Протестировал свой сервис ЭДО на детских центрах, помог сэкономить 10% времени администратора и 5 коробок бумаги в год

В детских центрах в сентябре суматоха: дети носятся, родители толпятся у ресепшена, администратор рассказывает про занятия, заполняет договор, отвечает на звонки, следит за малышами и при этом пытается сохранить терпение. Рассказываю, что помогло избежать этого хаоса, улучшило посещаемость и освободило время администраторов.

Привет, на связи Сергей Грибеножко — создатель сервиса OkiDoki и человек, у которого сложные отношения с бумажными документами. Поэтому в 2020 году я решил запустить собственный сервис — без заморочек с получением электронной цифровой подписи, как в ЭДО для бизнеса. Собрал заявки на несуществующий продукт через рекламу, понял, что спрос есть. Я рискнул и запустил продукт — подробнее об этом в статье.

Моим первым клиентом стала сеть центров иностранных языков и раннего развития для детей Happy Panda в Самаре. Это был проект супруги, с которым я ей время от времени помогал. Предложил бесплатно обкатать сервис OkiDoki на детских центрах и посмотреть, насколько зайдет родителям идея подписывать один электронный договор вместо нескольких бумаг.

В 2020 году в сети было четыре адреса. На тот момент в центре обучалось около 1500 детей, в среднем за год родители подписывали до 2500 договоров.

В конце 2020 года сервис OkiDoki запустили в детском центре, решили посмотреть отклик родителей и допиливать функциональность по мере надобности. Так, в первый месяц работы выяснили, что нужно отметить клиентам важный пункт про возврат денег из-за отсутствия на занятиях по уважительной причине. Позже добавили расписание занятий, подсветили разными цветами для наглядности.

Когда поняли, что часть договоров родители забывали подписывать, администраторы стали напоминать клиентам, что нужно поставить подпись, лично при встрече в центре или через мессенджер. Это помогло — как правило, ко второму занятию подпись уже была.

Договоры в центре отличались только данными клиента и направлениями, на которые он собирается отправить ребенка. Поэтому администратор мог создать ссылку и отправить ее в родительский чат, чтобы все подписали. Например, для групп по английскому языку или для участия в летнем языковом лагере.

В центре Happy Panda за три года работы протестировали договоры в сервисе OkiDoki и выяснили, что есть четыре позитивных момента.

Администраторы не тратят время на подписание бумажного договора. Теперь они могут больше общаться с родителями. Там, где раньше на заполнение документов уходило 5–10 минут, теперь достаточно 1 минуты.

Раньше процесс выглядел так:

А сейчас процесс выглядит иначе:

К примеру, если в центре в начале учебного года в первые две недели пришло 200 человек, то на каждого нужно потратить всего 5 минут. А это 16 часов — так мы экономим 10% рабочего времени администраторов. И бережем их нервы.

Снизился процент возврата оплаты из-за перерасчета абонементов. После перехода на электронные договоры OkiDoki родители стали ответственнее подходить к посещаемости занятий, стараются водить детей и не пропускать без уважительных причин. Они знают, что по условиям договора могут получить 50%-й возврат денег или перерасчет абонемента, если ребенок заболел. Достаточно принести справку от врача.

Повысилась посещаемость занятий и, как следствие, выросли показатели в обучении детей. Бывает, ученики болеют, пропускают без уважительных причин и поэтому отстают по программе. Ребенок приходит на занятие через месяц и начинает всё с нуля, а группа уже ушла далеко вперед. В юном возрасте прогресс быстро теряется, если не заниматься регулярно. Поэтому было важно объяснить родителям, что из-за частых пропусков не будет результата от занятий.

Не нужно тратиться на бумагу и думать, где хранить договоры. Happy Panda после подключения сервиса электронных договоров экономит на бумаге и не задается вопросом, где поставить еще один шкаф для хранения архива. В среднем получается экономия в 7,5 пачки бумаги за полгода для каждого из отделений центра. А с учетом средней цены за пачку бумаги получаем экономию около 5 тысяч рублей в год для каждого центра и около 57 тысяч рублей для всех одиннадцати.

Для родителей подписывать договор тоже стало попроще. Они получают ссылку и могут дома спокойно прочитать условия и подписать через СМС. Если это не помогает и на втором занятии администратор центра видит, что у клиента не поставлена галочка и договор не подписан, то спросит, в чем сложность, и поможет разобраться, если родителю что-то непонятно.

Для клиента удобно, что он сам выбирает, какую информацию сообщить для договора. Happy Panda не нужны паспортные данные — достаточно указать фамилию, имя, отчество, номер телефона для связи и почту. Если родители хотят, то могут, конечно, оставить данные паспорта. Или записать только его серию, номер и код подразделения. Никто не требует долго и нудно вбивать адовую строку с данными, кем выдан документ.

Как хранить сам договор, тоже выбирает родитель. Есть три опции: сохранять в сервисе OkiDoki, получить письмо на электронную почту или оставить только доступ в виде ссылки в мессенджере. Так клиент может сократить доступ к своим персональным данным.

Какая еще польза для родителей от электронного договора:

Проект детских центров Happy Panda за три года развился, стал федеральным и теперь работает по франшизе. Только 11 адресов к концу 2024 года работают у самой НР плюс по франшизе открыли еще 25 центров.

Для отделений самого центра, как для первого клиента, первые три года действовал льготный тариф «Ранний последователь». Однако сегодня все пользователи платят по полным тарифам. Одни франчайзи сразу подключают сервис OkiDoki, выбирают подходящий тариф и оплачивают по полной стоимости. А другие сначала отказываются, но спустя время тоже присоединяются. Есть и те, кто работает по старинке с бумагой.

Я и дальше собираюсь заниматься проектом OkiDoki. В планах развивать сервис и адаптировать его для других бизнесов, которые также связаны с обучением:

А вам комфортнее подписывать бумажные договоры или электронные?