Антитайм-менеджмент: почему трудоголики зарабатывают меньше ленивых

Расскажу про подход, который позволил мне построить успешную карьеру, никогда не засиживаясь в офисе допоздна.

В восемь утра Алексей уже сидел за ноутбуком. К шести вечера он успел поучаствовать в семи созвонах, ответить на 50 писем и заполнить три еженедельных отчета. День выдался продуктивным – по крайней мере, так казалось. Но когда его коллега Михаил получил повышение, Алексей искренне удивился. Ведь тот приходил на работу позже всех, обедал по полтора часа, а после обеда не всегда возвращался в офис.

За 20 лет работы в крупных компаниях я встречал сотни таких «Алексеев» – трудолюбивых профессионалов, которые застряли на одном уровне карьеры. И несколько «Михаилов», которые стремительно росли, хотя работали заметно меньше коллег.

Часто вспоминаю эту историю, когда ко мне приходят на консультации измотанные менеджеры и специалисты. Все они делают одну и ту же ошибку — пытаются впихнуть в свой день побольше задач, вместо того чтобы научиться работать меньше.

Возможно, вы уже пробовали внедрить какую-нибудь систему тайм-менеджмента. Начинали планировать каждый час, расставляли приоритеты по матрице Эйзенхауэра, мужественно старались не отвлекаться на почту... И что в итоге? Правильно — ничего не изменилось.

Я сам через это прошел. В юности пытался следовать всем канонам продуктивности: с горем пополам вставал в 4 утра, вел детальные календари, расписывал каждое занятие. Покупал специальные блокноты для планирования — и выкидывал их через год, с сожалением осознавая, что они были заполнены всего страниц на пятнадцать. Я быстро понял, что не могу эффективно работать, если не выспался, а попытки контролировать каждую минуту только добавляли мне стресса.

Все эти техники тайм-менеджмента решают неправильную проблему. Они учат выполнять больше задач за то же время. Но чем больше задач вы успеваете сделать, тем больше их становится. Это замкнутый круг, который ведет к выгоранию.

Разберу реальный пример. Как-то мне поручили организовать важное выступление моего руководителя. Я четко расписал все детали, план, параллельно созванивался с десятками организаторов и подрядчиков. Не спал несколько дней, боясь что-то упустить. И в этой суете я упустил самое главное — решил не сопровождать руководителя на мероприятие. Хотя, возможно, это единственное, что на самом деле надо было сделать. Результат — гневный звонок и слова «Сергей, я тебя уволю».

Это не единственный мой провал, но почему-то именно он мне запомнился больше всего. Это был мой персональный набат, звон колокола в голове. Момент полного краха. Парадокс в том, что я искренне верил, что делаю все возможное и делаю это хорошо. Мое вовлечение в рабочие процессы не прекращалось ни на минуту. У меня были огромные внутренние амбиции, и я считал себя большим молодцом.

Но реальность имела другое мнение. Я перестал видеть, чего от меня хотят на самом деле. Я совершал одну ошибку за другой, регулярно получая выволочки. Это был настоящий снежный ком из колючей проволоки: чем больше двигался, чем больше пытался что-то исправить, тем сильнее запутывался в собственных ошибках.

Ну и как логичный итог — я заболел.

Теперь мое главное правило в работе — делать как можно меньше. Звучит как фраза «Большого Нехочухи» из советского мультика. Но когда вы ставите себе цель минимизировать объем работы, то начинаете мыслить совершенно иначе, и плевать на то, как это формально называется.

Вместо вопроса «Как успеть больше?» спрашиваете себя:

Вся суть такого подхода не столько про эффективность, сколько про то, чтобы перестать делать много дел и освободить время для самых важных.

Для меня основа антитайм-менеджмента — делегирование. Я передаю другим любую работу, которая не требует моего уникального опыта, постоянно повторяется или ее можно автоматизировать, и то, что не развивает меня профессионально. Также сокращаю задачи, которые демотивируют и вызывают скуку. .

«Но у меня нет подчиненных, кому передавать?!» — скажете вы. Понимаю, я тоже начинал без них. Но возможности для делегирования есть всегда.

История из жизни: мой клиент Дмитрий работал младшим аналитиком. Каждый понедельник он тратил 3 часа на сбор данных из разных источников. Я посоветовал ему поговорить с IT-отделом. Выяснилось, что технари могут автоматизировать этот процесс за пару дней. Дмитрий сэкономил 12 часов чистого рабочего времени в месяц. Не берусь утверждать, но что-то мне подсказывает, что именно это и привело его к повышению в течение года.

