Как руководителю прожить без HR-отдела и не стать заложником операционки?

Более 80% пользователей нашей CRM-системы — небольшие компании до 25 человек в штате. У них нет отдела кадров, своего HR-менеджера или рекрутера. Бухгалтер ведет документооборот, директор сам подбирает сотрудников. Решили разобраться, действительно ли нужен компании HR и как можно обойтись без него.

Как руководителю прожить без HR-отдела и не стать заложником операционки?

Сразу скажем — мы не противники HR-менеджеров и считаем, что это важный специалист в компании. Наша идея направлена на автоматизацию работы HR, и как альтернатива чем его заменить, если компания просто не может позволить себе такого специалиста на данный момент.

Зачем вообще нужен HR?

В больших компаниях есть HR-отделы, где обычно работают: кадровики — отвечают за документооборот, рекрутеры — подбирают кандидатов на должность, и HR-менеджеры — помогают новичкам на стажировке, прокачивают персонал и налаживают микроклимат в офисе.

Если в компании работает больше 50 человек, ей уже нужен HR — он занимается настройкой микроклимата, решает экстренные ситуации по замене сотрудника, обычно ведет документооборот. HR может отредактировать вакансию и установить адекватную зарплату исходя из реалий рынка.

Юлиана Чуева, Директор рекрутингового агентства hrKazan

В небольших компаниях HR — это отдел кадров и бухгалтер в одном лице, а поиском подходящих сотрудников занимается директор или руководитель. Зачастую многие сравнивают HR с обычным рекрутером, поэтому не видят необходимость такого специалиста в команде.

В идеале, помимо работы с документами и поиска новых сотрудников, HR-менеджер выполняет пять важных задач:

  • подбирает специалистов на должности в компании;
  • помогает новичкам адаптироваться в компании;
  • проводит тренинги или определяет кому из сотрудников какие курсы пройти;
  • решает конфликтные ситуации в коллективе компании;
  • собирает базу кандидатов на вакансии, чтобы в случае чего экстренно заменить.

Если же компании все-таки нужен HR, но создавать ради него отдел они не хотят по экономическим соображениям — обращаются к HR-менеджерам на аутсорсе. Услуги таких компаний более выгодны бизнесменам, потому что:

  • HR-менеджеру хочется как можно быстрее закрыть позицию;
  • платить нужно только за оказанную услугу: подбор кандидата, тренинг или проведение собеседование и другие.
  • больше опыта в подборе, плюс в агентствах часто работают профильные HR — они лучше подбирают кандидатов, потому что в прошлом работали на этих должностях;
  • у них есть своя база хороших кандидатов, которые не подошли другим компаниям.

Удаленный HR делает все то же самое, что и HR в компании, только не оформляет сотрудников в штат. Однако, если компания на аутсорсе работает с предприятием давно, они могут взять и эту задачу на себя.

Однако, работая со специалистом на аутсорсе — появляются свои сложности. Например, нет понимания, на что уходят деньги, сколько внимания уделяется подбору персонала и действительно ли рекрутер выбрал хорошего специалиста.

Мы нашли решение, которое поможет в обоих случаях: обойтись директору без HR в штате и мониторить работу HR на аутсорсе, не доставая специалиста по мелочам. Для этого разработали дополнение для CRM — «Подбор персонала».

С его помощью легко организовать работу сотрудника на удаленке. Подойдет как небольшим компаниям, так и крупным со множеством филиалов с большой потребностью в персонале. Через дополнение руководитель такой компании сможет мониторить работу всех HR-отделов в разных регионах.

Можно ли совсем обойтись без HR в штате?

Спойлер: Да.

Идея не возникла сама собой — мы тоже были небольшой компанией. Директор сам находил кандидатов, проводил собеседования и отбирал лучших. В какой-то момент он сам того не заметил, как стал заложником операционки. Чтобы каждое направление в бизнесе на страдало и он мог и дальше эффективно уделять время проектам, пришла идея разработать своего рода «помощника» для руководителя компании или отдела HR.

Дополнение «Подбор персонала» работает как отдельная вкладка в CRM-системе, но заточенная под HR-отдел. В ней может работать директор компании, бухгалтер или кадровик. Подключить можно как одного, так и больше 100 человек — без ограничений.

К дополнению также можно подключить специалиста на аутсорсе или удаленного HR — просто выдать ему логин и пароль. Здесь директор сможет вести переписки, выставлять задачи, просматривать кандидатов, отслеживать динамику и давать обратную связь.

Как руководителю прожить без HR-отдела и не стать заложником операционки?

В дополнение мы вложили такие бизнес-процессы:

  • создание вакансии;
  • сохранение базы кандидатов, даже если они скроют свои резюме;
  • автоматический поиск кандидата в социальных сетях, например во Вконтакте;
  • автоматическое заполнение полей Резюме по текстовому файлу с hh.ru;
  • назначение собеседований из карточки кандидата;
  • отчетность и статистика по собеседованиям.

