«Лента», «О’КЕЙ» и АЗС «Татнефть»: три примера автоматизации бизнес-процессов в ритейле

Ситуация на рынке труда в ритейле становится все более напряженной. По данным совместного исследования ПЭК и hh.ru, в первой половине 2024 года дефицит кадров в розничной торговле превысил 1 млн человек. Острая нехватка сотрудников вынуждает компании искать новые пути оптимизации трудозатрат, и внедрение технологий становится ключевым фактором для успешного функционирования розничных сетей. Рассказываем, какие бизнес-процессы автоматизируют крупные ритейлеры на примере кейсов трех разных брендов компании SL Soft.

1) Оптимизировать трудозатраты сотрудников офиса и магазинов.

2) Повысить уровень комплаенса (соответствие объектов требованиям контролирующих органов).

Торговой сети было необходимо автоматизировать бизнес-процессы операционной деятельности, используя мобильные технологии. Это позволило бы перейти от множества разнородных систем к единому интерфейсу для управления всеми операционными процессами, связанными с проверками и задачами.

«Лента» нуждалась в инструменте, который помогал бы сотрудникам выполнять операции в торговом зале, назначать ответственных за корректирующие мероприятия сразу при выявлении несоответствий и получать полную аналитику проверок по всем процессам, наблюдая за динамикой устранения нарушений.

Проект охватил более 13 департаментов, из которых пять были определены как ключевые. Техническая реализация системы происходила по методологии Agile, что включало проверку гипотез и внедрение только тех решений, которые подтвердили свою эффективность. Такой подход позволил избежать разбивки внедрения на этапы для различных служб. Решение MD Audit настраивалось не только под конкретные требования одного подразделения, но и с учетом будущего развития, что обеспечивало возможность его использования как единого приложения для всех операционных задач магазина.

Общий срок реализации проекта составил 12 месяцев. Внедрение системы охватило всю сеть «Ленты» — более 700 магазинов различных форматов. К сентябрю 2023 года количество сотрудников, активно использующих решение, достигло 4 000 человек, а с добавлением новых подразделений этот показатель может вырасти до 10 000.

1) Создать эффективный кадровый учет на основе единого архитектурного подхода и общих принципов, что обеспечит стандартизацию работы всех подразделений компании, независимо от их территориального расположения.

2) Автоматизировать расчет заработной платы сотрудников.

3) Настроить возможность интеграции нового ПО с уже существующими системами в компании.

На момент внедрения нового решения затраты на персонал составляли основную статью расходов магазинов. Один из эффективных способов решения этой проблемы — оптимизация процессов учета и управления человеческими ресурсами.

В первую очередь были автоматизированы функции, связанные со штатным расписанием, планированием организации, электронным документооборотом и предоставлением данных в государственные органы. Также внедрены инструменты для оценки, планирования подбора кадров и управления рабочими графиками. Единый личный кабинет значительно ускоряет процесс согласования документов и позволяет руководителям оперативно получать организационную и аналитическую информацию о сотрудниках.

Переход на систему расчета заработной платы от «БОСС» прошел менее чем за 10 месяцев, что считается хорошим сроком с учетом численности сотрудников компании — около 20 000 человек.

Помимо этого, команда «БОСС» заменила устаревшее ПО и перенесла все архивные даннее, а также организовала хранение информации в единой базе с оперативным доступом к ней, включая исторические данные. При этом была проведена унификация всех справочников.

В новой системе уже работают около 200 специалистов по кадровому учету, а более 6 000 сотрудников компании активно пользуются возможностями «Личного кабинета», что свидетельствует о успехе внедрения и высокой степени удовлетворенности пользователей новым решением.

1) Оптимизировать множество разнородных процессов централизованно через единый интерфейс.

2) Обучить сотрудников самостоятельной работе с платформой ROBIN для создания программных роботов.

«Татнефть-АЗС Центр» — самая крупная региональная бизнес-единица сети АЗС «Татнефть». Более 5,5 тысяч ее сотрудников работают в 15 регионах страны. Компания управляет 408 автозаправочными станциями, где ежегодно продается более 2 млн тонн нефтепродуктов и 5 млн стаканчиков кофе.

Платформа ROBIN была выбрана благодаря удобному интерфейсу, возможности настройки в No-Code режиме и широкой функциональности для работы с офисными приложениями, а также файловой системой и «1С». Важным аспектом были и компоненты OCR и ИИ для интеллектуального поиска и обработки информации.

В ходе аудита АЗС «Татнефть» выявила 107 рутинных задач, которые потенциально можно передать роботам. Основные области автоматизации включали поиск информации, формирование отчетов, ввод данных в различные системы и анализ информации.

В АЗС «Татнефть» разработали единую экосистему для настройки процессов и программных роботов, а также распределения интеллектуальных задач между цифровыми помощниками и реальными сотрудниками. Специалисты компании сами создают и внедряют новых роботов без участия вендора и ИТ-службы. Для этого 15 сотрудников компании освоили навыки роботизации в No-Code режиме.

Пришлось приложить много усилий, чтобы отобрать кандидатов для обучения: они должны были иметь опыт описания бизнес-процессов, аналитические способности, системное мышление и хорошие коммуникативные навыки. Но усилия себя оправдали — роботизация затронула практически все подразделения: оптовую торговлю, внешнеэкономическую деятельность, логистику, розничные продажи, инвестиции, строительство, операционную и юридическую деятельность, ИТ, экономическое планирование, техническую поддержку, HR и бухгалтерию.

Ежедневно роботы обрабатывают заявки на отгрузку нефтепродуктов в «1С»; принимают заявки по почте на отгрузку нефтепродуктов и сохраняют их в определенной папке; формируют сводный файл по оценкам выполнения KPI и общий свод заявок с агрегацией по филиалам.

Роботы используются и при работе с оператором фискальных данных — они ищут в ОФД чеки и дополняют отчет по ним. Программные роботы ROBIN также удаленно подключаются к кассе и формируют чек коррекции по выдаче наличных. Кроме того, виртуальные помощники могут осуществлять поиск УПД по списку договоров в «Контур.Диадок» и отправлять их на согласование.