Со временем привычка не делать то, что делать не хочется, эволюционировала и превратилась в мое супероружие. Стараясь избежать нежеланной деятельности, я освоил новое умение — делегировать задачи тем, кому они могут понравиться больше, чем мне, или хотя бы тем, кто способен их выполнить.

Помню случай из работы в самом начале моей карьеры, еще когда я работал на госслужбе. У нас была такая вещь, как «дежурство» — когда появляться на работе нужно было не позже 6 утра, а весь день подразумевал непрерывный анализ мировых новостей и составление коротких заметок. Я не умел и не хотел этому учиться. Да еще и докладывание этого всего высшему руководству тоже вызывало стресс. После очередного не очень удачного отчёта я начал искать выход. И нашел — в лице коллеги, которой были очень нужны деньги. Минус 20 долларов раз в несколько месяцев, и я забыл это страшное слово на Д. Делегирование в лучшем проявлении.

Посмотрите на ситуацию шире. Начните с агентств и подрядчиков — они уже получают деньги от компании, значит, можно расширить их зону ответственности.

Также не забывайте про стажеров и джуниоров — они жаждут опыта и готовы взять на себя базовые задачи. А вы получаете возможность развить навыки управления. Да, и иногда лучший способ освободить себя от рутины — это автоматизация. Потратьте день на написание скрипта или настройку автоматических правил, чтобы сэкономить месяцы ручной работы.

Затем присмотритесь к коллегам из смежных отделов. У них часто бывают схожие задачи, и вы можете предложить обмен: помогаете им с тем, что умеете лучше всего, они берут часть ваших рутинных обязанностей.

Особенно эффективно работает нетворкинг — умение выстраивать и поддерживать отношения. Когда просто приходишь «на холодную» к кому-то внутри компании и говоришь «вам надо сделать», в большинстве случаев тебя посылают лесом — у людей свои приоритеты и задачи. Конечно, можно пригрозить именем большого руководителя, но в долгосрочной перспективе это ни к чему хорошему не приведет.

Когда люди вас знают и хорошо к вам относятся, то запросы воспринимают не как обузу, а как возможность поддержать. В таких случаях нет необходимости давить авторитетом или напоминать о формальностях — коллеги сами готовы включиться, потому что доверяют вам и понимают ценность сотрудничества. Хорошие связи превращают любые задачи в совместную работу, где каждый заинтересован в результате. И это не пустые слова. Все 20 лет работы в разных компаниях у меня все работало именно так.

Когда вы поручаете большую часть задач, важно не утонуть в контроле их выполнения, иначе зачем это всё, что я вам тут рассказываю. Я закрепляю в мессенджерах контакты людей «на контроле» и использую систему follow-up напоминаний. Подробнее о технике follow-up можно посмотреть здесь:

Ссылка Youtube

Ссылка Rutube

В любой делегируемой задаче я сразу обозначаю дедлайны и формат результата, провожу короткие синхроны вместо бесконечной переписки. Такой подход позволяет держать руку на пульсе и не скатываться в микроменеджмент.

Есть три категории задач, которые НУЖНО оставить за собой:

Делегирование создает пустоты в календаре. И это прекрасно! Теперь у вас появляется время на то, что действительно двигает карьеру вперед.

Но если действовать наоборот — сначала положить большие камни — и галька, и песок прекрасно заполнят оставшееся пространство. Точно так же работает и планирование времени. Начните с выделения времени на важнейшие проекты, а текучка каким-то образом утрясется сама.

Такими «большими камнями» в моей карьере были проекты, приносившие компаниям десятки миллионов долларов: изменения в законодательстве, получение налоговых льгот, запуск новых продуктовых линеек. Их невозможно реализовать за месяц или даже за год. Они требуют постоянного внимания и сфокусированных усилий. Но именно эти проекты становятся главными магнитами в резюме и основой для карьерного роста.

Второе направление для инвестиции свободного времени — это нетворкинг. К сожалению, само слово сегодня изрядно опошлили. Для многих оно ассоциируется с навязчивым обменом визитками на бизнес-завтраках и разговорами с седовласыми миллиардерами, о которых они не просили. Но настоящий нетворкинг — это искусство выстраивания глубоких профессиональных отношений, и начинать нужно с того места, куда вы пришли работать работу.

На каждом новом месте я начинаю с составления «карты стейкхолдеров». В нее входят имена и должности людей, от которых зависит успех моих проектов. Это могут быть коллеги, партнеры, клиенты — все, кто принимают ключевые решения или могут повлиять на мою карьеру.

В любой компании работают люди. У них есть свои проблемы, задачи, сложности, особенности и живность в голове. Когда мы общаемся формально — отправил запрос, получил ответ — это работает только для простых задач. Но когда вопрос достаточно сложный, гораздо проще поговорить с человеком один на один.

