Отказались от лишних встреч во время спринтов: как Kaiten экономит время команд
Небольшим командам обычно хватает даже самых простых таск-трекеров с минимальным набором функций. Но когда компания и объем работы растут, задачи начинают теряться, а продуктивность сотрудников снижается. В «Инферит FinOps», поставщике платформы «Клаудмастер», так переехали в Kaiten. Руководитель отдела маркетинга Дарья Нечаева делится опытом, как устроена работа в таск-трекере.
Перешли в Kaiten из Miro
«Клаудмастер» — это FinOps-платформа для оптимизации затрат на облачные технологии. Наши инструменты помогают отслеживать расходы на IT-инфраструктуру, выявлять и устранять аномалии, а также прогнозировать потребление ресурсов. В результате клиенты сокращают расходы на облако на 25–30% и выстраивают прозрачный и понятный процесс работы с облачной инфраструктурой.
Сейчас в штате около 40 человек. Разработчики ведут задачи в привычной им Jira, но этот сервис не подходит бизнес-отделам. В нем слишком много функций, которые нужны только разработчикам, а нам лишь усложняют работу.
У команд маркетинга, дизайна и продакта — отдельный таск-трекер. Раньше мы использовали Miro, но чем больше рос штат компании, тем сложнее было работать в этом сервисе. Когда задач много, их неудобно просматривать на одной доске.
Весной 2024 года мы перешли на Kaiten — его предложил мой руководитель, который был знаком с сервисом. Вот что сразу понравилось:
- Широкие возможности для кастомизации: пространства, доски и карточки удобно адаптировать под требования и потребности каждого отдела. Например, у команды маркетинга и дизайна процессы устроены по-разному, и Kaiten можно настроить отдельно для каждой.
- Единая платформа: все команды могут работать в одном сервисе и переходить между пространствами — например, чтобы поставить задачу сотруднику из другого отдела.
- Оптимальная стоимость: у Kaiten несколько тарифов, среди которых легко найти подходящий по цене и набору инструментов. Стоимость не привязана к валютному курсу.
Следим за операционной работой команд
В Kaiten работают отделы маркетинга, продакта и дизайна. В этом сервисе мы пока не занимаемся целеполаганием, а отслеживаем текущие задачи.
Работаем в таск-трекере спринтами. Для каждого подразделения создали свое пространство.
Маркетинг
В этом пространстве три доски. На них размещаем задачи в виде карточек.
Бэклог. Сюда попадают все задачи, которые необходимо выполнить в течение квартала. Из них мы выбираем таски на текущий спринт. Удобно, что все задачи на доске находятся перед глазами: сразу понятно, над чем мы будем работать в ближайшие месяцы.
Спринты. Доска устроена по стандартному флоу спринтов: здесь есть колонки «Бэклог спринта», «В работе» и «Готово». По мере выполнения задачи двигаем карточку по доске — так видим, на каком этапе что находится.
У каждого сотрудника команды есть доступ к доске спринтов. В любой момент он может посмотреть информацию, которая нужна для работы. А еще поставить маркетологам задачу: для этого не приходится лезть в мессенджер, достаточно создать карточку и назначить нужного коллегу.
Мероприятия. Здесь мы собираем все мероприятия, в которых потенциально можем участвовать.
Дизайн
Рабочий процесс команды дизайна организован в трех основных досках. Это помогает поддерживать порядок, отслеживать задачи и контролировать прогресс на всех этапах. Основная доска, с которой работает дизайн-спринт, опубликована среди всех команд в общем пространстве. Так любой участник команды может зайти и увидеть, чем мы занимаемся и на каком этапе находится каждая задача.
Две другие доски связаны с внутренними операциями и тактическим планированием и не опубликованы для общего доступа. Они отражают рабочие процессы и подготовительные этапы, которые не требуют участия других команд.
Доска с квартальными OKR
Здесь мы фиксируем ключевые цели на квартал и разбиваем их на Key Results, оформленные в виде чек-листов. Каждая крупная задача делится на декомпозированные дочерние карточки, которые сразу отправляются в бэклог команды. Эти карточки мы постепенно забираем в бэклог спринта, контролируя их приоритетность и последовательность от спринта к спринту.
Бэклог команды дизайна
Бэклог наполняется задачами из OKR, внутренними задачами — например, доработки дизайн-системы — и запросами от других команд. К примеру, сюда попадают:запланированные задачи от маркетинга (макеты оферов, баннеры и доработки по сайту), технические улучшения и оптимизация процессов, которые нам предстоит реализовать в ближайшие спринты.
