Секреты успешной стратегической сессии для тех, кто дома (как наша команда провела общую планерку с годовым планированием)
В начале года мы неизбежно сталкиваемся с вопросами планирования: как расставить приоритеты, распределить ресурсы и наметить стратегию? Стратсессия кажется идеальным решением. Объединить и подружить отделы, создать единое видение рабочего процесса и зарядить команду на продуктивный год. Всё здорово, пока не превращается в ХАОС.
Участники опаздывают, кто-то не может подключиться из-за плохого соединения, важные идеи теряются, и в итоге всё заканчивается набором расплывчатых обещаний.
Бывает и хуже: поинты не принимаются, все начинают хаотично кричать, пытаясь доказать свою правоту, как на аукционе, где лот — ваше терпение. Кто-то выключает камеру, оставив на аватарке кота, а один особо креативный участник предлагает решить все кардинально и начать с начала.
Когда сотрудники работают удаленно, а новые вызовы требуют быстрых и точных решений, стратегическая сессия становятся настоящим испытанием.
Так возникают основные вопросы:
- Как удержать внимание команды, когда за экраном всегда есть соблазн отвлечься?
- Как обеспечить вовлеченность каждого участника, чтобы никто не остался в стороне?
- Как организовать голосование, чтобы оно было быстрым, прозрачным и объективным?
- Как стимулировать генерацию идей, избегая банальных решений и дежурных предложений?
- Как зафиксировать ключевые идеи, чтобы они не остались в прошлом онлайн-встречи?
Привет! Я Евгений Чекушкин, CEO & co-founder livedigital.
Вместе с командой мы создали видеосервис, который предназначен не только для созвонов и планерок, но и для организации онлайн-обучения, вебинаров и, главное, сбора своевременной аналитики!
В этой статье я расскажу, как превратить онлайн-стратегические сессии из серии рутинных встреч в эффективный инструмент для решения задач.
К слову, совсем недавно наша команда сама проводила стратсессию и, признаюсь, тоже столкнулась с классическими проблемами: от попыток удержать внимание участников до фиксирования ключевых идей. Но в итоге мы смогли найти подходы, которые действительно работают.
Для начала разберёмся, зачем проводить стратегические сессии
Это не просто формальность или очередное собрание одного отдела. Для реального эффекта недостаточно обсуждений в рамках маркетинга, продаж или разработки. Необходима общая "планерка", где за одним столом (пусть и виртуальным) собираются C-level руководители, лидеры ключевых направлений и эксперты. Только так можно взглянуть на бизнес с высоты птичьего полёта, проанализировать сильные и слабые стороны, а также определить приоритеты, которые станут общими для всей компании.
Это особенно важно в онлайн-образовании, где каждое решение затрагивает не только бизнес-показатели, но и тысячи учеников, десятки и даже сотни преподавателей и образовательные методики. Сессия помогает синхронизировать усилия всех отделов — от маркетинга и продаж до разработки и методистов, чтобы каждый понимал общую цель и свою роль в ее достижении. Когда команда работает слаженно, шансы на успех возрастают многократно.
Представьте: за полгода вы заметили резкий рост оттока учеников. Бюджет на рекламу увеличен, акции на курсы запущены, продукт переупакован — но вместо ожидаемого роста спрос падает еще сильнее. Клиенты уходят к конкурентам, а репутация, которую вы строили годами, рушится на глазах. В панике команда пробует одно “быстрое решение” за другим, но ситуация только усугубляется. Кажется, что вы застряли в замкнутом круге.
Единственный выход — собрать команду на стратегическую сессию, чтобы остановиться, трезво оценить происходящее и разработать долгосрочную стратегию, которая не только вернёт учеников, но и укрепит доверие к вашему продукту.
Итак, с идеей сессии, мы прояснили, теперь перейдем к главному — что мешает собрать удалёнщиков в одном месте и как эти помехи устранить.
