Ошибки при расчете заработной платы: чем это грозит компании и как их избежать

Правильный расчет заработной платы — не только обязательство перед сотрудниками, но и ключевой фактор в соблюдении законодательства. Ошибки в начислениях могут привести к недовольству работников, проблемам с контролирующими органами и штрафам, ухудшению репутации компании.

В этой статье мы поговорим о том, как избежать этих подводных камней, и рассмотрим основные аспекты, которые помогут наладить процесс расчета зарплаты.

Для корректного расчета зарплаты отслеживайте нововведения в ТК РФ и официальных правовых документах. В них содержится актуальная информация: минимальный размер зарплаты, нормы по учету рабочего времени, правила начисления отпускных выплат, и другие положения.

Чтобы избежать штрафов, важно грамотно рассчитать и своевременно перечислить взносы и налоги. НДФЛ — налог на доходы физических лиц — работодатель удерживает из зарплаты работника и перечисляет в бюджет. Стандартная ставка — 13%. Есть четыре вида страховых взносов: ОМС (медицинское страхование), от несчастных случаев, на случай временной нетрудоспособности, пенсионные.

При расчете заработной платы необходимо учитывать различные виды выплат. Перечисли некоторые из них.

Сотрудники имеют право на оплату больничного. Размер этой выплаты зависит от страхового стажа работника и размера зарплаты. Средний заработок считается за предыдущие два года работы. Минимальный размер больничного в 2024 году составил 19 242 рубля в месяц, максимальный — 4 039,73 рубля в день.

Сотрудникам полагается ежегодного оплачиваемый отпуск. Расчет отпускных производится на основе среднего заработка за период до начала отпуска.

Премии и компенсации за выполнение определенных задач или переработки должны быть корректно рассчитаны и учтены в общей заработной плате сотрудника. Это:

При расчете всех перечисленных выплат необходимо соблюдать определенный порядок расчета и учета. Важно составлять специальные реквизиты для отдельных видов выплат, правильно указывать их в трудовых договорах и соблюдать все сроки и условия их начисления.

Документирование также играет важную роль. На основании первичных документов работодатель отражает операции в учете и подтверждает налоговые расходы. Нельзя учесть расходы, не подтвержденные первичкой. Пробелы в первичной документации по расчету зарплаты влекут за собой штрафы, репутационные потери в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с коллективом.

Список ключевых документов следующий:

Они позволяют сократить время на расчеты, помогают минимизировать человеческие ошибки и обеспечить точность. Выбирайте систему, которая автоматизирует расчеты налогов и обеспечивает интеграцию с системами учета рабочего времени. Перечислим наиболее популярные решения:

«1С: Зарплата и управление персоналом». Одна из самых распространенных и универсальных программ. Она предоставляет широкие возможности для учета персонала, расчета и начисления заработной платы, учета налогов и отчислений.

«Контур Зарплата». Программа для автоматизации начисления заработной платы, налогов и взносов, управления персоналом и формирования отчетов. Сервис имеет понятный и удобный интерфейс.

«СБИС». Большой программный комплекс для подготовки, проверки и сдачи электронной отчетности в государственные органы для ИП, ООО и других форм организаций. Система содержит все необходимые бухгалтерские и налоговые инструменты. «СБИС» регулярно актуализирует формы электронных отчетов.

«Галактика ERP». Комплексная система управления ресурсами предприятия, автоматизирует все бизнес-процессы. Позволяет вести учет и формировать отчетность по международным стандартам.

Рассмотрим основные виды отчетности по заработной плате и последствия за нарушение сроков предоставления отчетных документов.

Ежемесячная отчетность. До 25-го числа каждого месяца, следующего за отчетным, компания обязана предоставлять отчеты по начисленной и выплаченной зарплате сотрудникам. Список документов:

Отчет П-4 содержит сведения о численности и заработной плате сотрудников

Персонифицированные данные о физлицах – информация о работниках и исполнителях, с которыми заключены договоры. Указывают ФИО, ИНН и СНИЛС каждого и сумму начислений, если они были. В один отчет включают всех сотрудников, с кем подписан договор, даже если выплат человеку не было.

Квартальная отчетность. Помимо Отчета П-4 и Персонализированных данных о физлицах, должна содержать:

Расчет 6-НДФЛ. В декларацию вносят данные обо всех выплатах за отчетный период и о размере налога на доход физических лиц, который был удержан. Прежде всего это касается зарплат, но в отчете нужно указывать и другие выплаты: например, материальную помощь и дивиденды.

Расчет по страховым взносам (РСВ). Если во время отчетного периода компания не отчисляла страховые взносы за сотрудников, бухгалтерия должна отправить нулевой отчет.

Годовая отчетность состоит из: Подраздел 1.2 отчета ЕФС-1. В нем фиксируют дату приема или увольнения, СНИЛС и отдельные периоды, влияющие на расчет пенсии. Например, периоды нетрудоспособности, отпуска без сохранения зарплаты.

Расчет 6-НДФЛ. Приложения к годовому отчету 6-НДФЛ — справки о доходах и суммах налога каждого сотрудника.

Расчет по страховым взносам (РСВ) нужно сдать до 25 января следующего года. В нем указывают взносы по единому тарифу.

Если не предоставить отчеты по зарплате вовремя, сдать их неполными или с ошибками, последуют штрафы:

Штрафы за нарушение законодательства о заработной плате:

За повторный в течение года долг по зарплате размера штрафа возрастет и составит для ИП от 10 до 30 тысяч рублей, а для организаций — от 50 до 100 тысяч рублей. За полную невыплату заработка более 2 месяцев или частичную (до 50%) — более 3 месяцев предусмотрена уголовная ответственность.

Некоторые ошибки в расчете зарплаты возникают из-за неправильной последовательности документооборота. Например: премия добавлена после документа «Начисление зарплаты и взносов», это приводит к неверному расчету страховых взносов. Выявляются они только на этапе отчетности. Нарушение порядка влияет и на НДФЛ, что может привести к отрицательным значениям перерасчета, которые трудно исправить.

Для поддержания порядка в информационной базе, сдавайте документы в такой хронологии:

Законодательство постоянно меняется, поэтому важно регулярно обновлять знания. Курсы повышения квалификации, вебинары и консультации с экспертами помогают оставаться в курсе последних изменений и применять их на практике. Обучение сотрудников требует времени и денег. Если вы не готовы нести дополнительные издержки, рассмотрите возможность делегировать расчеты специалистам за пределами организации.

Сервис Моя бухгалтерия Аутсорсинг поможет вести кадровую отчетность и бухгалтерию без ошибок и точно в срок. Наши эксперты возьмут на себя все расчеты и оформят документацию с точностью и профессионализмом. Освободите ваше время и ресурсы, доверив бухгалтерские задачи профессионалам. Первый месяц за 1 ₽!

Избегайте ошибок в расчете заработной платы. Помните, что даже мелкие неточности могут привести к серьезным последствиям. Регулярно повышайте квалификацию сотрудников, отвечающих за бухгалтерский учет, или пользуйтесь услугами бухгалтерии на аутсорсинге. Это эффективный и надежный способ обеспечить качественный финансовый учет, что позволяет сфокусироваться на бизнесе.