Как руководителю не стать подчиненным своего сотрудника

Иногда бывает так, что мы берём на работу человека, чтобы он нас разгрузил, снял определенные задачи, а по факту сами делаем ещё больше работы.

Например, вы взяли маркетолога, а он и шага не может сделать без вашего «да» или «нет», постоянно задаёт вопросы, по полдня ждёт согласования, и вы в итоге должны вникать в его задачи, отвлекаясь от своей работы. Или вам приходится излишне контролировать, потому что сотрудник не дает нужный вам результат.

Почему так происходит?

Причин бывает много, но я раскрою основные пять и по каждой напишу, что можно сделать.

Чтобы это изменить, вводится отдельный инструмент — ЗРС, законченная работа сотрудника. Это письменный документ, с которым сотрудник приходит к руководителю, и составлен он по определенной схеме: ⁃ описать ситуацию ⁃ дать данные ⁃ подготовить своё решение, чтобы руководитель мог ответить «да» или «нет».

Особенность этого инструмента в том, что когда сотрудник составляет ЗРС, то сразу решает многие попутные задачи сам и зачастую ему не нужно идти к руководителю и согласовывать каждый шаг.

Этот инструмент заставляет сотрудника думать и учит самостоятельности.

Например, вы взяли СММ-специалиста, и он готовит и выкладывает контент в соцсети. Он думает, что его продукт — определенное количество единиц контента в месяц, а вы ждёте заявки.

Определите продукт(ы) должности в вашем бизнесе, зафиксируйте нужное вам количество этого продукта в единицу времени и донесите это до сотрудника.

Речь идёт не о должностных инструкциях, как раньше писали в отделе кадров, а о живых описаниях бизнес-процессов, которые всегда в доступе для сотрудников и регулярно пополняются новыми решениями.

Важно описать должностную папку с информацией, необходимой для производства продукта должности. Чтобы сотрудник не приходил постоянно с вопросами, выпишите все данные по должности и разместите в базе знаний. Далее на основании должностной папки можно сделать курс и обучить нового сотрудника.

Если вопросы возникают, не отвечайте устно, а сразу запишите ответ и разместите в должностную папку. Так папка будет пополняться, а сотрудник сможет перечитать информацию при необходимости. Также в обучение сотрудника при адаптации включается папка «для всех сотрудников» с правилами и информацией, касающейся работы в компании.

Например, как оформить отпуск, как принято общаться в компании, что делать, если заболел и тд. Может показаться, что создать базу знаний сложно, но не надо усложнять: регламенты и инструкции необходимо описывать простым понятным языком, в любом удобном формате, используя «принцип разумности» — не надо описывать слишком банальные вещи.

Есть такой стиль управления «звездочка». Это когда все управленческие и коммуникационные линии проходят через собственника, то есть любой вопрос в компании требует личного вмешательства руководителя.

С одной стороны, это создает ощущение, что собственник —супергерой, и от его титанических усилий зависит всё, абсолютно всё в компании. Все в нём нуждаются.

С другой стороны, собственник является «узким горлышком» и тормозит все процессы в компании, потому что такая модель не масштабируется. Бизнес обречен упираться в потолок, в пропускную способность одного человека. И конечно, собственнику в данном случае невозможно уйти в отпуск, заболеть или просто взять выходные. Ведь без собственника-супергероя все рухнет!

Если же вы уже наигрались в управление, хотите отдыхать и чтобы бизнес работал как самоорганизующаяся система, рекомендую описать структуру компании, обозначить линии подчинения и коммуникационные линии. Описать продукты каждой должности и поставить на выделенные функции сотрудников.

При правильном построении системы незаменимых людей не будет, компания сможет расти, а собственник — выйти из операционки и заняться своими прямыми обязанностями: создавать стратегию компании, улучшать технологию, продумывать стратегический маркетинг, управлять финансами компании.

Возможно ему не хватает опыта и навыков для того, чтобы самостоятельно производить продукт своей должности. Если это руководитель, то он может не знать, что такое быть менеджером. Этому тоже важно обучаться и обладать определенными качествами.

Чтобы избежать такой ситуации, начните с подробного описания профиля должности. Опишите, какие качества должны быть у сотрудника, какой опыт, какое образование помогут сотруднику выполнять свои функции. Важны как хард-, так и софт-навыки, причем последние даже важнее (почему, расскажу в следующем посте).

Таким образом, «неправильно подобранный» сотрудник — это не единственная и не первая причина, почему у руководителя появляется больше работы, когда растет штат.

Я являюсь основателем агенства по подбору персонала "Ключевые люди", и с правильным подбором мы можем помочь. Веду свой телеграм-канал, где рассказываю о подборе, управлении персоналом, функциях в бизнесе и вакансиях, которые мы успешно закрываем.