Улучшение координации и контроля: 1.25 часа
Итого: 0.83 + 0.5 + 1.25 + 2.5 + 1.25 = 6.33 часа
Вывод
При применении целостного и комплексного подхода с использованием интеллект-карт руководитель теряет примерно 6.33 часа в 40-часовую рабочую неделю, что значительно меньше по сравнению с 25.1 часами при фрагментированной организации работ. Это позволяет существенно повысить эффективность работы и сократить потери времени более чем в три раза.
Для примера, давайте представим ситуацию, при которой Компания готовится к запуску нового продукта, где участвуют несколько отделов: разработка, маркетинг, продажи и поддержка клиентов.
Фрагментированный подход с потерей фокуса
День 1:
- 9:00 - 10:00: Встреча без повестки дня. Обсуждение общих вопросов запуска продукта
- 10:00 - 11:00: Разработка начинает работу без четких задач и сроков
- 11:00 - 12:00: Маркетинг готовит материалы, не имея полной информации о продукте.
- 12:00 - 13:00: Обед.
- 13:00 - 14:00: Продажи проводят переговоры с клиентами без ясного представления о продукте
- 14:00 - 15:00: Поддержка клиентов готовит FAQ без участия разработчиков
- 15:00 - 16:00: Переключение между задачами, время теряется на восстановление концентрации
- 16:00 - 17:00: Еще одна встреча, обсуждение деталей, которые могли бы быть решены заранее.
Итог встречи – отсутствие результата и необходимость обсудить проблемные вопросы на следующем совещании
Потери времени за день:
- Переключение задач: 23 мин × 5 раз = 115 минут (1.92 часа)
- Неэффективные встречи: 50% × 2 часа = 1 час
- Дублирование задач: 1 час
- Исправление ошибок: 1 час
- Недостаток координации: 30 минут
- Итого за день: 5.42 часа
- Итого за неделю: 5.42 часа × 5 дней = 27.1 часа
Целостный подход с использованием интеллект-карт в MindManager
День 1:
- 9:00 - 9:30: Встреча с четкой повесткой дня, созданной с помощью интеллект-карты.
На встрече руководитель описывает цель, задачи и общие сроки
После чего идет распределение на задачи, подзадачи по блокам «Разработка», «Маркетинг», «Продажа» и «Поддержка клиентов»
Затем распределяем все задачи, ответственных и сроки с помощью панели управления MindManager
- 9:30 - 12:00: Разработка работает по четко определенным задачам и срокам
- 12:00 - 13:00: Обед
- 13:00 - 14:30: Маркетинг готовит материалы, используя подробную информацию, предоставленную разработчиками
- 14:30 - 15:00: Быстрая координационная встреча для обмена текущим статусом.
В процессе координационной встречи, на основании:
a) обратной связи от потенциальных пользователей, внесена новая задача в разработку, что требует корректировки сроков и зависимостей, а также адаптации маркетинговых и коммерческих стратегий.
b) анализа конкурентов и целевой аудитории, обновлены задачи маркетинга по новым каналам продвижения, с перераспределением ресурсов и изменениями в коммерческих предложениях.
c) технических трудностей при интеграции, обновлены задачи по интеграции с переносом сроков, что вызвало необходимость оповещения всех отделов о возможных задержках и пересмотра графика запуска.
d) выявленных уязвимостей, в разработку добавлена подзадача по дополнительному тестированию, что привело к изменению сроков финальной сборки и необходимости уведомления маркетинга и продаж о переносе сроков.
e) отчетов службы поддержки и отзывов пользователей, добавлена задача по исправлению критических ошибок, с приоритетами и обновлением плана поддержки клиентов.
С помощью визуальной коммуникации в одной интеллект-карте, по итогам координационной встречи, все запросы на изменения были оперативно отражены в общем проекте. Это позволило команде быстро увидеть взаимосвязи, оценить влияние изменений на сроки и ресурсы, а также согласовать обновленные задачи между отделами. Благодаря этому, изменения были эффективно интегрированы в проект без существенных задержек.
- 15:00 - 16:30: Продажи проводят переговоры, опираясь на четкие материалы от маркетинга.
- 16:30 - 17:00: Поддержка клиентов готовит FAQ с участием разработчиков. Встреча завершена, все причастные отделы в курсе всех изменений и готовы завершить продукт в рамках установленного срока и бюджета.
Потери времени за день:
- Переключение задач: 5 мин × 2 раза = 10 минут (0.17 часа)
- Неэффективные встречи: 10% × 1 час = 0.1 часа
- Дублирование задач: 0.25 часа
- Исправление ошибок: 0.5 часа
- Недостаток координации: 15 минут (0.25 часа)
- Итого за день: 1.27 часа
- Итого за неделю: 1.27 часа × 5 дней = 6.35 часа
Сравнение
Фрагментированный подход:
- Общее потерянное время за неделю: 27.1 часа
Целостный подход с использованием интеллект-карт:
- Общее потерянное время за неделю: 6.35 часа
Вывод
Использование целостного подхода с интеллект-картами позволяет сократить потери времени более чем в 4 раза (с 27.1 часа до 6.35 часа) за 40-часовую рабочую неделю. Это повышает эффективность работы, снижает вероятность ошибок и улучшает координацию между отделами, что приводит к более успешному запуску продукта и достижению бизнес-целей.
Хотите повысить эффективность своих проектов - напишите мне слово "проект" https://t.me/yerzhan_terekulov и мы проведем бесплатную диагностику
Если вы хотите научиться использовать эти инструменты и методы для решения ваших управленческих задач, я приглашаю вас на мой курс "Как решать управленческие задачи без помех и бюрократии". На курсе вы узнаете, как:
- Использовать MindManager для визуализации и структурирования информации
- Развивать системное мышление при подготовке к важным встречам
- Управлять временем и приоритетами в условиях постоянного давления
- Повышать эффективность работы вашей команды.
Этот курс — ваш шанс освоить навыки, которые помогут вам управлять вниманием, избегать бюрократии и решать задачи с минимальными затратами времени и ресурсов. Запишитесь на курс уже сегодня https://clck.ru/3CEirn и начните использовать визуальные коммуникации в MindManager для достижения ваших целей!
Также я создал канал, в котором делюсь полезными материалами по систематизации бизнеса, личными наработками и подробностями своей работы. Там уже есть ссылки на мои книги об интеллект-картах и несколько статей, буду рад видеть вас в подписчиках! Переходи по ссылке https://t.me/yerzhan_mindmanager
Очевидные опечатки на скриншотах — это кринж.
Спасибо за обратную связь! Исправим
Интересный подход, но порой мне кажется, что мы усложняем простые вещи.
Самое частое место, где есть потери, на мой взгляд, - это когда вместо системы регулярных управленческих мепооиятий, который стоят в календаре как повторяющиеся события, руководитель выводит коммуникацию в мессенджеры и встречи по согласованию.
В мессенджерах 10 минутный вопрос растягивается на час и пересекается с другими такими же, это убивает ресурс внимания и снижает качество принятия решения.
Встречи по согласованию вместо повторяющихся встреч в графике сжигают ресурс на построение договоренности, когда встречаться. Ну и ритма нет, поэтому тоже все хаотично идет.
Это две ключевые вещи для первого шага в эффективному тайм-менеджменту, на мой взгляд. Остальное индивидуально.
Тайм-менеджмент это штука крайне важная для сохранения нормально работоспособности
Абсолютно с Вами согласен!
грамотный тайм-менеджмент