Быстро, четко и прозрачно: автоматизируем массовые однотипные задачи с помощью корпоративной биржи фрилансеров

Хочется сказать, что это решение, которое вы ждали. Но, может, и не ждали, а оно есть. Корпоративная биржа фрилансеров, которая поможет в разы ускорить работу с типовыми задачами, десятками исполнителей, разгрести завалы и легко масштабироваться.

В предыдущем материале мы рассказывали о том, как решали проблемы с подготовкой текстов и в результате создали полноценный продукт — биржу фрилансеров. С помощью биржи наладили массовый процесс работы с копирайтерами, успешно масштабировались, в 2 раза ускорили сдачу текстов, автоматизировали 80% рабочего времени штатного редактора, сократили издержки на административку и бюрократию на 20%.

В этом материале делимся тем, как устроена биржа, какие задачи помогает решать и как автоматизирует рутину.

В нашем агентстве работа по подготовке текстов строилась следующим образом:

Автоматизации не было: редактор собственноручно вел текст по всем этапам и отвечал за коммуникации по процессу.

Схема хорошо работала на небольших объемах текстов, но когда объемы выросли, случился завал. В 2023 году мы научились быстро развивать SEO-специалистов. Сеошников, клиентов и проектов стало в два раза больше. Этот рост отдел копирайтинга переварить не смог и стал тормозить рост бизнеса.

Мы нашли дополнительного редактора, и распределили задачи по отделам и тематикам. Но это не помогло — нагрузка была неравномерной, ведь это агентство.

Потом попробовали SCRUM, на который в 2022 году перешли SEO-отделы. Тоже не сработало: оценить будущий объем работы редакторы не могли, ведь задачи поступают от сеошников. Максимум — запланировать время на то, что уже в работе.

Как говорится, невозможно решить проблему на том же уровне, на котором она возникла. Нужно идти дальше. Что мы и сделали, создав собственный продукт, который автоматизирует работу с текстами и помогает нам переварить большой объем задач, без существенной нагрузки на редактора.

Решение автоматизирует работу распределителя задач: убирает посредническую функцию, сильно снижает количество коммуникаций по процессу, делает его прозрачным и понятным для всех участников.

Обобщённо, есть 2 типа задач, с которыми помогает наш продукт:

Приведем примеры:

Список можно еще долго продолжать.

Что важно — с помощью биржи можно закрывать не только задачи, у которых один исполнитель, но и когда их несколько, и работают они последовательно. Один человек собирает семантику, другой на основе семантики составляет ТЗ на SEO-тексты, авторы готовят контент, редактор проверяет.

Разберёмся, как работает биржа на примере работ по подготовке тематических текстов.

На бирже три вида юзеров.

А задачи «ходят» по статусам.

Можно просматривать задачи и их статусы за выбранный период.

Анализировать бюджет: посмотреть, сколько денег потратили на тексты с конкретной специализацией или по проекту.

Смотреть рейтинг авторов. Оценить количество закрытых задач и доход исполнителя.

Качество работы: скорость, процент доработок и т. д.

Теперь пройдемся по тем небольшим моментам, без которых биржа не работала бы так хорошо. Все функции — результат внедрения и тестирования на живом рабочем бизнесе. То есть, на нашем агентстве.

Каждому автору присваиваются специализации, причем одна из них — основная. Автор в первую очередь видит задачи с текстами по его основной тематике. Если таких нет — получает доступ к остальным.

Чтобы авторы не набирали сразу много задач и сроки по задачам не «поехали», ввели ограничение — не более 6 задач в работе.

Чтобы авторы не ждали проверки текстов неделями, внедрили статус «На согласовании». Срок согласования — 7 рабочих дней. Если по истечении этого времени задача не согласована, она автоматически переводится в статус «Выполнено». На статус «Проверено» заложили 3 рабочих дня.

Уведомления о том, что на задачу нужно обратить внимание, приходят заказчику на почту или в телеграм.

Стоимость работы рассчитывается автоматически. Для этого создан модуль расчетов: в нем указывается стоимость за тысячу знаков или рабочий час, коэффициент наценки — если мы продаем работу исполнителя клиенту, то сколько закладываем в плюс, и личный коэффициент исполнителя за уровень экспертности и опыт.

Когда текст готов, все участники видят его стоимость. Сумма с наценкой «уходит» в CRM-систему и матчится с соответствующим проектом. Руками забирать данные из биржи в CRM и пересчитывать для выставления счета не нужно.

Еще одна удобная фича биржи — возможность оформить счет на выплату сразу в интерфейсе. Исполнитель указывает стоимость работы, система пересчитывает эту стоимость с учетом налога НПД, бухгалтер перечисляет нужную сумму на счет исполнителю. Счет и банк уже привязан через приложение Мой налог.

Все спорные моменты (сеошнику не нравится текст, автор не согласен с сеошником) решаются в отделе арбитража. В нашем случае это специалисты, которые глубоко погружены в бизнес-процессы, специфику клиентов, адекватно оценивают качество контента. Такие модераторы снижают нагрузку на редактора: никто не пишет ему с вопросами и жалобами.

К бирже можно подключить собственных арбитражников, просто выдав им отдельный доступ.

Техподдержка тоже работает — решает вопросы, связанные с работой платформы. Например, не удаётся внести расход, исполнитель решил отказаться от текста по какой-то причине или заказчик просит удалить задачу по согласованию с исполнителем.

Первую версию биржи мы внедрили в сентябре 2023, ещё 3 месяца потратили на доработки. Полноценным продуктом начали пользоваться в начале 2024 года. В результате в три раза сократили средний срок написания текстов, убрали 80% нагрузки с редактора — ему не нужно заниматься распределением задач и быть передаточным звеном. И вообще, отстроили прозрачные и понятные процессы, которые позволяют нам масштабироваться без проблем.

Если у вас уже сейчас есть задачи по копирайтингу, и вы хотите протестировать инструмент, регистрируйтесь на бирже, пополняйте баланс и создавайте задачу. Все авторы на бирже прошли наш «ручной отбор» через сеошников, редакторов и клиентов. С промокодом VC50 получите бонус 50% на первое пополнение (напишите поддержке при первом пополнении).

Если биржа нужна как полноценное решение, то мы создадим для вас выделенный аккаунт компании, в который вы добавите своих сотрудников, фрилансеров, редакторов и проч. Для других пользователей и компаний ваши проекты, задачи и исполнители будут недоступны.

Биржу можно превратить в CRM для работы штатной команды. Создать и распределить сотрудников по проектам, чтобы они могли ставить самостоятельно задачи. При этом вся информация будет храниться в одном аккаунте. Прямо как в Миралинкс, где можно создавать под каждого клиента отдельный аккаунт или же в аккаунте компании добавлять все проекты клиентов.

Если у вас массовый, постоянный процесс, вам нужно автоматизировать однотипные задачи, которые сложно распределять и контролировать вручную, пишите нам в телеграм. Мы поможем настроить и автоматизировать ваш процесс.

Автор: Кирилл Агафонов, продакт-менеджер биржи для работы с фрилансерами Flow-Task.com, руководитель SEO-отдела в Ant-Team.ru.

Подписывайтесь на наш телеграм-канал, чтобы первыми узнавать о выходе новых материалов. И смотрите наши бесплатные обучающие видео на YouTube, VK и Rutube.