На что обращать внимание при выборе СЭД для организации?
Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в предприятие ускоряет обработку документов, повышает прозрачность работы. Софт содействует росту исполнительской дисциплины, но для успешной реализации необходимо правильно выбрать программу. Ниже описываются критерии, которые нужно учитывать при рассмотрении предлагаемых цифровых продуктов на рынке.
Какими возможностями должны обладать современные системы?
Не все системы электронного документооборота одинаковые. Это как выбор машины – есть отличия по комплектации, возможностям, мощности. Программы для работы с документами тоже различаются по функциям, производительности, интерфейсу. Одни подходят только для простых процессов. Другие – содержат дополнительные модули, подходящие для решения разнообразных задач.
Вот основные критерии выбора СЭД, с точки зрения функционала:
- Работа с документами от их создания до архивирования. В софте должно быть удобно создавать документы, редактировать, согласовывать с другими участниками при необходимости. Хорошо, когда есть возможность всем одновременно видеть документ, править его в реальном времени. Это значительно экономит время, сокращает количество пересылок.
- Работа с архивом. Важен доступ к файлам в архиве, чтобы извлечь их при необходимости. Это не должно занимать много времени благодаря продуманной системе поиска по названию, автору, тематике или другим вводным.
- Разграничение доступа. Практична возможность разграничения пользователей по уровням доступа, поскольку это повышает безопасность. Сотрудники видят только те документы, которые связаны с их работой. Это помогает им не запутаться в большом объеме данных. Внутренняя конфиденциальная информация не уйдет за пределы офиса, фирмы, а если это случится, будет проще вычислить утечку ввиду небольшого круга лиц с доступом.
- Совместимость с распространенными базами данных. При внедрении СЭД в действующий бизнес приходится интегрировать его с другими работающими программами. Важно, чтобы софт без труда загружал базы данных в популярных форматах. Так получится добавить сведения о клиентах, сотрудниках, поставщиках, товарах и пр.
- Построение маршрутов. Удобно работать с системой, внутри которой можно задавать маршруты согласования. Это упрощает работу над итоговым видом документа. Его не придется относить самостоятельно в другой отдел, а затем забирать. Хорошо, чтобы система запоминала созданные маршруты, если по ним требуется регулярно отправлять файлы. Тогда не придется настраивать софт каждый раз, что сэкономит время.
- Формирование отчетов. Полезная функция для руководителя. Она делает работу прозрачной. Видна загруженность сотрудников, сколько документов в работе. Это поможет выявить перегруженных работников или малоэффективных, которые не справляются даже с небольшим объемом.
- Доступ из любой точки. Огромный плюс, когда доступ к документообороту есть через интернет. Тогда работать с документами можно будет не только в офисе. Такая возможность пригодится при наличии удаленных офисов, задействовании торговых представителей, разъезжающих по городу. Они смогут своевременно вносить данные, важные для других отделов. Получится экстренно подписать или отправить документ даже находясь в отпуске. Компания сможет нанимать удаленных специалистов, если их квалификация выше, чем местных.
- Кроссплатформенность. Существенное преимущество – работа программы на разных операционных системах. Тогда не обязательно тратиться на офисные компьютеры одинаковой марки с одинаковой ОС. Практично, чтобы документы СЭД корректно отображались на разных диагоналях от 7 до 55 дюймов.
- Масштабируемость. Если количество сотрудников, работающих с документами, увеличится в будущем, хорошо, чтобы к ЭДО можно было подключить больше людей. Тогда не придется отказываться от уже привычного интерфейса, переносить базы данных.
- Автоматизация. Отлично, если некоторые функции в СЭД получится автоматизировать. Это сэкономит время, повысит производительность. Например, можно задать шаблоны документов, чтобы в будущем только вписывать новые данные, задать фиксированные маршруты согласования, напоминания о получении файла, приближении окончания срока согласования.
Наличие таких возможностей упростит ведение документации в цифровом формате. Вам, как руководителю, будет проще следить за процессом.
Рекомендации по выбору СЭД
Напоследок предоставим ряд рекомендаций по выбору СЭД. Это поможет принять окончательное решение при выборе подходящего софта для вашего бизнеса.
Оцените уровень надежности
Узнайте, кто разработчик программы, сколько лет продукт на рынке, какие есть отзывы в интернете. В случае облачной версии выясните, где находятся сервера компании. Расположение внутри РФ обеспечит стабильный доступ к документам и функционалу при различных внешних изменениях. Поинтересуйтесь, как шифруется передача данных, возможно ли похищение файлов, как зарезервировано питание в дата-центрах. Все это покажет надежность системы.
Разберитесь, насколько система понятная и удобная
Выбирайте программу с бесплатным триалом, чтобы можно было опробовать функционал, ничего за это не платя. Обращайте внимание, чтобы интерфейс был простой. Это поможет сотрудникам разного возраста быстрее в нем разобраться. Подумайте, видно ли по расположению кнопок и структуре, где создать документ, кому его отправить. Простой вид станет существенным плюсом в освоении софта работниками. Адаптация при внедрении займет меньше времени.
Сравните функционал с потребностями бизнеса
Некоторые системы электронного документооборота перенасыщены функциями. О них громко кричат в рекламе, выставляют как явное преимущество продукта. Но увеличение функционала влечет рост цены. Однако, если вы не будете пользоваться всеми имеющимися возможностями (просто они не нужны вашему бизнесу), переплата окажется неоправданной. Поэтому важно сопоставить потребности вашей компании в ведении цифровой документации с возможностями софта. Если простая программа дает все необходимое, зачем искать что-то более сложное и дорогое?!
Выберите между коробочной или облачной СЭД
Программа может поставляться в коробочном варианте или в виде доступа к облаку. Первый тип подразумевает разовую покупку, установку на сервер компании. Это максимально защищает данные, работать с системой получится даже без доступа к интернету – по внутренней сети. Подойдет такой тип компаниям, внутри которых вращается большой объем конфиденциальных документов. Это удел больших фирм.
Доступ к облаку не требует покупок. Фирма-клиент оплачивает ежемесячную небольшую плату за каждого подключенного сотрудника. Если потребности бизнеса в использовании ЭДО изменятся, количество подключений можно увеличить или уменьшить.
Например, всем вышеописанным критериям и рекомендациям соответствует программа А2Б. Она есть в коробочном и облачном варианте. Легко масштабируется и дорабатывается под узкие нужды. Обладает простым интерфейсом, облегчающим освоение.
Мне нравится идея, что СЭД может автоматизировать многие рутинные задачи. Безопасность данных это тоже очень важный вопрос. Хорошо, что упомянули о необходимости выбирать надежных провайдеров
Спасибо! Рад, что кому-то интересно