Бухгалтерские ляпы, которые убивают стартап
Идеал общения предпринимателя с бухгалтером показан в фильме «Список Шиндлера». Как вы помните, г-н Шиндлер после принятия бизнес-идеи первым делом нанял бухгалтера, который честно выполнял свою работу и был на своем месте до самого последнего цента компании. В современном мире бывает по-разному.
Я работаю в области финансов уже порядка 15 лет, за годы практики поднакопились разные истории о том, как делать не надо.
Небольшое отступление об определениях
Понятие startup впервые появилось в журнале Forbes в 1967 году. И изначально применялось к компаниям, которые только зародились, не имели стабильного дохода. Назовем это стартапом в самом широком понимании, оно до сих пор имеет место быть и использоваться.
Однако, в современных реалиях, используется более узкое определение, согласно которому нужно не просто быть новым бизнесом с проверенной моделью, а использоваться совершенно новые идеи, тестируя их и привлекая внешний капитал (венчурный)
Данная статья скорее про первое широкое определение.
Ляп №1. Про расходы на бухгалтерию забыли
Выглядит смешно, но в микробизнесе – это обычная практика.
Я вот тут купил, вот тут продал с наценкой 3-5%. Все так живут, значит, мне тоже хватит.
Тут не учтены не только расходы на бухгалтерию, но вообще какие-либо расходы, и даже налоги. И наверное, комментарии излишни.
Это не сложно. Найдем бухгалтера на Авито за 5 тысяч рублей
За годы работы у меня есть список дешевых бухгалтеров, кто их ищет, я всегда могу порекомендовать. Вот история про одного из них.
Один начинающий предприниматель нашел реально хорошую бизнес-идею со своей нишей, углубился в производство, а бухгалтерию отдал девушке с сайта Фриланс за 1500 рублей в месяц. Девушка совсем не знала учет, не понимала элементарных понятий, но она устраивала по цене. Естественно, ее декларациями заинтересовалась налоговая уже через полгода.
Девушка поняла, что плохо дело и по-тихому слилась, сказала, что вышла замуж и уехала в другой регион, и теперь ей не до работы.
Ей не хватило духу признаться и рассказать предпринимателю, что его компанию засыпают требованиями, что его самого вызывают в налоговую. Она просто молча ушла.
Я подключилась к ситуации на моменте «Помогите! Налоговая заблокировала мой расчетный счет и забрала оттуда 250 тысяч рублей!»
Конечно, мы все вернули, но это стоило денег, времени. Деньги, собранные для закупки материалов были заморожены на несколько месяцев.
Экономия - хорошо, но жадный платит дважды!
Ляп №2. Экономия на бухгалтерии за счет бух сервисов
Таких сервисов сейчас очень много, они есть у каждого уважаемого банка, они есть у Контура и других крупных игроков бухгалтерского рынка.
Каждый сервис обещают, что все будет происходить само-собой, вам только нажать вот на эту «зеленую большую кнопку». Если что, волноваться не нужно, у нас есть штат высококвалифицированных консультантов. Мы сразу все для вас сделаем!
Прежде, чем пользоваться, нужно понимать, что они рассчитаны на усредненных типизированных клиентов. И чем ваша бизнес-идея уникальнее, тем больше шансов, что что-то пойдет не так.
Звонит мне как-то мой коллега по обучению в магистратуре и говорит:
Виктория. Я открыл салон красоты. Купил в целях экономии сервис у известной большой компании. Обещали сплошной шоколад, но мне постоянно кажется, что что-то идет не так. Писал в ТП, ответили, что все прекрасно, но мое экономическое образование подсказывает, что что-то не так.
При проверке оказалось, что действительно автоматическое распознавание платежных поручений работало некорректно, в результате происходило искажение данных о кредиторской и дебиторской задолженности, а также искажался расчет НДС. Суммы налога к уплате были некорректные.
Почему высококвалифицированная ТП не поняла моего клиента? Потому что он не мог им сказать предметно в чем ошибка. Он писал: «Мне кажется, что тут что-то не так». И в ответ получал: "Все прекрасно! НЕ переживайте!"
Второй момент с этим же бух. сервисом. Клиент забыл подать уведомление о применении упрощенной системы налогообложения.
Вновь созданные компании имеют для этого ровно месяц. Если забыл, то становишься плательщиком НДС.
Однако, существует ст. 145 НК РФ, которая для маленьких фирм дает освобождение от обязанностей налогоплательщика НДС.
Имея на это право, мы подали уведомление в налоговую на освобождение от НДС.
А вот этот прекрасный автоматизированный сервис сказал: А я не умею этого делать!
И дальше пришлось жить в ручном режиме.
Опять же "отрицательная экономия", если говорить математически.
Ляп №3. Аутсорсинг
Такое решение приносит экономию в плане затрат на лицензии 1С, на поддержание сервера, на защиту данных от кибератак.
Стоимость может быть ниже по сравнению с затратами на штатную бухгалтерию.
Самая большая боль бухгалтерского аутсорсинга – это отсутствие контроля качества. Более крупные компании стараются операционные отделы вынести в регионы, где рабочая сила более дешевая. Но никто и никогда не проверяет, насколько корректно внесены данные.
Вторая боль – это навешивание на одного бухгалтера множества компаний, которых он ведет в единственном числе. Для успешного ведения дел уровень многозадачности такого бухгалтера должен превышать уровень «Бог» от 8 до 10 раз.
Такого, конечно, в природе не существует!
И опять же этого бухгалтера никто и никогда не проверяет. А когда он «падет как загнанная лошадь» на его место будут нового.
Я не утверждаю, что все аутсорсинговые компании плохи, просто к ним нужно присмотреться.
В своем бухгалтерском агентстве "Легкая Бухгалтерия" изначально используется другая схема ведения бизнеса:
Каждый бухгалтер работает только на выделенном участке. Например, вашу заработную плату будет рассчитывать узкий специалист по заработной плате, с опытом работы на данном участке от 5 и более лет.
Отчетность формирует только главный бухгалтер. Он проверяет ввод первички, но сам никогда не забывает его.
И когда отчетность готова, ее дополнительно проверяет внутренний аудитор.
Ляп №4. УНФ хорошая бухгалтерская программа для старта
Это заблуждение. Данная программа предназначена для управления, а не для учета. Это вместо CRM.
В программе нет плана счетов, нет возможности формировать бухгалтерскую отчетность.
В ней можно только сформировать с различной долей успешности декларацию ИП (без сотрудников) по УСН или же применять для учета ПСН.
Мои советы перед тем как начать стартап
Получите консультацию специалиста по финансам и налогам, чтобы понимать какова ваша финансовая модель, какую долю будет занимать налоговое бремя, как его можно оптимизировать
Получите консультацию практикующего бухгалтера о том, как можно организовать для вас ведение учета, лучше сравнить 2-3 мнения, потому что каждый кулик хвалит свое болото.
Приходите в мой ТГ. Я всегда рада открытому общению.
Статья на самом деле полезная. Мало кто думает о том, как важна правильная бухгалтерия в стартапах. Даже небольшие ошибки могут стать причиной больших проблем, так что лучше сразу все делать правильно, чтобы не терять время и деньги на исправление.
Спасибо за обратную связь! Да, дешевле и проще сразу сделать все хорошо, чем потом переделывать
Не забывает как вносить первичку? Или не забивает на первичку 😂
Наши бухгалтеры и "не забывают", и "не забивают на первичку"