Как проверять контрагентов при осуществлении самовывоза: юридические нюансы и рекомендации
Организация работы склада с самовывозом товаров требует тщательной проверки контрагентов и их представителей. Ошибки могут привести к утрате товара, финансовым и репутационным потерям. Рассмотрим, как корректно проверять документы водителей и доверенности, чтобы минимизировать риски и соблюсти юридические стандарты.
Почему важно проверять контрагентов?
Правильная проверка контрагентов при самовывозе — один из ключевых элементов защиты бизнеса. Без этого этапа возможно:
- Передача товаров неуполномоченному лицу;
- Невозможность взыскания дебиторской задолженности из-за фальсификации документов;
- Уголовная или административная ответственность за передачу имущества третьим лицам.
Все это подчеркивает необходимость четкой регламентации действий сотрудников на этапе отгрузки.
Как проверить доверенность?
Доверенность на получение груза — основной документ для представителя контрагента. Проверка доверенности проходит по следующим пунктам:
- Срок действия: дату выдачи следует сверить с предполагаемой датой отгрузки. Документ должен быть действительным.
- Паспортные данные водителя: они должны совпадать с данными, указанными в доверенности. Если есть расхождения, груз не отгружается.
- Описание груза и транспортного средства (Т/С): в доверенности необходимо указать, какой именно груз и на каком Т/С будет отгружен.
- Полномочия подписанта: доверенность подписывает генеральный директор контрагента или уполномоченное лицо (на основании отдельной доверенности). Проверить действующего гендиректора можно через сервисы:https://egrul.nalog.ru/index.html;Публичный доступ ИНН/ОГРН через онлайн-ресурсы, такие как https://checko.ru/company/.
Если доверенность подписана неизвестным лицом, обязательно запросите заявку от контрагента через менеджера или логиста. В заявке должны быть подтверждены данные груза, Т/С, водителя. Также необходимо удостовериться, что заявка отправлена с рабочего e-mail контрагента (указанного в договоре).
Проверка паспорта водителя
Паспорт водителя — второе обязательное звено в проверке самовывоза товара. Регистр считается действительным, если его данные соответствуют указанным в доверенности. Для проверки паспорта сотрудник может воспользоваться сервисом на портале https://www.gosuslugi.ru/621102/1/form?_=1724052860232. Этот шаг позволяет убедиться, что документ не числится в списке недействительных.
Основные ошибки при проверке
Часто компании упускают важные моменты в процессе проверки документов. Это может привести к проблемам, связанным с невыполнением обязательств контрагента или мошенничеством. Основные ошибки:
- Недостаточная внимательность к срокам действия доверенности.
- Использование нелегитимно подписанных документов.
- Проверка паспорта только на соответствие доверенности, без проверки его действительности.
- Несоответствие данных груза в доверенности и отгружаемого товара.
Алгоритм действий сотрудников склада
Чтобы избежать ошибок, важно соблюдать следующий порядок действий:
- На первом этапе запросить доверенность от контрагента и сверить указанные данные с информацией о грузе и Т/С паспортом водителя.
- На втором этапе проверить паспорт водителя по внутренним данным компании или через сервисы, например, Госуслуги.
- На третьем этапе связаться с логистом или менеджером в случае обнаружения несоответствий. Запросить дополнительное подтверждение в виде заявки от контрагента.
- Если данные прошли все проверки, отгрузка считается согласованной. В противном случае — отгрузка запрещена.
Чек-лист для проверки контрагентов:
- Паспорт водителя: данные совпадают, документ действителен.
- Срок действия доверенности: актуальный, дата не истекла.
- Подписание доверенности: генеральный директор или лицо с доверенностью.
- Совпадение данных груза и транспортного средства в доверенности, запросе контрагента и накладной.
- В случае доверенности, подписанной неизвестным лицом: наличие заявки с рабочего e-mail контрагента.
Итог
Процесс проверки контрагентов при самовывозе — это не просто формальность. Это своего рода юридическая защита и гарантия сохранения вашего товара. Соблюдая строгий регламент проверки через официальные каналы, вы минимизируете риски и избежите лишних финансовых и имиджевых потерь. Используйте данный алгоритм как базу для выстраивания системы контроля в вашей компании.