Это поможет вам наладить работу в проектах — система P3.express

Она описывает чёткий и прозрачный процесс управления проектами. Мастхэв для всех проджектов. Рассказываю, что это за зверь.

Привет! Меня зовут Дима Ильенков, я основатель pmclub — онлайн-школы для проджектов и продактов.

Это колонка для проджектов в поисках «волшебной палочки», которая поможет организовать работу. У меня для вас кое-что есть — P3.express. Рассказываю.

P3.express — это минималистичная методология для управления проектами. Она описывает весь цикл работы над проектом — от запуска до завершения.

Если проще, P3.express — словно инструкция для менеджера проекта, в которой описаны конкретные шаги, что делать на каждом этапе. Например, когда встречаться с командой, как принимать работу и как общаться со стейкхолдерами.

Методология помогает проджекту систематизировать работу и выстроить прозрачный процесс в любых проектах, будь то IT или производство.

Методология P3․express практичная — её можно сразу начать применять в работе.

Бесплатная. Руководство по P3.express опубликовано для всех в открытом доступе на 30+ языках, в том числе на русском.

Доступная. Руководство можно освоить самостоятельно за пару недель — и без проблем обучить команду.

Гибкая. Не нужно ломать все процессы в организации. Вы можете внедрять P3.express постепенно, адаптируя под ваши реалии.

Есть международная сертификация P3.express Practitioner, которая подтвердит ваши навыки и усилит резюме. Сертификация доступна в России без ограничений.

Теперь разберу методологию подробнее — рассмотрю каждый шаг, как P3.express предлагает управлять проектами на разных этапах. В конце будут реальные кейсы компаний!

Спонсором может выступать один из руководителей высшего звена. Спонсор несёт ответственность за целесообразность и результаты проекта, отвечает за принятие высокоуровневых решений, следит за достаточным финансированием проекта и обеспечением его ресурсами.

Спонсор назначает компетентного и мотивированного менеджера проекта. Менеджер проекта отвечает за достижение целей проекта и состояние команды.

На этом шаге могут быть назначены члены команды управления проектом, тимлиды, менеджеры проектов со стороны исполнителей, члены технической группы.

Участники проекта разрабатывают Резюме проекта. В него входят: цель и ожидаемые выгоды, ожидаемые стоимость и срок реализации, требования и ожидания по качеству, высокоуровневое описание элементов проекта, список стейкхолдеров.

Менеджер проекта проводит рабочие встречи с командой для определения ожидаемых результатов проекта и их декомпозиции. Информация сохраняется в Карте результатов в любом формате, например, как mind map (ментальная карта).

Менеджер проекта и команда выявляют и фиксируют основные риски и определяют меры реагирования для каждого риска. Информация сохраняется в Реестре последующих действий.

Менеджер проекта просит коллегу-менеджера провести ревью запуска проекта и фиксирует результаты в Реестре «Здоровье проекта».

Менеджер проекта презентует информацию по проекту спонсору проекта или проектному комитету. Спонсор принимает решение о запуске или об отмене проекта.

Менеджер проекта проводит стартовую встречу с командой, где объявляет о старте проекта, сообщает ключевую информацию о проекте и знакомит участников. Рекомендуется завершать эту встречу неформально.

Менеджер проекта направляет стейкхолдерам проекта сообщение — фокусированную коммуникацию, в которой пишет о старте проекта, его целях и выгодах. Иногда такое сообщение уместно направить на всех сотрудников организации.

Менеджер проекта и команда детализируют планы на предстоящий цикл и обновляют высокоуровневый план. В результате могут измениться Резюме проекта, Карта результатов и Реестр последующих действий.

Менеджер проекта просит другого менеджера или эксперта в этой области в организации проанализировать и оценить ежемесячные действия по управлению проектом. Оценки вносятся в Реестр «Здоровье проекта».

Для проверки целесообразности проекта менеджер проекта предоставляет информацию о проекте спонсору. Спонсор принимает решение о продолжении или закрытии проекта.

Менеджер проекта проводит встречу с командой для обзора статуса проекта и планов на будущий месяц.