Главная доска дизайн-спринта
Главная доска — это наша рабочая зона на протяжении двухнедельного спринта. На старте спринта мы планируем задачи на отдельной встрече, учитывая зависимости от других команд (например, подготовка материалов для маркетинга или доработки по продукту).
Процесс прохождения карточки по доске:
- «Бэклог спринта» — задачи, которые мы планируем на текущий спринт.
- «В работе» — дизайнер забирает задачу и начинает работу. Тут подключается шаблонный чек-лист, который помогает дизайнеру проверить себя на всех этапах. Чтобы перевести задачу дальше, сотрудник должен выполнить все пункты и отметить их в карточке.
- «Дизайн-чек» — команда проверяет макеты. Если всё в порядке, карточка отправляется дальше.
- «Готово (Парковка)» — задачи ждут PBR с командой разработки. Если правок и фидбэка нет, карточка переходит на следующий этап — разработку.
- «Разработка» — здесь задача находится до финального дизайн-ревью.
- «Дизайн-ревью» — разработанная функциональность проверяется на соответствие задуманной логике и макетам.
- «Готово за спринт» — готовые задачи попадают сюда и остаются до конца спринта, где перед планированием следующего спринта они архивируются.
Такой процесс эффективен для нашей команды благодаря полному контролю жизненного цикла задачи — от идеи до разработки и готовности. Легко увидеть, на каком этапе находится задача и кто за нее отвечает. Также это минимизация рисков — чек-листы помогают не упустить важные моменты в работе. А простые задачи, не связанные с продуктом, обрабатываются быстрее.
Подход помогает нам синхронизироваться с другими командами, контролировать качество и своевременно завершать задачи.
Продакт
Процесс Discovery продуктовой команды распределен по трем основным доскам.
Бэклог идей
Здесь мы храним наши идеи и гипотезы, которые затем описываем по выстроенным внутри команды принципам и оцениваем для приоритизации. Каждая колонка используется под свою задачу:
- «Свободная форма» — сюда любой сотрудник может положить идею или гипотезу без детального описания.
- «Точная форма» — сюда попадают карточки с гипотезами, которые были подробно описаны по выработанным внутри команды чек-листам.
- «Готово к исследованию» — здесь собираем гипотезы, которые были качественно описаны и оценены по фреймворку WSJF продуктовой командой.
Discovery-спринт
Эта доска используется для отслеживания карточек, которые взяты из бэклога идей. Доска разбита на два блока — «Проблема» и «Решение».
К каждой гипотезе мы относимся как к проблеме наших клиентов, которую хотим решить. Это дает нам повод обязательно валидировать гипотезы проблем, находить решения и также валидировать их перед тем, как отдавать задачи в разработку.
В обоих блоках используются столбцы:
- «Бэклог». Первый этап попадания карточки из бэклога идей в бэклог спринта.
- «Создание гипотезы». Сюда карточка переезжает и либо доводится до более качественного вида гипотезы, либо сразу попадает на следующий шаг.
- «Валидация гипотезы». Здесь происходит вся магия Discovery, когда мы с командой проводим исследования и находим самые больные проблемы пользователей, а после — самые лучшие решения.
- «Парковка гипотез». Промежуточный шаг, к которому мы прибегаем, если понимаем, что для дальнейшего движения карточки есть блокеры или не хватает нужных данных.
- «Готово за спринт». Самый важный этап — здесь в карточке уже есть описание экспериментов и исследований и их результаты.
Результаты
Доска сочетает в себе сразу две цели — бэклог гипотез, которые готовы к тому, чтобы разработка приступила к ним, и отслеживание карточек, которые уже в разработке, чтобы лишний раз не перескакивать в Jira.
Доска напоминает стандартную Kanban-доску со столбцами:
- PBI (Product Backlog Item). Тут хранятся карточки, полностью готовые для того, чтобы разработчики смогли ознакомиться с ними и оценить их.
- Ready to commit. Сюда карточка переезжает в момент, когда разработчики полностью зафиксировали требования, оценили задачу и готовы приступать к ее разработке.
- «В разработке» и «Готово». Здесь отслеживаем, что сейчас ведет команда разработчиков, а что уже готово на проде.
В отличие от Miro в Kaiten удобно просматривать задачи, даже если их много. Через поиск можно найти любую карточку и увидеть ее историю, чтобы узнать, как проходила работа. Благодаря разделению на пространства и доски задачи не смешиваются.
После перехода в новый таск-трекер контролировать процессы стало проще и быстрее, потому что вся информация по задачам теперь хранится в карточках. Благодаря Kaiten мы отказались от встречи закрытия спринта и сэкономили время команд.
А какие таск-трекеры используете вы? Помогают ли они вам оптимизировать рабочее время и распределять задачи?