Все возможности современных систем электронного документооборота
Не все компании спешат отказываться от бумажного ведения дел и переходить на систему электронного документооборота. Зачастую это связано с недостатком информации об организации делопроизводства в цифровом виде. Но такой метод значительно облегчает выполнение задач, повышает организованность на предприятии даже со сложной структурой из множества отделов и филиалов. Рассмотрим, какими возможностями обладают СЭД, в чем их преимущество использования для бизнеса.
Какими возможностями обладают современные системы электронного документооборота?
Современные СЭД бывают коробочные или облачные. Первые устанавливаются на сервер компании. К нему организовывается доступ по внутренней проводной или беспроводной сети. Заплатить придется один раз, зато впоследствии программа будет полностью бесплатной. По желанию со второго года можно оплачивать техподдержку, чтобы иметь возможность получения обновлений программы и подключения технических специалистов в случае технических проблем). Это дает максимальную защищенность файлов при внутреннем цифровом документообороте.
Облачная СЭД наоборот не требует больших вложений на старте. Достаточно решить, какому числу сотрудников необходимо работать с документами. Им предоставляется доступ к стороннему серверу, где хранится вся информация и происходит обмен данными. Все осуществляется по зашифрованным каналам связи, что исключает перехват или утечку конфиденциальных сведений. За каждого подключенного сотрудника компания платит небольшую ежемесячную плату. При необходимости такой ЭДО легко масштабируется, если этого требует бизнес. Заказчику не нужно обслуживать сервер, обновлять ПО – все делает поставщик услуги.
В случае облачной версии возможности СЭД расширяются удаленным доступом. Работать с документами можно из любой точки мира, используя устройство с браузером. Это может быть как ноутбук, ПК, так и планшет или смартфон. Для коробочной версии это тоже актуально, если у собственного сервера есть доступ во внешний интернет. Это позволяет нанимать удаленных сотрудников или задействовать мобильных членов команды, чья деятельность связана с поездками. Цифровое ведение документации упрощает сотрудничество между подразделениями, филиалами, отделами большой компании.
Вот основные возможности системы электронного документооборота:
- Создание документации. Вы можете быстро набирать документы, необходимые для внутреннего документооборота. Легко настроить шаблоны, чтобы затем вписать только переменные данные (фамилии, суммы, даты).
- Подписание. Сотрудник, при входе в систему вводит логин с паролем. Это уже снабжает документ простой подписью, заверяющей, что именно он отправитель. При необходимости для руководителей, публикующих важные приказы, можно добавить защищенную подпись с ключом.
- Передача файлов. Пользователю доступно построение маршрутов, групповая рассылка. Можно задать постоянные маршруты отправки или новые. Это экономит время, позволяет получать документацию сразу всем адресатам.
- Уведомление о получении. Когда новый документ поступает в работу, программа выводит сообщение. Это помогает не пропустить важную корреспонденцию.
- Согласование содержания. Софт предоставляет единое пространство для совместного редактирования. Автор и другие участники могут править содержимое в реальном времени, быстро приходя к общему результату. Легко собрать подписи других руководителей отделов при необходимости.
- Установка дедлайна. В настройках можно задать окончательный срок согласования или работы с файлом. При его приближении высветится напоминание. Это поможет не затянуть обработку, вовремя отправить документ дальше.
- Простое хранение. При создании документа он регистрируется в системе, присваивается код. Задаются критерии поиска документа по названию, дате, автору, теме. Даже огромная база с документацией ведется упорядоченно.
- Разграничение прав доступа. Сотрудник, заходя под своим логином, видит только те файлы, которые ему нужны для работы. Документы других отделов и проектов ему недоступны, что повышает надежность хранения информации, предотвращает утечку коммерческой тайны.
- Контроль перемещения. Отправитель, а также руководитель видят стадии движения документа, что позволяет отслеживать рабочий процесс, находить тех, кто его затягивает.
- Создание отчетности. В отдельном окне можно вывести сводку за день, неделю, месяц. Удобно видеть количество обработанной документации, не нужно ручное составление отчетности.
Удобство системы электронного документооборота заключается в том, что все происходит в одном окне. Не нужно использовать текстовый редактор, мессенджер, электронную почту. Для узких потребностей бизнеса возможна индивидуальная настройка (доработка кода за отдельную плату), чтобы расширить функционал софта. Эту услугу отдельно заказывают у разработчика.
Преимущества СЭД перед бумажным форматом
Широкие возможности СЭД дают следующие преимущества по сравнению со старым бумажным документооборотом:
- Экономия времени. Мгновенная отправка файлов, согласование в реальном времени – все это упрощает обработку. Не нужно вручную относить бумаги в кабинет на другой этаж, отправлять их почтой в конверте, пользоваться услугами курьеров. Это особенно выгодно фирмам, имеющим удаленные подразделения или внештатных сотрудников.
- Экономия средств. Не потребуется покупка бумаги, картриджей для принтера, скоросшивателей, папок, полиэтиленовых файлов. Не нужно обслуживание офисной техники. А графа расходов у крупной компании на все это очень длинная.
- Повышенная защита. За счет разграничений по уровням доступа информацию видят только те, кому она необходима для работы. Это значительно улучшает уровень защиты от корпоративного шпионажа. Документация защищена от пожара, воды, грызунов – все того, что легко портит бумажные носители.
- Простота работы. Сотрудникам легко находить документы через поиск, указывая необходимые критерии. Доступность сервиса из любой точки мира разрешает вносить свежие данные буквально из машины, автобуса или самолета.
- Улучшение порядка и организованности. Поскольку движение документации становится наглядным, руководитель в курсе положения дел, знает все, и при этом не отвлекает подчиненных составлением отчетов о проделанной работе.
- Удобный архив. Для хранения тысяч документов не нужна комната со стеллажами и отдельный человек, который знает, где что находится.
По итогу использование системы электронного документооборота ускоряет бизнес-процессы. Для руководителей повышается прозрачность работы. Улучшается организованность и дисциплина в компании. Остается только выбрать подходящую программу по цене и функциональности, чтобы ей было легко пользоваться, ушло мало времени на освоение. Хороший вариант предлагает А2Б. Здесь понятный интерфейс, а внедрение не занимает много времени. Есть коробочная и облачная версии. Во всем можно разобраться и настраивать, не будучи программистом.