Как организовать бухгалтерию: 5 способов с честными плюсами и минусами
Как вести учёт, зависит от масштаба бизнеса, бюджета и готовности самостоятельно разбираться в тонкостях законодательства. У каждого варианта есть свои преимущества и ограничения. Разобрали их, чтобы вы выбрали самый подходящий
Способ 1. Самостоятельный учет — максимум контроля, минимум затрат
Предприниматель берет на себя все бухгалтерские задачи: от ведения учета и подачи отчетности до взаимодействия с налоговой. Документы отправляются через личный кабинет ФНС, учет доходов и расходов ведется в электронном виде, а первичная документация передается через ЭДО.
Этот вариант подходит ИП без сотрудников или с небольшим штатом. Он позволяет экономить на услугах бухгалтера, но требует времени и знаний. Придется следить за реквизитами платежей, сроками отчетности и изменениями в законодательстве. Любая ошибка может привести к штрафу, а исправить ситуацию будет непросто.
«Я веду бухгалтерию сама. Это помогает мне держать все под контролем и знать, что все документы и данные всегда под рукой. Временами, конечно, бывает сложно — от большого количества задач довольно сложно следить за процессами в реальном времени, — приходится регулярно перепроверять документы, поскольку есть риск, что ошибки могут быть не замечены или исправлены не сразу. Пока я не планирую менять формат работы с бухгалтерией, так как мне удается все делать самостоятельно. Но если работы станет больше или появятся новые сложности, возможно, я подумаю о смене формата»,
Способ 2. Онлайн-бухгалтерия — автоматизация и напоминания
Облачные сервисы помогают вести учет, формировать документы и контролировать налоги. В системе уже загружены актуальные формы отчетности, встроен календарь с напоминаниями о сроках.
Такой формат удобен для небольших предприятий, которые хотят автоматизировать учет, но готовы самостоятельно формировать документы. Главное ограничение — предприниматель все равно отвечает за корректность данных и их своевременную подачу.
Пример такого сервиса — онлайн-бухгалтерия от «Моего дела». Она автоматизирует учет, расчет налогов и подачу отчетности. Вот как это работает: после оплаты вы получаете доступ к системе и настраиваете личный профиль, подключаете интеграцию с вашими банками и другими сервисами типа онлайн-касс. Так система превращается в вашего личного помощника: сама формирует отчеты для налоговой, СФР, ФНС и Росстата, рассчитывает налоги с учетом актуальных изменений и напоминает о дедлайнах.
Здесь же можно заключать договоры, выставлять счета, оплачивать их онлайн и вести кадровый учет. В сервисе 5000 готовых шаблонов, а все данные хранятся в защищенном облаке. Предприниматели экономят в среднем 11 часов в месяц. Тарифы начинаются от 417 ₽ в месяц, а на расширенных пакетах доступны учет валютных операций, ежедневная отчетность и бесплатные консультации.
Способ 3. Фрилансер или приходящий бухгалтер — передача задач без лишних затрат
Найм внештатного специалиста избавляет от рутины, но требует внимательного выбора исполнителя. Бухгалтер может работать по договору оказания услуг, сам выбирать системы учета и отправлять отчетность за предпринимателя.
«К идее работы с внештатным бухгалтером мы пришли в 2019 году. И, кстати, очень вовремя, вспоминая события весны 2020 г. Все как-то логично сложилось, появились удобные сервисы, в т.ч. банковские, ну и объем документооборота вполне позволяет. Как итог, сократили расход на ФОТ, коллега продолжила свой карьерный рост и уже сформировала компанию, при этом мы сохранили наше сотрудничество»,
Для малого и среднего бизнеса это гибкое решение: не нужно держать бухгалтера в штате, а затраты ниже, чем на специализированный сервис. Однако есть риски. Проверить квалификацию фрилансера сложно, а если он ошибется, отвечать все равно придется бизнесу. Кроме того, не каждый специалист умеет работать с разными системами налогообложения и отраслями. А как проверить его компетентность?
Способ 4. Штатный бухгалтер — полный контроль и индивидуальный подход
Для компаний с высокой нагрузкой на бухгалтерию логично держать специалиста в штате. Он может не только вести учет, но и отвечать за кадровые вопросы.
«В самом начале работы у нас была довольно сложная ситуация с бухгалтерией: и хотя объемы задач тогда были невелики, постоянно вскрывались довольно специфичных нюансы, которые единственный на тот момент бухгалтер в штате не мог проработать — что, как следствие, приводило к ошибкам и лишним расходам. Со временем наши обороты выросли и тогда мы уже смогли позволить целый бухгалтерский отдел, где теперь есть специалисты по разному профилю. Но то, что было вначале — никому не пожелаешь»,
Такой формат удобен, если компания уверена в квалификации сотрудника. Однако затраты высоки: зарплата, налоги, рабочее место, лицензии на программы. Даже если в штате несколько бухгалтеров, не факт, что они справятся с нагрузкой. А это чревато ошибками, штрафами, пристальным вниманием со стороны налоговой или других госорганов.
