Что важно учесть при разработке виртуального офиса компании

Следуя тренду удалённой работы, на которой мы находимся уже 7 месяцев, ряд компаний предлагают услугу по организации бизнес-деятельности на дистанте. Она так и называется «виртуальный офис». В большинстве офферов, которые мне удалось посмотреть, её суть заключается в предоставлении виртуальных реквизитов для компаний и программного обеспечения, с помощью которого выстраивается и контролируется работа каждого сотрудника и всей компании в целом.

О возможностях онлайна по организации виртуального рабочего пространства мне рассказала эксперт по цифровой трансформации управления персоналом, консультант по стратегии и один из разработчиков «виртуального офиса» Granatum Solutions Наталия Даниленко.

По её мнению, компании и на удалёнке могут обзавестись собственными кабинетами для своих сотрудников, переговорными комнатами, онлайн-кафе, курилками, клубами по интересам и прочими атрибутами стандартного офиса. Главное – коллеги смогут максимально ощутить то взаимодействие, которое было между ними в оффлайне, и даже выиграть в эффективности от перехода в онлайн.

Опыт вынужденной удаленной работы во время пандемии навсегда изменил отношение к офису как у компаний, так и у сотрудников.

Во-первых, руководители научились управлять территориально распределенным коллективом. Большинство из них сейчас пересматривает и свое видение организации рабочих пространств, понимая, что, отказавшись от части площадей, может выиграть и финансово, и с точки зрения отдачи от сотрудников.

Во-вторых, перед работодателями открылся дивный новый мир в плане рынка труда, ограниченного лишь языковыми пределами. Да и они в скором времени растворятся за счет потрясающих скачков в технологиях синхронного перевода, которые произошли за последние два года.

В-третьих, лавинообразно растет количество сотрудников, которые ждут от работодателя возможности хотя бы иногда работать удаленно. А некоторые теперь принципиально рассматривают только дистанционный формат. Особенно эта тенденция выражена среди наиболее востребованных на рынке труда специалистов, например, в сфере IT и digital.

Все эти факты говорят об одном: постоянные рабочие места в физических офисах совсем скоро перестанут быть нормой. Работа из дома или из коворкинга и стихийное формирование локальных команд в разных городах будут комбинироваться с периодическими встречами в офисе или даже обходиться вовсе без них. Для многих компаний виртуальные офисы станут новой реальностью, а со временем и с дальнейшим развитием технологий физический офис вообще может перейти в разряд исключений.

Специалисты сходятся в одном: современный физический офис - это модульные пространства с возможностью уединиться или собраться в группы разного размера. Основное внимание уделяется комфорту, звукоизоляции и возможностям для совместного творчества. Open space, ровные ряды столов и закрепленные за конкретными сотрудниками рабочие места уходят в прошлое.

Теперь место в офисе бронируется под задачу с учётом того, с кем тебе в это время нужно пообщаться. Каждый раз вы работаете на новом месте, в ином окружении, в пространствах разного размера в зависимости от цели вашего присутствия в офисе в конкретный момент. Счёт идет не на дни - рабочие места будут бронироваться по часам, и в течение дня каждый сотрудник может сменить несколько локаций.

Со временем люди осознают, как много в офисном взаимодействии значило личное невербальное общение. Оно выражалось в том, что мы видим мимику, жесты, позу собеседника, слышим интонации и другие микро-сигналы, которые мозг подсознательно считывает и интуитивно достраивает полную картину. Поэтому нормой культурного делового взаимодействия в виртуальной среде становится общение с видео, при этом нам важно видеть у собеседника не только размытый силуэт на фоне окна или «подбородок-вид-снизу».

Общаясь онлайн, люди скоро перестроятся на данный канал взаимодействия - как мозг при удалении его части берет на себя функции утраченной или поврежденной зоны коры. Вместе с этикетом видео-общения и развитием технологий, которые позволят всем участникам встречи подключать камеру без потери качества и скорости сигнала, исчезнет разница в эффективности взаимодействия онлайн и оффлайн и люди начнут гораздо лучше понимать друг друга.

Следующим шагом со стороны компаний станет анализ эффективности времени, которое сотрудники тратят на встречи.

Сейчас люди с утра до вечера сидят на «звонках», иногда не успевая пообедать, размяться, прийти в себя, перезагрузиться, отвлечься. Они порой не понимают, зачем присутствуют на той или иной встрече, какова их роль, что от них ожидается - и неудивительно, что в конце не испытывают ничего, кроме усталости и раздражения. Зачастую именно эти эмоции являются реальной причиной восклицаний в стиле «поскорее бы в офис!», где можно сменить обстановку и просто поболтать с коллегами, выпить кофе на кухне или пообедать. Вот почему виртуальный офис будущего обязательно должен обзавестись своими виртуальными кафе, клубами по интересам и прочими атрибутами, чтобы сотрудники могли поговорить в неформальной обстановке, как когда-то это происходило в физическом офисе.