Приведу пример. Есть комплексный проект, в котором задействовано несколько разных департаментов, каждый со своими хотелками и скрытыми мотивами. Мне поручают подключиться к работе. Можно даже сказать, «лидировать». Вместо того чтобы написать большое письмо всем с перечислением задач, я иду и отдельно встречаюсь с каждым человеком. Проговариваю план действий, уточняю возможные возражения, выясняю, с какими проблемами могу столкнуться.

Таким образом, когда я возвращаюсь к рабочему месту и пишу то самое письмо, я уже точно знаю, какая будет реакция у каждого из коллег и как это все вместе работает. Подготовка занимает в разы больше времени, но зато весь проект сразу начинает движение.

Когда я работал в GR (Government Relations — управление взаимоотношениями между компанией и государством), у нас даже было такое правило-поговорка: «Если ты подал какой-то запрос в госорганы и не знаешь заранее, какой будет ответ, то ответ скорее всего будет НЕТ». Поэтому прежде, чем «писать на деревню дедушке», надо все тщательно согласовать со стороной-получателем. А для этого нужны прочные отношения. По большому счету внутри компании всё работает примерно также.

Так что, благодаря высвободившемуся времени, я мог себе позволить в неформальной обстановке регулярно встречаться с людьми, принимающими решения. Приглашать важных мне людей на обед, обсуждать с ними корпоративные новости за чашкой кофе, предлагать помощь в их проектах. Постепенно такие встречи переросли в доверительные отношения. И остались со мной на всю жизнь.

В итоге самые сложные и важные рабочие вопросы решались не за компьютером, а за столиком в ресторане. Это не только приятнее, но и в разы эффективнее. А если бы мой день был забит совещаниями и презентациями, то на поддержание таких связей у меня попросту не осталось бы времени.

Третье направление для инвестиции времени — баланс между работой и личной жизнью. Звучит банально, но именно здесь кроется один из главных секретов карьерного роста. Чрезмерная концентрация на работе приводит к профессиональной деформации и лошадиным шорам во взгляде. Даже если вы — трудоголик, который кайфует от работы, все равно нужно находить время для того, чтобы отключиться, дать отдохнуть голове и телу.

В лучшие времена работы в найме я старался ходить в отпуск 7-8 раз в год. Все удивлялись: «Как ты это делаешь?» Просто. Я совмещал длинные праздники с несколькими днями отпуска. Новогодние каникулы, майские праздники, две недели стандартного отпуска, еще три-четыре небольших поездки по четыре дня. Получалось, что я как будто постоянно отдыхаю. И это очень сильно заряжало меня и балансировало мой подход к работе.

На высоких должностях люди хотят окружать себя не теми, кто умеет говорить только о работе. Им интересны личности с богатым жизненным опытом и разносторонними интересами, и часто такие неформальные связи открывают новые карьерные возможности. В моей практике были случаи, когда человека не повышали просто потому, что у того был «взгляд в бинокль» и он жил только работой.

Антитайм-менеджмент может показаться рискованным подходом. Не все руководители готовы принять сотрудника, который открыто заявляет о желании работать меньше. Но результаты потом говорят сами за себя.

Вот что я рекомендую для начала: выпишите те задачи, которые вас больше всего раздражают или которые хуже всего получаются. Постарайтесь от них избавиться.

Напомню, нас берут на работу за наши сильные стороны, а не за слабые. Если я плохо разбираюсь в финансах, вряд ли меня возьмут на финансовую позицию. А если я хорошо умею общаться и выстраивать отношения, то работа в PR — то, что нужно. Да, возможно, работая в PR, мне придется иметь дело с бюджетом и цифрами, но это, очевидно, будет моя слабая компетенция. Поэтому нужно попробовать скинуть с себя эту часть работы или хотя бы минимизировать ее.

Чем выше вы поднимаетесь по карьерной лестнице, тем важнее становится умение работать меньше, но эффективнее. Топ-менеджеры и успешные бизнесмены не сидят над таблицами до ночи. Они создают системы, которые работают на них.

Не пытайтесь сразу перестроить всю систему работы. Начните с малого — найдите одну задачу, которую можно делегировать или автоматизировать, и посмотрите, как это изменит ваш рабочий процесс. Затем переходите к следующей задаче. Постепенно вы создадите свою систему антитайм-менеджмента, которая будет работать именно на вас.

Хотите узнать больше про то, как построить успешную карьеру, не жертвуя личной жизнью? Подписывайтесь на мой Телеграм-канал — там я регулярно делюсь подробными разборами реальных карьерных кейсов и новыми техниками построения отношений с руководством.