Способ 5. Бухгалтерский аутсорсинг — комплексный учет без головной боли
Передача учета в специализированную компанию снимает с бизнеса все бухгалтерские вопросы. Специалисты контролируют документы, ведут налоги, взаимодействуют с проверяющими органами.
Минусы у аутсорсинга конечно есть. Вот они:
1. Формат работы. Если важен личный контакт с бухгалтером, который ежедневно в офисе, такой вариант может не подойти. Также в рамках договора не получится передать специалисту задачи, не относящиеся к бухгалтерии. Например, бухгалтер на аутсорсе не займется оформлением тендерной документации или ведением внутренней аналитики продаж — это выходит за рамки его обязанностей.
2. Недобросовестные исполнители. Ошибки в расчетах, пропущенные сроки отчетности, некорректное оформление документов могут обернуться для бизнеса штрафами и разбирательствами с налоговой. Если бухгалтер работает без гарантий, вся ответственность ложится на предпринимателя.
❗ Учитывая все риски и ответственность, команда «Моего дела» создала такой аутсорсинг бухгалтерии, с которым бизнесу действительно спокойно. Вот несколько фактов:
сразу страхуем всех клиентов на 100 млн руб. — если ошибка бухгалтера приведет к штрафу, компания возьмет расходы на себя;
минимизируем ошибки бухгалтеров с помощью автоматизации и целой системы контроля (см. отдельную статью про то, как мы запустили ИИ в бухгалтерию);
гарантируем безопасность данных — работаем на собственном ПО, которое защищено, как в лучших банках;
практикуем полную прозрачность — клиенты всегда знают, что происходит в их бухгалтерии и имеют доступ ко всем документам 24\7.
Сравниваем еще 11 факторов
Выбор между штатным бухгалтером, фрилансером или аутсорсингом зависит от потребностей и возможностей бизнеса. В каждом формате есть свои нюансы: штатный бухгалтер удобен при сложном учете, но требует больших затрат, фрилансер снижает расходы, но несет риски качества, аутсорсинг снимает рутину, но подходит не всем. Важно учитывать масштаб бизнеса, объем операций и необходимость постоянного контроля. Разберем, чем отличаются эти варианты на практике.
1. Сколько это стоит
Вести учет самому — бесплатно, но требует времени и знаний.
Штатный бухгалтер — от 30 000 ₽ в месяц, зато всегда в команде.
Фрилансер — от 15 000 ₽, но сложно найти надежного специалиста.
- Аутсорсинг — фиксировано от 1 833 ₽ в месяц, команда специалистов решает все задачи.
2. Кто всегда на связи
Штатный бухгалтер работает по графику, может уйти в отпуск или на больничный.
Фрилансеры отвечают не всегда оперативно.
Аутсорсинг дает постоянный доступ к специалисту через личный кабинет.
3. Безопасность данных
Фрилансеры — всегда высокий риск утечек информации.
Штатные сотрудники могут уволиться, забрав клиентскую базу.
Аутсорсинг использует защищенные каналы передачи данных и операторы ЭДО.
4. Налоги: есть ли выгода
Штатный бухгалтер и фрилансер помогают оптимизировать налоги, но результат зависит от их квалификации.
Аутсорсинг включает доступ к налоговым консультантам.
5. Как организован документооборот
Штатный бухгалтер ведет учет, но его работу нужно контролировать.
Фрилансер может задерживать документы.
Аутсорсинг автоматизирует процесс через личный кабинет.
6. Электронный документооборот (ЭДО)
- В штате и у фрилансеров ЭДО оплачивается отдельно.
В аутсорсинге уже включен в стоимость.
7. Прозрачность работы
Самостоятельный учет и аутсорсинг — полная прозрачность и возможность в любой момент отследить статус задач.
У штатного бухгалтера прозрачность средняя: данные можно получить по запросу.
У фрилансеров контроль ниже, многое зависит от договоренностей.
8. Какие задачи можно закрыть
Штатный бухгалтер и фрилансер ограничены своими компетенциями.
Аутсорсинг решает не только бухгалтерские, но и налоговые, кадровые вопросы.
9. Как следить за изменениями законодательства
В штате и у фрилансеров это зависит от уровня подготовки специалиста.
- В аутсорсинге эксперты проходят обязательное еженедельное повышение квалификации, разбирают новые нормативные акты и сразу внедряют изменения в работу. Это исключает риск ошибок из-за устаревших данных и помогает клиентам соблюдать все требования законодательства без лишних сложностей.
10. Дополнительные расходы
Штатный бухгалтер — зарплата, налоги, аренда рабочего места.
Фрилансер — оплата программного обеспечения и доступов.
Аутсорсинг включает бухгалтерский софт и сервис, доступный из любой точки мира.
Финальный выбор за вами. Но если что, «Моё дело» всегда рядом ❤ Каким бы ни был ваш бизнес, мы всегда найдём удобное и выгодное индивидуальное решение: разовые услуги, автоматизированный сервис, или целая команда на аутсорсинге.