Как это работает. Например, некой компании Gritchie Company не хватает программистов в штате. Директор создает вакансию в CRM-системе, переносит в базу список кандидатов, которые ему понравились на том же hh.ru. Назначает кандидатам собеседования, а в карточке вакансии просматривает расписание встреч и их результат.

Как руководителю прожить без HR-отдела и не стать заложником операционки?

Пришел новый кандидат — директор переходит в карточку с его собеседованием. Здесь для собеседования уже собраны подходящие вопросы, которые стоит задать кандидату. Кстати, вопросы можно поменять в справочнике.

Как руководителю прожить без HR-отдела и не стать заложником операционки?

Ответы на вопросы можно записать в саму CRM или распечатать вопросы и заполнить вручную.

Как руководителю прожить без HR-отдела и не стать заложником операционки?

В карточке собеседования можно указать сразу, что кандидат не подошел. Если кандидат подошел, но на данном этапе вы не можете взять этого специалиста — его резюме уже не потеряется.

Как руководителю прожить без HR-отдела и не стать заложником операционки?

В следующий раз вы сможете поднять список всех кандидатов, кто вам понравился и связаться с ними повторно. Таким образом, вы со временем сформируете для себя базу подходящих специалистов.

Как руководителю прожить без HR-отдела и не стать заложником операционки?

Отправить тестовое задание кандидату можно сразу после собеседования через дополнительное действие, так директор не заставит человека долго ждать. Когда кандидат выполнит задание, он загрузит его в форму и оно автоматически окажется в CRM.

Мониторить отчетность по вакансиям и выполненной работе HR можно во вкладках «Вакансии» и на «Отчет». Здесь отображаются такие показатели: сколько человек рассматривается на должность, сколько прошло собеседований, сколько кандидатов справились с тестовым заданием, какие позиции уже были закрыты.

Как руководителю прожить без HR-отдела и не стать заложником операционки?

Дополнение «подбор персонала» помогает директору:

  • не потерять классных кандидатов;
  • сформировать базу резюме для своей компании;
  • грамотно вести отчетность по поиску новых сотрудников;
  • не забывать встречи, детали собеседования;
  • не терять тестовые задания;
  • давать конструктивную обратную связь тем, кто не подошел.

Ну, и конечно, вы сэкономите в среднем 40 тысяч рублей. Эти деньги можно вложить в развитие продукта или услуги. Если же у вас есть отдел кадров, с помощью дополнения вы сможете контролировать работу HR — поймете, чем сотрудник занимался в течение дня и каких результатов добился. В конце концов выясните, за что вы платите HR. :)

Вот главные мысли, которые мы хотели донести:

  • Дополнение «Подбор персонала» поможет крупным компаниям наладить механику работы HR, где много специалистов и за каждым уследить невозможно. Например, розничным магазинам, call-центрам.
  • В сегменте B2B с помощью дополнения можно наладить коммуникацию через CRM — выдать специалисту на аутсорсе доступ к программе и попросить вести отчетность в ней.
  • Если у компании есть HR-отдел — дополнение поможет повысить эффективность его работы и мониторить результаты, не дергая сотрудника.
  • Собрать «вечную» базу кандидатов — кандидат уйдет с hh.ru, но останется в вашей базе.

Переходите по ссылке, чтобы посмотреть, как работает дополнение. Если у вас есть вопросы по его работе, пишите в комментариях — ответим.

88
4 комментария

Чуваки, если Вы HR-функции возложили на коллег, это не значит что Вы смогли обойтись
так-то можно и ведь и без уборщицы обходится - взял директор в руки швабру и в конце дня прошелся по офису. Этот лайфхак был бесплатный. Другие - за деньги :)

2
Ответить

Идея, делать в одной системе доп функционал не нова. Подскажите пожалуйста в этом "CRM" системе есть ли такие возможности:
- переписка с кандидатом прямо из системы и его "резюме"
- возможность добавления в "резюме" дополнительных полей (строки, списки, справочники и т.п.), например делаем справочник "ВУЗЫ", наполняем его и в карточке "резюме" указываем данные о высшем образовании, а потом ищем резюме по этому полю.

Ответить

Добрый день, Илья. В дополнении «Подбор персонала» после его выкупа вы сможете настроить переписку с кандидатом из «карточки резюме» с помощью почтового модуля или интеграции с WhatsApp. Также вы сможете разработать свои справочники и добавить новые поля в карточку, и настроить по ним фильтры или поиск. Информация о ценах на этой странице https://clientbase.ru/market/library_tables/?addit&config=202 Если хотите уточнить детали, предлагаем вам зарегистрироваться и менеджер сможет лично все рассказать и сориентирует по стоимости.

1
Ответить