Менеджер проекта сообщает релевантной аудитории об обновлениях, достижениях, проблемах проекта. Шаг помогает синхронизироваться всем участникам проекта.

Менеджер оценивает прогресс проекта относительно его целей и фиксирует результаты в кратком отчёте. В идеале статус проекта должно быть легко сформировать на основе информации в рабочем пространстве — сервисе, который команда использует для совместной работы.

Менеджер проекта оценивает влияние отклонений на проект и предпринимает корректирующие действия, если необходимо. Если найти решение не удаётся, ситуация должна быть эскалирована до спонсора проекта.

Менеджер проекта проводит встречу с командой для обзора прогресса, приоритизации задач на предстоящую неделю и обсуждения рисков.

Менеджер проекта направляет короткое сообщение команде, релевантным стейкхолдерам и резюмирует, что планируется сделать на предстоящей неделе и какие риски с этим связаны.

Менеджер проекта и команда должны постоянно выявлять риски, проблемы, запросы на изменения (RICs) и фиксировать их в Реестре последующих деиствии, указывая ответственных и меры реагирования для каждого пункта. Команда должна знать процедуру работы с RICs.

Менеджер проекта оценивает и принимает промежуточные результаты. Это способствует ограничению незавершенной работы и помогает команде работать продуктивнее.

В конце каждого месяца менеджер проекта оценивает, насколько заказчику, команде и другим стейкхолдерам комфортно работать в проекте. Для фиксации результатов используется Реестр «Здоровье проекта».

В конце цикла команда собирается, чтобы обсудить, чему она научилась и как можно улучшить работу. В итоге формируется список конкретных изменений на следующий цикл. За мониторинг улучшений отвечает менеджер проекта.

Менеджер проекта направляет сообщение команде. Он напоминает о достижениях за цикл и договоренностях об улучшениях.

Менеджер проекта утверждает продукт у внутреннего или внешнего заказчика и передаёт ему все результаты проекта. Иногда заказчик принимает продукт, но с условием выполнения дополнительных задач. В таких случаях можно закрыть проект и передать эти задачи команде поддержки/сопровождения.

Менеджер проекта проводит сбор обратной связи и подводит итог взаимодействия со стейкхолдерами.

Менеджер проекта просит другого менеджера или эксперта в этой области в организации проанализировать, готов ли проект к закрытию. Оценки вносятся в Реестр «Здоровье проекта».

Менеджер проекта актуализирует, дополняет и архивирует все материалы проекта. Необходимо правильно настроить резервное копирование и права доступа для дальнейшего использования архива.

Менеджер проекта и команда организуют неформальное мероприятие, чтобы отметить окончание проекта.

Спонсор или менеджер проекта направляет сообщение всем, кто связан с проектом, и анонсирует результаты и закрытие проекта.

Спонсор оценивает выгоды, полученные от проекта. Кроме ожидаемых выгод, спонсор должен искать неожиданные выгоды, потенциальные выгоды и негативные последствия.

После анализа полученных выгод можно предпринять действия для их усиления или минимизации негативных последствий, если такие наступили. На основе полученной информации может быть запущен новый проект.

Спонсор сообщает о выгодах или сложностях, которые появились в результате проекта. Очень важно рассказывать о том, чем закончился проект, так как это позволяет участникам видеть изменения, которые они привносят в работу компании, фокусироваться на выгодах, а не личных задачах.

P3․express применяют не только зарубежные компании, но и российские — такие как СИБУР, «ВсеИнструменты.ру», «Спортмастер». Методология помогает бизнесу выстроить слаженную работу в проектных офисах — чтобы все проджекты понимали друг друга, а не-проджекты были в курсе, что происходит в проектах.

Вот примеры реальных кейсов внедрения P3․express:

Советую начать изучение P3.express как раз с просмотра реальных кейсов — чтобы на примерах понять, как это это работает. После переходите к официальному руководству, затем к финальному боссу — международной сертификации P3.express Practitioner.

Если хотите сохранить гайд по P3.express себе в PDF — забирайте у нас в телеграм-канале. Это бесплатно, можно использовать в работе и шерить команде.

Успехов в проектах!