Но вернёмся к работе в онлайне. Давайте мысленно подключимся к стандартному видеозвонку и понаблюдаем, как проходит такая встреча.

Мало кто сразу обозначает ее цель (не путать с темой!) и ожидания от каждого приглашенного, еще реже организатор ведет онлайн-протокол, включает таймер, чтобы ограничить по времени тирады говорливых коллег, «паркует» нерелевантные вопросы, использует возможность параллельно записывать и демонстрировать мнения коллег, пока кто-то говорит.

Одни сотрудники за всю встречу произносят от силы несколько слов, а другие «заливаются соловьём» обо всём на свете, и организатор зачастую позволяет дискуссии свободно «гулять», следуя за мыслями участников. В результате многие завершают встречу, так и не высказав до конца своего мнения либо не получив по её итогам ничего конструктивного для себя. Время, выделенное в календаре, «внезапно» заканчивается, а ощутимого результата не остается.

К сожалению, на онлайн-встречах все ещё очень редко применяются digital-инструменты для совместной работы, а о том, как грамотно решить нетривиальную задачу, организовать настоящий мозговой штурм или дизайн-сессию, пока знают единицы. А ведь буквально каждая минута совещания может быть потрачена с гораздо большей пользой при соблюдении двух условий:

1. умение сотрудников правильно управлять онлайн-совещаниями;

2. использование инструментов, которые позволяют сделать встречи в онлайне гораздо более эффективными, чем в оффлайне.

Мы хорошо знакомы со спецификой организации эффективной командной работы в онлайне, детально изучили возможные проблемы и учли основные пожелания компаний при подготовке своего «виртуального офиса» к запуску.

Акцент в проекте сделан на организацию рабочих процессов. На Granatum Solutions в распоряжении каждого сотрудника есть не только личный кабинет, в котором он инициирует и проводит встречи, решая с коллегами вопросы в зоне своей компетенции, но и ресепшн, коворкинг, конференц-зал, проектные офисы, переговорные комнаты, центр обучения и оценки, а также другие виртуальные пространства под разные задачи, включая общение с клиентами и партнерами, кандидатами на вакансии или журналистами.

Например, чтобы онлайн-совещание прошло максимально эффективно для каждого участника, оно должно быть заранее срежиссировано. Для этого в виртуальном пространстве заранее размещаются необходимые материалы для ознакомления, четкая цель и повестка встречи, предусматривается место для фиксации идей, предложений, вопросов и сомнений, готовятся документы для совместной работы и таймеры.

В процессе самой встречи важно задействовать весь спектр инструментов для поиска креативных идей или общего решения, вести протокол с итогами и договоренностями, которые будут синхронизированы у всех участников и сразу видны на экране, а в завершение обозначить темы для дальнейших обсуждений, проставив статусы задач и следующие шаги. Это позволит на выходе получить то, что нужно, особенно если еще до встречи участники будут точно знать, какой результат планируется получить, и он будет перед глазами в течение всего совещания.

Когда люди работали в офисах бок о бок, важнейшим условием эффективности их коммуникаций было неформальное общение. Сотрудники рассказывали истории из своей жизни, обсуждали личные вопросы и проблемы, получали поддержку и просто веселились, переключаясь с работы и отдыхая. Когда всех отправили на удалёнку, всё это общение было утрачено и осталось только деловое взаимодействие. Зачастую это ведет к усталости и выгоранию на удалённой работе. Мы решили это исправить.

В нашем виртуальном офисе можно создать различные пространства: кафе, кинозалы, клубы по интересам, открытые 24/7, - куда, запланировав перекур или обед, можно подключиться и побыть просто человеком, а не сотрудником компании, со своими заботами, усталостью, раздражением, страхами и личными историями. Здесь нет никаких правил, целей, ограничений по времени или дресс-кода. Это просто онлайн-окно в человеческое общение с людьми, с которыми у вас есть общие интересы и темы.

В клубах по интересам можно координировать активности сотрудников, объединенных общими хобби или идеями: например, волонтеры могут планировать здесь свои благотворительные активности, распределять роли, обсуждать идеи, выкладывать отчёты для коллег. В онлайне у вас нет ограничений по площади, не нужно оплачивать аренду, работу официантов, соблюдать санитарные нормы. Это просто удобный способ людям быть вместе в наше непростое время.

Инструментов, повышающих эффективность работы в онлайне, на самом деле очень много. Их можно начинать использовать не все сразу, а по одному за встречу или в неделю - в зависимости от желаемого темпа «прокачки» этого навыка. Как только сотрудники освоят базовые инструменты и принципы онлайн-взаимодействия, виртуальные офисы станут не только полноценной заменой физических, но и гораздо более выгодным, удобным и эффективным способом для совместной работы.