Ивент с нуля. Упаковка мероприятия

Привет! Это вторая часть статьи про организацию мероприятий для непрофессиональных ивентеров. HR, ассистенты, руководители проектов, маркетологи, пиарщики и все те, на чью долю выпало в нагрузку к основным рабочим обязанностям сделать мероприятие, эта статья для вас. Мы поговорим про упаковку события - то, что формирует облик вашего мероприятия и помогает выделиться среди множества других событий. Это не только визуальная привлекательность, но и целостный образ, который помогает донести концепцию, вовлечь участников и задать правильные ожидания.

Пока мы не начали небольшой флешбек:

В первой части мы поговорили про первые шаги:

В следующих статьях мы будем разбирать основные составляющие мероприятия:

А теперь погнали!

Хорошая новость: в целом большой блок работ по упаковке события вы проделали на подготовительном этапе пока писали бриф и думали над креативной концепцией.

Всем ли мероприятиям нужна упаковка? Да, в том или ином объеме. Вам в любом случае придется как-то доносить до участников мероприятия информацию о нем. Даже если вы делаете небольшое внутреннее корпоративное мероприятие.

Позиционирование — это, по сути, УТП вашего мероприятия и ответ на вопрос: «Почему стоит прийти?», если вы делаете внешнее мероприятие, то расширьте вопрос до «Почему стоит прийти именно на это событие?». Определите, чем ваш ивент будет отличаться от других: это может быть новый формат, необычная тема, участие известных спикеров,

креативная подача, особая атмосфера и проч.

Концепция — это основной смысл и идея мероприятия, которая определяет все составляющие: от тематики выступлений до оформления зала и материалов. Ее вы накреативили на предыдущем этапе, если делаете мероприятие с подрядчиком.

На основе этих элементов копирайтеры, контент-менеджеры, дизайнеры, маркетологи, пиарщики и проч будут выстраивать свою работу. Чтобы не описывать сто раз одно и то же разным людям, напишите и сохраните себе файлик. Можете к нему и визуалы приложить, если уже имеются, или когда появятся.

Примеры:

Над этим блоком мы активно работали при составлении брифа. Просто заберите информацию оттуда

Стиль должен отражать позиционирование и концепцию, а также быть удобным для восприятия вашей ЦА. Стиль включает в себя фирменные цвета, шрифты, графику, логотип мероприятия и даже формат подачи контента. Обычно достаточно прийти к вашему дизайнеру, поделиться с ним идеей мероприятия и попросить помочь. Под небольшие мероприятия я обычно сразу прошу отрисовывать афишу, чтобы не делать двойной работы. Если у вас нет дизайнера, то обратитесь к AI-инструментам.

Важно! В запале креатива не забудьте, что у вашей компании тоже есть лого и бренд-бук или иной гайд по бренду. Осознайте или согласуйте на сколько вы должны использовать эти элементы и в какой степени допустимо отступление. Обычно для внутренних мероприятий допустимы довольно большие отступления и даже иногда (да простят меня щепетильные коллеги из бренда) отсутствие логотипа. Для внешних мероприятий так размывать бренд чаще всего не стоит.

И не забудьте согласовать стиль с заказчиком! А при возможности и рефернсы и/или пожелания заранее спросите или покажите до начала работ.

Сайт нужен далеко не для всех событий. Оценивайте масштаб и целесообразность затрат. Большая часть внутренних мероприятий обходится без него, используя только анонсы и регистрацию с помощью какой-нибудь формы для сбора ответов. Не все внешние события в нем также нуждаются. Иногда проще и быстрее сделать страничку мероприятия и регистрацию через какой-то сервис типа Таймпада. Посоветуйтесь с вашим маркетологом, взвесьте расходы на сайт и формат вашего мероприятия.

Кстати, при желании сайты можно делать самостоятельно на Тильде или ином конструкторе.

Минимальный чек-лист:

Блоки могут добавляться/убавляться в зависимости от особенностей события. Самое главное, сайт должен быть функциональным, простым в навигации, удобным для быстрой регистрации, адаптирован под мобильные устройства. И так как мы все же говорим про ивенты - то, что должно быть довольно эмоциональным и чувственным опытом для участников, не стесняйтесь дать это ощутить уже на сайте через тексты, видео и визуал.

Договоримся, что к соцсетям мы также отнесем чаты и каналы в мессенджерах. Социальные сети — это возможность поддерживать интерес к событию, делиться обновлениями и создавать комьюнити, оперативно оповещать аудиторию о критичных изменениях делать это довольно оперативно.

Соцсети нужны не для всех мероприятий. Оценивайте целесообразность расходов ресурсов на их создание и ведение. Если вы делаете внутреннее мероприятие, то можете использовать свои регулярные каналы коммуникаций для анонсов и работы с вопросами. Однако, если вы предполагаете, что коммуникаций и вопросов будет настолько много, что вы забьете свой основной канал только этой темой, то есть смысл подумать о разделении. Для внешних мероприятий обычно соцсети более востребованы, хотя бы в формате чата (мне более симпатична связка чат+канал, чтобы удовлетворить и тех гостей, кому нужна просто информация, и тех, кто заинтересован в общении), так как есть задачи по установлению взаимодействия с участниками.

Важно разработать визуальную и контент-стратегию, включающую регулярные посты с полезной и интересной информацией о событии, а также поддерживать визуальный стиль, установленный для сайта и других материалов. При правильном применении единые шаблоны для всех графических элементов, таких как посты, истории и обложки, не только поддержат целостный стиль, но и сэкономят время.

Минимальный чек-лист:

Применимо в основном для внешних событий.

На что обратить внимание в первую очередь: темы, форматы, позиционирование, как эти события воспринимаются аудиторией, сайты, соцсети и маркетинг. При анализе обратите внимание на то, что коллеги делают хорошо, а какие моменты стоит доработать, также записывайте идеи, которые у вас возникают в процессе. Вам поможет такая табличка:

Такой анализ поможет не только найти актуальные тренды, но и выявить незанятые ниши. Обратите особое внимание на зоны развития. Возможно, именно в них и стоит идти.

Отстройка от конкурентов — важный элемент упаковки, который подчеркивает уникальность вашего события. Например, если большинство мероприятий для вашей ЦА оформлены в минималистичном стиле, вы можете выбрать более яркий, смелый визуальный подход, или наоборот, ввести элементы интерактивности, чтобы привлечь больше внимания. Акцентируйте внимание на тех особенностях, которые выделят его на фоне конкурентов: это может быть уникальный формат выступлений, необычная программа, неожиданные локации или интерактивные зоны.

Отстройка — это не просто про отличие, а про создание ценности и того опыта, который участники не получат на других событиях. Такое внимание к уникальности поможет привлечь больше участников и повысить лояльность к вашему мероприятию.

Ксения Казакова, Project manager, Event-консультант

Уведомления о выходе новых статей вы можете получить подписавшись на мой Boosty или ТГ-канал