1. Технические сложности
Хочу обратить внимание, что один из самых важных пунктов, которые должна решать платформа видеоконференций — это технические проблемы. Их наличие может разрушить динамику встречи и снизить ее эффективность.
- Плохое качество связи, когда участники жалуются на разрывы в соединении, задержки звука и видео, что мешает полноценному общению. Мы сами, и, что важно, наши пользователи, постоянно отмечают высокое качество связи и хорошее качество звука и видео через livedigital даже при слабом интернете.
- Ограниченные возможности для совместной работы. Некоторые платформы до сих пор не поддерживают демонстрацию экрана или виртуальные доски, что усложняет процесс генерации и визуализации идей. У нас в платформе вы в любой момент можете показать презентацию, продемонстрировать рабочий документ или совместно поработать над доской в Miro.
- Несовместимость устройств и ПО. Разные участники используют разные устройства, браузеры и операционные системы, что иногда приводит к техническим сбоям. С нашим сервисом у вас не будет таких проблем: мы работаем на всех популярных устройствах и ОС. Так что вы сможете участвовать в стратегической сессии хоть из домика на пляже, хоть из домика в горах (главное, чтобы интернет был).
- Сложности с доступом. Предоставляйте возможность входа по ссылке без необходимости регистрации, тем самым упрощая процесс подключения. Это особенно важно, если в сессии участвуют внешние эксперты или партнеры.
2. Потеря фокуса
Будем честными, онлайн-стратегическая сессия — это долго. Длительные обсуждения, отклонения от основной темы, отсутствие четкого плана — все это приводит к тому, что ключевые вопросы остаются нерешенными. Только представьте, сессия, которая должна быть посвящена разработке новой программы обучения, внезапно может превратиться в обсуждение проблем маркетинга или технической поддержки. Итог — потраченные впустую часы и отсутствие результатов.
Как такого не допустить?
1. Назначьте модератора встречи. Его главные задачи: выставлять таймеры для выступлений, напоминать о регламенте и следить за дискуссией в реальном времени, направляя участников в нужное русло, если они отклонялись от темы.
2. Дайте участникам возможность поработать небольшими командами. Что я имею в виду? Мы разделили участников стратсессии на группы, и каждой из них были выданы одни и те же вопросы, которые прорабатывались отдельно. Это позволило повысить фокус и эффективность работы каждой группы, так как участники могли углубиться в конкретную задачу, не отвлекаясь.
В livedigital есть сессионные залы, которые автоматически формируют группы. Ими мы и воспользовались. Внутри каждого зала доступен набор функций, который помогает в обсуждении вопроса.
3. Мы использовали интерактивные элементы. Встроенные опросы и совместные доски для визуализации вовлекли участников и возвращали их внимание к основным темам.
Например, мы вместе работали над доской идей в Miro. Каждый человек мог добавить свой стикер с предложением, а другие участники оценивали его и голосовали за или против через опросы.
В нашем случае "пальчик вверх" означал, что идея одобрена, "палец вниз" - идея не прошла предварительную модерацию, "огонек" - идея классная, но "на потом".
3. Проблемы с визуализацией
Одна из ключевых трудностей при проведении стратсессий онлайн — отсутствие удобных инструментов для наглядного отображения идей, планов и данных. В оффлайн-формате команда может использовать флипчарты, маркеры, стикеры и доски, что позволяет быстро фиксировать мысли и видеть общую картину. В онлайне без подходящих решений это становится практически невозможным, что приводит к потере структуры обсуждения и снижению продуктивности.
К счастью, эта проблема решается с помощью интеграции современных инструментов для совместной работы. Наша платформа livedigital уже включает интеграцию c Miro — сервисом для визуализации и коллективной работы.
Благодаря этому мы смогли:
- Одновременно работать на одной виртуальной доске, добавляя стикеры, схемы и комментарии в реальном времени.
- Создавать карты идей, чтобы структурировать обсуждение и выделять ключевые приоритеты.
