«Все по полочкам» и работа с флексом: как мне удалось уменьшить ФОТ до 30%
Когда компанию «трясет» и непонятно, откуда начать, на помощь приходит неумолимый рациональный подход. Расскажу, как удалось стабилизировать ситуацию с кадрами в Школе дизайна и интерьера Geometrium, и подготовить компанию к масштабированию.
Какие были основные проблемы с кадрами?
1. В компании была недостаточно понятная система начисления з/п.
2. Высокий уровень ФОТ в соответствии с бенчмарками рынка. Оптимально он не должен превышать 30%, у нас же был почти 40(о ФОТ, и как он влияет на бизнес, я уже рассказывала в блоге, там более подробно).
3. Негибкая точка безубыточности. Из-за установленных нерелевантных зарплат компания была в жестких условиях и не могла себе ничего позволить.
3. При этом на некоторые позиции кандидаты не шли из-за низкой з/п.
Как нашла решение?
Я погрузилась в ФОТ и оргструктуру.
- Выделила и расписала штатные единицы в соответствии с их зарплатами. Материал обрел наглядность, стало яснее, где искать перекос.
- Сформировала информацию по рынку: сколько специалисты получают на подобных должностях.
Отдельно детально проработала рынок труда по позиции “менеджера по продажам”. Для этого потребовалось провести более глубокое исследование. Мы погрузились в детализацию KPI и провели «обратные»собеседования: сами выступили в роли кандидатов, и подробно расспрашивали рекрутера о том, как у них строится система мотивации.
- Углубилась в процессы в некоторых отделах: необходимо было понять, есть ли дублирующиеся должности или руководители без сотрудников? Это нужно было максимально подчистить и разобрать.
Что изменили?
Усиление мотивации. Я успела заметить, что з/п у нас в основном держатся на фиксе, флекс недостаточно гибкий и мотивирующий. В результате на некоторых позициях мы уменьшили фиксированную часть и добавили ее в мотивационную, пересмотрели внутри мотивационной сами KPI. Это решение дало хороший буст: и сотрудникам стало прозрачнее, как работает их KPI, и компания получила некоторую гибкость в выплате флекс-части.
Зарплаты в рынке и оптимизация. У нас получилось вырастить зарплату на позициях клиентского сервиса, на них же и было больше всего изменений. Мы «срезали» некоторые должности руководителей без сотрудников, убрали дублирующий функционал: сотрудников, которые не отрабатывали по эффективности. И поняли, что их задачи мы можем перераспределить по другим уже работающим сотрудникам. Вместо выплаты в 60 тыс. одному человеку, мы можем доплачивать уже работающим по 5 тыс. Таким образом, распределили функционал одного работника на троих с итоговой суммой в 15 тыс.
Зарплаты клиентского сервиса я выровняла до 40 тыс., они стали соответствовать рынку. Пересмотрели систему мотивации, а именно часть KPI, фиксированную часть повысили. Весь комплекс мер сработал очень хорошо.
Какие конкретные результаты получили?
ФОТ снизился с критических 38% до 30%, как и должен быть. Это тот бенчмарк, который позволяет компании уверенно и стабильно удержаться на рынке.
Выровняли зарплаты. Добавили мотивации сотрудникам не в плане финансов, а в плане желания действовать и зарабатывать.
Какие были проблемы при внедрении?
Когда мы пересматривали систему мотивации, были «тряски» в отделе продаж. Это было ожидаемо: нововведения всегда в каком-то смысле дискомфортны. Некоторые из сотрудников С-lvl получали большой фикс, а когда эта часть начала двигаться в пользу флекса, многим это не понравилось. И здесь очень важно подробно и понятно объяснить новые «правила игры», как строится расчетная часть. Если в каком-либо из этих моментов возникает ошибка, необходимо ее детально прорабатывать с сотрудниками: дополнительно встречаться, объяснять, как будет теперь работать система мотивации.
Какие инструменты оказались эффективными?
- Погружение в операционные процессы каждого подразделения.
- Разбор KPI каждого сотрудника в отдельности: как формируется, из чего состоит
- Рассмотрение организационной структуры компании в целом. Это позволило убрать лишние позиции
Рекомендации для других компаний, практические советы
- Всегда сверяться с рынком и по бенчмаркам: по цифрам и уровням з/п. Ничего страшного, если вы пойдете в сторону увеличения з/п для позиций, которые не дотягивают. Главное сделать это грамотно, например, перераспределить KPI.
- Не бояться принимать непопулярные решения: они важны для бизнеса
- Не бояться разговаривать с сотрудниками, не прятаться от них и вести честный диалог. Подробно рассказывать, отвечать на вопросы, проводить общие и индивидуальные беседы. Чем выше прозрачность процессов в вопросах з/п и операционно-стратегических дел компании, тем более качественным будет ваш контакт с людьми.
Такой кейс. Расскажите, а какие еще инструменты применяете, когда вашу компанию “штормит”?