"Сотрудники не берут на себя ответственность, много ошибок, с вопросами идут ко мне, сами не хотят думать"
С таким вопросом приходит каждый бухгалтер-аутсорсер, у которого есть помощники, при это много задач главного бухгалтера он выполняет сам.
Ведь когда сам делаешь и сдаешь отчеты, то в курсе дел клиента, можешь ответить на любой его вопрос, знаешь, что отчеты сданы без ошибок.
Но в какой-то момент клиентов становится больше. Рабочий день начинается в 7 утра с проверки чатов и почты. А заканчивается ближе к ночи со списком "завтра доделаю". В выходные тоже работа, потому что в тишине можно сделать отчеты.
И вот уже хочется запустить в стену постоянно вибрирующий от сообщений телефон.
Странно. Помощники есть, а работы по-прежнему много.
Знакомо?
На связи Морозова Ирина. Я предприниматель, бизнес-психолог, своя онлайн-школа для бухгалтеров фрилансеров и собственником бухгалтерского бизнеса. Подписывайтесь на мой Телеграм-канал. Здесь еще больше полезностей, чтобы освободить время и увеличить доход без выгорания
Всего 3 пункта, которые нужно знать каждому бухгалтеру-ауторсеру, чтобы сотрудники действительно вам помогали и освобождали ваше время, а не наоборот.
1.Сотрудник должен профессионально соответствовать занимаемой должности.
Идея взять знакомого, потому что знаешь, что от него ожидать. Или держать старенького сотрудника, потому что с ним давно, хотя он и часто косячит. Отнимают ваше время.
Важно научиться выбирать себе профессиональных бухгалтеров, которые компетентны делать те задачи, который вы им поручаете.
Это ваша задача - брать правильных людей в команду.
Хорошая новость - этому можно и стоит научиться.
2.Сотрудник должен понимать какой результат вы от него ждете.
Кажется, что и так понятно, он бухгалтер и должен сделать правильно? Неа.
Правила работы в аутсорсе отличаются от привычного найма. В найме бухгалтер делает ВСЕ работая 8 часов с одним клиентов.
В аутсорсинге мы делаем то, за что клиент платит - то, что вы ему продали.Если вся информация только в голове у бухгалтера аутсорсера, то ожидания с реальностью не совпадут. Сотрудник сделает так, как сам придумает, а не так как вам нужно.
Это ваша задача - сформулировать результат работы для каждого сотрудника. Хорошая новость - этому можно и стоит научиться.
3.По каждому сотруднику организована система проверки по контрольным точкам.
Доверяй, но проверяй. Когда вы доверяете сотрудникам - это классный, правильный подход. Но это не значит, что он тихо, что-то делает, а мы не знаем что именно и на сколько правильно.
Доверие - это знание, что человек намеренно не сделает вам плохо.
Вряд ли кто-то из помощников будет специально допускать ошибки, чтобы вам навредить. В основном, ошибки случайны.
Доверие не исключает контроль.
Поэтому к доверию важно организовать систему контроля, чтобы избегать или заранее видеть ошибки сотрудника, которые могут стоить вам или вашему клиенту денег и репутации.
Это ваша задача - организовать систему контроля.
Хорошая новость - этому можно и стоит научиться.
А в чем же ответственность сотрудника?
Сделать свою работу в те сроки, которые вы ему обозначили, с необходимым уровнем качества и результатом. Соблюдать ваши внутренние правила работы и заполнять отчеты.
Заключение:
Проверив эти три пункта, вы увидите по какой причине помощники допускают ошибки.
Поймете, что можно внедрить в свою работу в первую очередь, чтобы ошибок стало меньше.
Не спешите увольнять своих помощников. Скорее всего разобравшись в этих трех пунктах и добавив систему в работу сотрудника, он успешно будет справляться со своими задачами и освободит вам время.
То есть вы получите от него то, за что платите зарплату.