Инструкция по созданию чат-бота для автоматизации HR-сервиса в компании

Как сделать систему, которая позволит сотрудникам быстро находить нужную информацию по направлению HR, если бюджета на большой портал нет, и которая поможет облегчить задачи вашего специалиста по КДП и HR бизнес-партнера.

Вам понадобятся:

Начните с анализа наиболее частых запросов сотрудников к HR-отделу. Составьте список возможностей, которые смогут автоматизировать рутинные задачи.

Это могут быть ссылки на организационную структуру в Miro или Notion, справочник сотрудников, информация о возможностях карьерного роста, подача больничных листов и других вопросов, по которым сотрудники часто обращаются в HR.

У меня были следующие направления:

Рекомендую все максимально автоматизировать, и не попадать в ситуации, когда вы изображаете бота в чате, а сами руками считаете остаток отпускных дней.

На каждый шаг вы должны подготовить материалы или ответ, который будет прилетать сотруднику в бот, после его запроса.

В случае, если необходимо подключение сотрудника из HR (подготовка справок, запрос на психологическую поддержку или на карьерную консультацию) укажите SLA. Сотрудникам важно понимать, в течении какого времени они получат ответ на свой вопрос.

Например, если это справка, сделайте автоматическую отбивку:

На этом этапе разработчик создает сценарии взаимодействия пользователя с ботом, программирует необходимые функции, и в целом делает так, чтобы вся система работала.

Активно включайтесь в работу с разработчиком, не стесняйтесь задавать глупые вопросы и спрашивайте, удобно ли ему самому пользоваться таким ботом.

Предусмотрите удобные команды для пользователей. С запутанным и непонятным ботом никто не будет работать и весь ваш труд окажется напрасным.

Здесь все понятно. Нужно опробовать его на практике, провести тщательное тестирование всех функций и сценариев. Можете выдать бета-доступ к боту нескольким сотрудникам и потом собрать обратную связь для того, чтобы доработать систему.

Если его тихонько запустить и пусть плывет, никаких результатов от запуска не получите. К вам все так же будут в лс стучаться сотрудники с вопросами, на которые могли бы найти ответ в боте.

Поэтому запускайте рекламную кампанию с шариками и музыкой. Пусть все знают, пусть все слышат и не говорят, что не слышали.

Используйте различные каналы коммуникации - рассказывайте о предстоящем запуске бота на общих встречах, напоминайте руководителям, пишите об этом в дженерал и даже по электронной почте, если вы ею активно пользуетесь.

Организуйте для обучения сотрудников отдельную встречу и добавьте всем в календари (но не ждите, что придут прям все). На обучении продемонстрируйте все возможности бота, ответьте на все вопросы сотрудников и расскажите, куда обращаться в случае, если что-то пойдет не так.

Для тех, кто не смог присутствовать предоставьте инструкции и FAQ для самостоятельного изучения. Будет круто, если у вас будет функционировать канал поддержки aka горячая линия, через который сотрудники могут задавать вопросы и сообщать о проблемах в работе бота.

Отправляйте ссылку на бот! Но помните, что релиз не окончательный этап, а начало постоянного процесса улучшения. Собирайте обратную связь и данные для улучшения работы вашего бота.

Делайте своего бота удобнее для сотрудников и ваша HR рутина станет проще.

Желаю удачи в реализации! :)