«Никогда не открывайте почту, чтобы просто её проверить»

Предприниматель Дариус Форокс опубликовал в своём блоге на Medium советы по работе с почтой. Он придерживается правила Zero Inbox и советует четыре правила для того, чтобы повысить собственную эффективность в работе с корреспонденцией.

По словам предпринимателя, в день он получает 40-50 писем — не включая автоматические письма от сервисов и интернет-магазинов. Однако содержание большинства писем, несмотря на заголовки со словами «Срочно», «Важно» и прочее, оказывается не таким интересным, отмечает Форокс. Каждый раз такие сообщения отвлекают предпринимателя от работы и «сбивают» его фокус.

Поэтому Форокс, использующий для работы с почтой принцип Zero Inbox (все входящие письма — это задачи, которые после выполнения помещаются в архив), сформулировал несколько правил для проверки email.

Количество писем не зависит от вашей успешности

Большинство предпринимателей получает в среднем 5-50 писем в день, пишет Форокс: «Однако объем корреспонденции никак не отражает вашу важность». Предприниматель считает, что с проблемами в обработке входящих email сталкивается каждый: вне зависимости от того, идёт ли речь о 500 письмах в день или всего пяти.

Большинство систем для работы с email слишком сложны. Я не хочу тратить время на архивирование писем в различные папки или создавать систему, которая будет требовать от меня много усилий.

Открывайте почту только для того, чтобы ответить на письма

«Никогда не проверяйте почту только для того, чтобы её проверить», — советует Форокс. Большинство людей держат почтовую программу всегда открытой или запускают её только для того, что проверить входящую корреспонденцию.

В чём смысл? Проверка почты — бесполезное занятие. Даже если вы ждете важное сообщение. Зачем просто смотреть в экран, когда можно заняться чем-то полезным.

Отвечайте. Архивируйте. Откладывайте.

Предприниматель советует ограничить взаимодействие с почтой тремя действиями: ответом на входящую корреспонденцию, архивированием писем, которые уже не нужны, откладывайте (функция Snooze для Google Inbox)

Я отвечаю сразу на простые письма. Архивирую сообщения, в которых не требуется моего ответа.

Письма, на которые нет возможности дать мгновенный ответ, Форокс откладывает. Он старается минимизировать количество отложенных email, так как это добавляет лишний стресс в работе: «Природа человека ориентирована на выполнение задач. Мозгу постоянно нужно их завершать. Многие исследования доказывают, что нерешенные задачи приводят к росту эмоциональной нестабильности».

Не нужно держать почтовую программу всё время открытой

Предприниматель советует использовать её только тогда, когда нужно поработать с почтой. Кроме того, он рекомендует выключить все уведомления о входящих email.

Если вы не работаете в техподдержке, вам не платят за отправку email. Ваша работа заключается в другом. Поэтому идите выполнять свою работу. Каждое новое уведомление о письме сбивает ваш фокус.

Можно работать с почтой несколько раз в день

Предприниматель пробовал планировать время, в которое он отвечает на почту. Например, каждый день с 5 до 5:30. Однако в работе с email можно быть более гибким, считает Форокс: это зависит от количества получаемой корреспонденции.

Это по-прежнему значит, что в течение дня нельзя заходить на почту только ради её проверки. Можно открыть email раз или два раза в день. Но я заметил, что не имеет никакого значения, как часто вы заходите на почту для работы с корреспонденцией.