- Использовать готовые шаблоны для стратегического планирования, SWOT-анализа и других задач.
- Фиксировать результаты обсуждений в наглядной форме, чтобы ничего не потерялось после завершения сессии.
- Комментировать и дополнять идеи коллег.
4. Отсутствие записей и результатов
Если итоги сессии не фиксируются, ценные идеи теряются. Участники часто забывают ключевые моменты обсуждения, что приводит к отсутствию конкретных действий после встречи.
У нас в сервисе есть функция записи видео для сохранения всей информации. После нашей стратсессии участники смогли вернуться к записям, чтобы освежить детали обсуждения, уточнить задачи или пересмотреть решения. Это исключило риск потери ценных идей и обеспечило прозрачность для всех сотрудников.
Кроме того, если кому-то из участников удобнее просматривать текст, а не видео, они могут воспользоваться функцией автоматической транскрибации, чтобы перевести аудио в текстовый формат.
Также все ключевые идеи сохранились на доске Miro, а это значит, что участники могут в любой момент просматривать визуализированные концепции и схемы, которые мы создали в ходе сессии. Такой подход позволил не только сохранить информацию, но и работать с ней в дальнейшем — редактировать, дополнять или адаптировать для новых проектов.
Все материалы доступны в одном месте, что обеспечивает удобство для всей команды и позволяет быстро находить нужные данные, не тратя время на поиск по разным каналам или платформам. Это делает процесс работы после стратегической сессии более слаженным и эффективным.
Если вы оказались в сложной ситуации в своей EdTech нише или процесс онлайн-обучения зашел в тупик, приглашаю вас записаться ко мне на бесплатный аудит. Мы вместе разберем ваши бизнес-процессы и разработаем индивидуальный план решения "горящих" и стратегических вопросов.
Итак, я рассказал вам об основных проблемах при проведении стратсессии онлайн. А теперь подытожу и сделаю небольшое саммари статьи по возможным ошибкам и их устранению:
- плохое качество соединения: выбираем платформу, которая обеспечивает высокое качество связи и хорошее качество звука и видео даже при слабом интернете; также проверяем возможности для совместной работы и совместимость с различными устройствами и ПО;
- низкая вовлеченность или ее отсутствие: используем интерактивные элементы (опросы, доски визуализации, реакции), чтобы удерживать фокус внимания команды;
- разрозненные вопросы: применяем Miro для совместной работы и собираем все идеи и вопросы в одном месте;
- сложности с голосованием: выбираем разработанные для этого инструменты (опросы, реакции и другое); как пример, когда мы разделили участников по сессионным залам, одна команда принимала решение поднятием рук, вторая воспользовалась опросом, а третья запустила голосование через реакции: огонек — идея один, сердечко — два, палец вверх — три, а палец вниз — четыре, а потом подсчитала, какая реакция набрала больше голосов. И весело, и полезно. К слову, такой подход позволил третье команде закончить обсуждение раньше других на 30 минут!
- потеря идей и результатов (чего нельзя допускать ни в коем случае): здесь снова используем Miro. Кстати, мы не только собрали все идеи в одном месте, но также расположили их в порядке наибольшего количества голосов. Теперь все участники знают, какие задачи у нас в приоритете на первый квартал, а к каким мы можем вернуться позже.
Как вы теперь видите, онлайн-стратегическая сессия — это не дикий зверь, а мощный инструмент, который позволяет компании в EdTech задавать вектор развития на будущее. Главное — подходить к этому процессу осознанно, не бояться честного анализа проблем и быть готовыми к изменениям.
А теперь ваш ход! Вы тоже начали год со стратегической сессии или пока решили повременить? Делитесь идеями и результатами в комментариях.
Не забудьте подписаться на наш полезный телеграм-канал, где мы делимся своими эксклюзивными исследованиями, инсайтами для улучшения обучения, советами от лидеров индустрии, а также анонсами полезных мероприятий. Узнавайте первыми о том, как технологии меняют мир образования!